Wie ist der Zugriff auf Dateien in Planfix geregelt?
Die Planfix-Methodik legt die Zugriffsrechte für Dateien auf Aufgabenebene fest. Selbst wenn Sie eine Datei in einem Projekt hochladen (Projektkarte - Dateien - Neue Datei), können andere Mitarbeiter/innen sie nicht sehen*.
Der Zugriff auf die Datei wird direkt in der Aufgabe eingestellt, in der sie benötigt wird. Dazu wird beim Erstellen einer Aufgabe oder Hinzufügen einer Aktion eines der folgenden verwendet:
- Für bereits im Projekt hochgeladene Dateien: Datei - Anfügen - Projektdateien verwenden
- Für neue Dateien: Datei - Anfügen - Neue Datei anfügen
Wenn dies erfolgt, erhalten alle Teilnehmer/innen dieser Aufgabe Zugriff auf die angefügte Datei (sie sehen die Datei außerdem im Tab "Dateien" der Projektkarte).
Beispiel
Angenommen, ein Unternehmen arbeitet an der Entwicklung einer Website für einen großen Auftraggeber. Im Projekt sind bereits Dateien mit den Namen "Angebot", "Vertrag" und "Technische Spezifikationen" abgelegt. Das Unternehmen beauftragt einen freiberuflichen Designer mit der Entwicklung eines Website-Designs. Es wird eine neue Aufgabe mit dem Titel "Website-Design" erstellt. Der/die Freelancer/in wird als Zuweisende/r gesetzt, und die Datei "Technische Spezifikationen" wird angefügt (Datei - Anfügen - Projektdateien verwenden).
Dadurch erhält der/die Freelancer/in Zugriff auf die Datei "Technische Spezifikationen", die er/sie zur Arbeit an der Website benötigt, aber keinen Zugriff auf die Dateien "Angebot" und "Vertrag".
Zugriff manuell einstellen
Sie können die Dateizugriffsrechte auch manuell anpassen. Öffnen Sie dazu die Datei und klicken Sie auf das Zugriffssymbol.
Im sich öffnenden Fenster können Sie:
- Benutzer/innen Zugriff geben, die keinen Zugriff auf die Aufgaben haben, an die die Datei angehängt ist;
- einen öffentlichen Link erzeugen, den jede/r zum Herunterladen der Datei verwenden kann (auch Personen, die keine Nutzer/innen in Ihrem Planfix-Konto sind).
Wichtig
- Kontoadministratoren/innen und Projektprüfer/innen haben Zugriff auf alle in ein Projekt hochgeladenen Dateien.
- Projekt-Kundenmanager/innen haben ebenfalls Zugriff (Ansicht) auf alle in das Projekt hochgeladenen Dateien.
- Die/der Strukturmanager/in des Unternehmens kann Dateien bearbeiten, die von untergeordneten Mitarbeiter/innen hochgeladen wurden.