Comment ajouter des commentaires par e-mail ?
Toute réponse à une notification par e-mail provenant d'une tâche Planfix sera ajoutée à la tâche comme un nouveau commentaire :
De plus :
- les fichiers joints à la réponse seront automatiquement téléchargés dans Planfix ;
- tous les utilisateurs qui ont reçu la notification précédente recevront également votre réponse.
Cette fonctionnalité vous permet de discuter d'une tâche sans accéder directement au site Planfix. Dans de nombreux cas, c'est simplement pratique ; dans d'autres, cela facilite la communication autour d'une tâche pour des personnes telles que :
- les clients et partenaires qui ne savent pas utiliser Planfix ;
- les utilisateurs sur appareils mobiles aux capacités limitées mais ayant accès à l'e-mail ;
- les contacts externes (comme les freelances, sous-traitants, clients) que vous ne souhaitez pas rattacher à votre compte.
Important
Notifications pour les commentaires reçus par e-mail Les notifications des commentaires ajoutés à une tâche par e-mail sont envoyées aux destinataires suivants :
- L'assignateur et les assignés, si :
- L'e-mail a été envoyé à l'adresse e-mail de la tâche.
- L'e-mail est une réponse à une notification précédemment envoyée par e-mail.
- Toutes les personnes qui ont été préalablement notifiées si :
- L'e-mail est une réponse à un commentaire spécifique dans la tâche.
Si la réponse au commentaire provient d'une adresse e-mail qui n'est pas dans votre compte, alors :
- un contact sera automatiquement créé avec l'adresse e-mail et le nom de la personne ayant envoyé la réponse ;
ce contact sera ajouté comme participant à la tâche ;
- un commentaire contenant le corps de l'e-mail sera créé, attribué à ce nouveau contact.
Ainsi, vous devez vous assurer d'utiliser la bonne adresse e-mail pour répondre aux notifications Planfix. Si vous utilisez le transfert d'e-mails et que votre réponse est envoyée depuis une autre adresse e-mail, Planfix créera un nouveau contact avec votre nom et le liera à la tâche. Vos collègues risquent d'être confus s'il y a deux participants portant le même nom dans une même tâche. Cela peut être évité en ajoutant vos adresses e-mail supplémentaires à votre fiche utilisateur, dans le champ « Adresses e-mail supplémentaires ». Vous pouvez ajouter des adresses e-mail supplémentaires à la fiche de n'importe quel contact si celui-ci est susceptible d'envoyer des e-mails depuis une adresse différente à un moment donné.
Règles de traitement des e-mails envoyés aux tâches
Pour plus de flexibilité concernant les commentaires ajoutés aux tâches par e-mail, vous pouvez configurer des règles de traitement des e-mails envoyés aux tâches.