Hinzufügen einer externen E‑Mail zu einer Aufgabe
Jede Planfix-Aufgabe hat ihre eigene virtuelle E-Mail-Adresse.
Beispiel: task+123@account.planfix.com oder task.123@account.planfix.com wobei:
- 123 die task number ist, und
- account der Name Ihres Planfix-Kontos ist.
E-Mails, die an diese Adresse gesendet werden, werden der Aufgabe als Aktionen hinzugefügt. Weitere Informationen:
- der Text der E-Mail wird der Aufgabe als neuer Kommentar hinzugefügt;
- an die E-Mail angehängte Dateien werden in derselben Aktion wie der Kommentar zur Aufgabe hinzugefügt;
- der E-Mail-Betreff wird ignoriert;
- alle Zugewiesenen der Aufgabe erhalten eine Benachrichtigung über die neue Aktion.
Wichtig
Früher gab es die Regel, dass die E-Mail von der E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters oder Kontakts der Zugang zur Aufgabe hatte gesendet werden musste. Diese Einschränkung besteht jetzt nicht mehr.
Wenn die E-Mail von einer E-Mail-Adresse stammt, die nicht in Ihrem Konto ist, dann:
- es wird automatisch ein Kontakt mit der E-Mail-Adresse und dem Namen der sendenden Person erstellt
- dieser Kontakt wird als Teilnehmer/in zur Aufgabe hinzugefügt
- es wird eine Aktion mit dem Text der E-Mail erstellt, die diesem neuen Kontakt zugeordnet wird
Wenn dieser Kontakt bereits in Planfix existiert, aber noch nicht zur Aufgabe hinzugefügt war, wird er als Teilnehmer/in zur Aufgabe hinzugefügt
Ergebnis
Es ist immer sinnvoll, auf die E-Mail-Adresse zu achten, mit der Sie E-Mails an Planfix senden. Erkennt Planfix Ihre E-Mail-Adresse nicht, wird ein neuer Kontakt für Sie erstellt und zur Aufgabe hinzugefügt — unabhängig davon, ob bereits ein Teilnehmer/in mit Ihrem Namen in der Aufgabe existiert, jedoch mit einer anderen E-Mail-Adresse. Ihre Kolleg/innen werden wahrscheinlich verwirrt sein, wenn sich zwei Teilnehmer/innen mit demselben Namen in einer Aufgabe befinden.
Praktisch
Sie können die E-Mail-Adresse einer Aufgabe ganz einfach in die Zwischenablage kopieren, indem Sie auf ihren Namen klicken:
Zusätzliche Optionen
- Wenn Sie die Nummer der benötigten Aufgabe nicht kennen, können Sie eine E-Mail an task+@account.planfix.com (mit einem Pluszeichen, aber ohne Aufgabennummer) senden und im Betreff das Label #text hinzufügen, wobei Sie anstelle von "text" einen Teil des Aufgabennamens schreiben. Planfix sucht die Aufgabe anhand des von Ihnen angegebenen Namensbestandteils und fügt die E-Mail als Aktion zur ersten gefundenen Aufgabe hinzu. Findet es keine Aufgabe mit einem Namen, der diesen Text enthält, wird die E-Mail als neue Aufgabe hinzugefügt.
- Standardmäßig werden alle Zugewiesenen der Aufgabe über die neue Aktion benachrichtigt. Wenn Sie im Betreff der E-Mail das Label @nonotify hinzufügen, werden keine Benachrichtigungen über die neue Aktion versendet.
- Sie können Regeln verwenden, um E-Mails zu Aufgaben hinzuzufügen
Beispiele
| Adresse | Betreff | Was wir als Ergebnis erhalten |
| task+4568@test.planfix.com | FW: Ergänzung zur Bestellung | Es wird eine Aktion zur Aufgabe #4568 im Konto test.planfix.ru hinzugefügt; alle Teilnehmer/innen der Aufgabe werden benachrichtigt. |
| task+@test.planfix.com | FW: Ergänzung zur Bestellung #abcd | Die erste Aufgabe, die die Buchstabenkombination "abcd" im Namen enthält, wird gefunden; ihr wird eine Aktion hinzugefügt; alle Teilnehmer/innen der Aufgabe werden benachrichtigt. |
| task+4568@test.planfix.com | FW: Ergänzung zur Bestellung @nonotify | Es wird eine Aktion zur Aufgabe #4568 im Konto test.planfix.com hinzugefügt; es werden keine Benachrichtigungen versendet. |
| task+4568@test.planfix.com | FW: Ergänzung zur Bestellung #abcd @nonotify | Es wird eine Aktion zur Aufgabe #4568 im Konto test.planfix.ru hinzugefügt; es werden keine Benachrichtigungen versendet. Das Label #abcd wird ignoriert, da die Aufgabennummer angegeben ist. |
Regeln zur Verarbeitung von E-Mails, die an eine Aufgabe gesendet werden
Für eine vielseitigere Verwaltung von Aktionen, die per E-Mail zu Aufgaben hinzugefügt werden, können Sie Regeln zur Verarbeitung von E-Mails konfigurieren.