Temporäre Vertretungen
Sie können eine temporäre Vertretung für eine/n Mitarbeiter/in in dessen/deren Mitarbeiterkarte eintragen. Die temporäre Vertretung kann unbegrenzt oder für einen bestimmten Zeitraum gesetzt werden. Die Mitarbeiterkarte mit eingetragener temporärer Vertretung sieht so aus:
Um für eine/n Mitarbeiter/in eine temporäre Vertretung einzutragen, müssen Sie Kontoadministrator/in, die/der Vorgesetzte des Mitarbeiters oder ein/e Benutzer/in mit Bearbeitungsrechten für Mitarbeiter sein.
Der als temporäre Vertretung eingetragene Benutzer wird über neue Aufgaben und Aktionen benachrichtigt, bei denen der ersetzte Mitarbeiter benachrichtigt würde. Falls sie/er keinen Zugriff auf eine Aufgabe hat, über die sie/er benachrichtigt wird, wird sie/er dieser Aufgabe in der "höchsten" Rolle hinzugefügt, die der zu ersetzende Mitarbeiter innehatte. Wenn z. B. der zu ersetzende Mitarbeiter sowohl Prüfer/in als auch Teilnehmer/in einer Aufgabe war, wird die Vertretung als Prüfer/in hinzugefügt.
Bitte beachten
Wenn einer/m Mitarbeiter/in eine temporäre Vertretung zugewiesen wird, gilt folgende Logik für deren Beteiligung an Aufgaben:
- Die Ersatzperson wird benachrichtigt, wenn ein neuer Kommentar zu einer Aufgabe hinzugefügt wird.
- Wenn die Ersatzperson einer Aufgabe als Zugewiesene/r hinzugefügt wird.
Wichtig
- Die Aktionen temporärer Vertretungen werden in deren eigenem Namen ausgeführt, nicht im Namen der/ des vertretenen Mitarbeiters/in.
- Temporäre Vertretungen werden nur in Aufgaben verlinkt, in denen sie nicht bereits eine Rolle innehatten. Hatte eine als temporäre Vertretung eingetragene Person bereits eine Rolle in einer Aufgabe, ändert sich ihre Rolle dort nicht. In solchen Aufgaben können Sie bei Bedarf temporäre Vertretungen über eine Massenaktion verknüpfen.
- Temporäre Vertretungen werden in der Mitarbeiterkarte angezeigt. Um eine temporäre Vertretung zu löschen, fahren Sie mit dem Mauszeiger über ihr Avatar und klicken Sie auf das erscheinende rote X.
- Die temporäre Vertretung wird in der Mitarbeiterkarte angezeigt. Um sie zu entfernen, fahren Sie mit der Maus über ihr Avatar und klicken Sie auf das erscheinende rote Kreuz. Wenn Sie eine temporäre Vertretung aus dem entsprechenden Feld in der Mitarbeiterkarte löschen, bleibt sie in den gleichen Aufgaben verknüpft wie zuvor, wird jedoch nicht mehr auf die gleiche Weise über neue Aktionen benachrichtigt; sie erhält nur noch Benachrichtigungen, wenn sie explizit dafür angegeben ist oder wenn ihre Benachrichtigungseinstellungen dies vorsehen.
Hilfreiche Informationen
- Wenn sich ein/e vertretene/r Mitarbeiter/in bei Planfix anmeldet, sieht er/sie eine Meldung, dass eine temporäre Vertretung für ihn/sie ausgewählt wurde.
- Wenn die virtuelle Telefonanlage (PBX) so eingerichtet ist, dass Anrufe an die/den Aufsichtsperson weitergeleitet werden, und eine temporäre Vertretung eingetragen ist, werden die Anrufe an die temporäre Vertretung weitergeleitet.