Suche in der Wissensdatenbank

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Die Wissensdatenbanksuche ist ein in Planfix integriertes AI-Tool, das automatisch Antworten auf Kundenanfragen in den firmeninternen Dokumenten findet: Preislisten, Regelwerke, Kataloge und Anleitungen.

Funktionen

  • Schnelle Informationssuche — die AI analysiert die Kundenanfrage und findet eigenständig die benötigten Daten in den hochgeladenen Dokumenten.
  • Vorschlagserstellung — das System erstellt in Sekunden eine einsatzfertige Antwort für die zuständige Person.
  • Mehrere Wissensdatenbanken — Sie können verschiedene Wissensdatenbanken für unterschiedliche Geschäftsbereiche hochladen und beim Suchen die benötigte wählen.
  • Vor dem Versand bearbeiten — der AI-Vorschlag kann vor dem Versenden an den Kunden bearbeitet werden.

Funktionsweise

  • Ein Kunde kontaktiert Sie mit einer Frage.
  • Ihre Mitarbeiter/in, zum Beispiel ein/e Mitarbeiter/in im First-Level-Support, klickt im Kommentar auf „Wissensdatenbanksuche“.
  • Planfix AI analysiert die Kundenanfrage, findet relevante Informationen in den hochgeladenen Dokumenten und schlägt eine fertige Antwort vor.
  • Die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter kann den vorgeschlagenen Text bearbeiten und im Namen des Unternehmens an den Kunden senden.

Einrichtung

  • Gehe zu "Kontoverwaltung" und öffne die Planfix AI-Einstellungen.
  • Gehe zum Abschnitt "Wissensdatenbanksuche".
  • Lade Dokumente mit Informationen hoch (Anleitungen, Kataloge, Regelwerke).
  • Konfiguriere den Zugriff auf die Wissensdatenbank für die benötigten Teams und Mitarbeiter/innen.
  • Nach der Einrichtung erscheint die „Wissensdatenbank“ im Planfix AI-Menü im Kommentarfeld.

Anwendungsfälle

  • Große Produktkataloge — schnelle Auswahl relevanter Artikel unter Berücksichtigung ihrer Eigenschaften.
  • Arbeiten mit Preisen und Konditionen — Suche nach aktuellen Daten zu Servicepaketen, Limits und Optionen.
  • Beratung zu Regelwerken — Antworten auf häufige Kundenfragen zu Abläufen und Regeln.
  • Unterstützung für neue Mitarbeiter/innen — erleichtert das Onboarding und reduziert Fehler.

Wichtig

  • Die Funktion ist für die Bearbeitung erster Kundenanfragen gedacht. Bei langen, mehrstufigen Dialogen kann die Relevanz der Vorschläge abnehmen. In solchen Fällen ist es besser, die AI gezielt einzusetzen.

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