Actions de base de Planfix
Où voir la liste de vos tâches
- La section Planificateur Planfix: lorsque vous vous connectez à Planfix, vous arrivez dans votre Planificateur résumé, où vous pouvez voir vos tâches par jour, définir facilement des tâches pour le jour/l'heure souhaités et déléguer des tâches.
- La section Tâches:
- Boîte de réception - tâches qui vous sont attribuées
- Boîte d'envoi - tâches que vous avez attribuées
- La section Projets:
- Vous pouvez voir les tâches dans des projets spécifiques
Accepter une tâche
Les tâches peuvent vous être attribuées. Chaque tâche doit être acceptée :
- Si vous recevez un courriel à propos d'une nouvelle tâche, vous pouvez cliquer sur Accept dans le courriel
- Si vous êtes sur Planfix :
- vous verrez un nouvel événement dans votre Activité Historique (la première liste du Planificateur résumé), ouvrez la tâche et cliquez sur Accept ;
- ou vous pouvez aller dans Tâches - Boîte de réception - Nouveau, ouvrir la nouvelle tâche et cliquer sur le bouton Accept
Discuter d'une tâche
Si une tâche qui vous a été attribuée nécessite une discussion, cela doit se faire dans Planfix en ajoutant des actions à la tâche. Il existe plusieurs manières d'ajouter une action à une tâche. Le plus souvent, cela se fait ainsi :
- Chronique d'activité dans le Planificateur résumé : cliquez sur le nom de la tâche dans la liste ; vous verrez alors toute l'activité et les commentaires associés à la tâche. Écrivez votre commentaire (une question, une précision, etc.) dans le champ dédié en haut du fil de commentaires. Choisissez les participants de la tâche qui doivent voir votre message dans la liste située au-dessus du champ de commentaire. Cliquez sur Add, et votre commentaire apparaîtra dans le fil. Les participants que vous avez sélectionnés recevront une notification.
- La section Tâches : trouvez la tâche nécessaire, ouvrez-la, et vous verrez toutes les actions et commentaires ajoutés. Suivez les mêmes étapes que ci-dessus. Important : vous devez sélectionner les personnes qui doivent être informées de votre commentaire, sinon elles ne recevront pas de notification.
- Par courriel : si vous répondez à un courriel de Planfix contenant une notification au sujet d'une nouvelle tâche ou action, votre réponse sera ajoutée à la tâche en tant que commentaire. Les mêmes participants de la tâche qui avaient été notifiés à propos de la tâche ou du commentaire auquel vous avez répondu seront notifiés de votre commentaire. Vous pouvez utiliser cette méthode pour communiquer sur une tâche sans vous rendre sur le site Planfix.
Actions supplémentaires
Tout le travail sur une tâche est documenté par des actions dans la fiche de tâche. Par exemple :
- Ajouter un fichier : Nouvelle action - cliquez sur l'icône trombone :
- Ajouter un rappel : Nouvelle action - cliquez sur l'icône de la cloche :
- Ajouter un tag de données : Nouvelle action - cliquez sur l'icône tag de données :
Des fonctionnalités avancées pour l'ajout d'actions apparaissent lors de l'ajout d'un commentaire :
Rappelez-vous : ajouter une action à une tâche est la meilleure façon de montrer que vous travaillez dessus.
Quand une tâche est prête pour vérification
Il ne suffit pas de terminer une tâche ; vous devez informer la personne qui l'a assignée. Pour cela :
- allez dans la tâche, ajoutez une nouvelle action (voir la section précédente)
- sélectionnez New status in the action: Ready for review
- enregistrez l'action
L'assignateur de la tâche recevra une notification indiquant que vous avez terminé la tâche, et il pourra la vérifier et finaliser la tâche. Si l'assignateur estime que la tâche a été mal effectuée, il remettra son statut sur In progress et vous indiquera ce qu'il faut corriger.