Překrývající se pravidla pro zpracování e-mailů
Pokud e‑mail zaslaný na adresu Planfix splňuje spouštěcí podmínky více pravidel pro zpracování e‑mailů, použije se následující algoritmus zpracování:
- infobloky ze všech pravidel se vytvoří a naplní daty;
- objekt specifikovaný v hlavní operaci posledního pravidla se vytvoří;
- další operace ze všech pravidel se na objekt provedou, pokud je to možné.
K čemu slouží překrývající se pravidla?
Původně se překrývající se pravidla používala poměrně často, protože pravidla měla velmi jednoduchou strukturu. Pravidla nyní vypadají jinak než dříve, takže obvykle nedoporučujeme užívat překrývající se pravidla. Spravovat sadu pravidel, která se mají uplatnit na e‑mail, je mnohem obtížnější než mít jedno univerzální pravidlo. Zde je příklad situace, kde mohou mít překrývající se pravidla smysl:
- Předpokládejme, že na Planfix chodí e‑maily, z nichž každý může obsahovat různé sady parametrů. Mohou to být e‑maily, které jsou do Planfix přeposílány ručně s tím, že do předmětu jsou doplněny štítky určující přiřazení k různým Vykonavatelům, Projektům apod.
- Příklad předmětu přeposlaného e‑mailu: Fw: Subscription request #Smith $Client requests, kde #Smith je instrukce přidat zaměstnance se jménem Smith jako Vykonavatele a $Client requests je instrukce umístit Úkol do projektu "Client requests".
- Pro realizaci tohoto zpracování jsou do seznamu pravidel pro přijímací e‑mailovou adresu přidána dvě samostatná pravidla, z nichž každé implementuje jednu instrukci: první pravidlo získá Vykonavatele podle # štítku a druhé získá Projekt podle $ štítku.
- Spouštěcí podmínky těchto pravidel jsou záměrně sestaveny tak, že e‑maily zaslané na tuto adresu splní každé z nich.
- Při zpracování e‑mailů se tyto pravidla spouštějí sekvenčně a systém kumuluje sadu parametrů, které by měly být uplatněny na Úkol vytvořený z e‑mailu.
- Tento přístup umožňuje přidávat samostatná, relativně jednoduchá pravidla/instrukce, zobrazovat je v seznamu, upravovat je a/nebo podle potřeby přidávat další.
Algoritmus pro překrývající se pravidla funguje pro tyto případy. Pokusy použít překrývající se pravidla v jiných situacích, včetně kombinování pravidel pro jeden e‑mail (vytváření úkolů, přidávání komentářů a vytváření kontaktů), se považují za nesprávné použití systému. Takové pokusy nezaručují požadované výsledky.
Nastavení ovlivňující překrývání pravidel
- V dolní části okna pro vytváření pravidel pro zpracování e‑mailů je zaškrtávací políčko Používat pouze toto pravidlo bez překrývání s ostatními:
Pokud je toto políčko zaškrtnuté, překrývající se pravidla nebudou použita a na e‑mail bude aplikováno pouze toto pravidlo. Pokud e‑mail splňuje podmínky více pravidel s tímto zaškrtnutím, použije se první pravidlo.
- Pokud je v hlavní operaci pravidla zvoleno "Vytvořit úkol pomocí šablony", existuje možnost Nepoužívat tuto šablonu s překrývajícími se pravidly:
Pokud je toto políčko zaškrtnuté, bude pro vytvoření úkolu použita šablona z jiného pravidla, pokud existují překrývající se pravidla.