Osvojte si nejdůležitější zásadu
Aby bylo možné zavést Planfix ve vaší firmě, musí se všichni shodnout na jedné velmi důležité věci:
Veškerá pracovní komunikace musí probíhat pouze v Planfixu.
Ne e-mailem, ne přes Skype, ne po telefonu a ani osobně — ale v úkolech v Planfixu.
Samozřejmě nemůžete zakázat jiné způsoby komunikace úplně, a někdy je jednodušší si domluvit 15minutové setkání k projednání něčeho důležitého. Když se to stane, měl by však odpovědný za schůzku ihned po ní nebo po hovoru přidat do Planfixu poznámky, kde uvede všechna učiněná ujednání.
Proč je to tak důležité?
Pokud se toto pravidlo nezavede od začátku, bude Planfix jen dalším komunikačním kanálem zaměstnanců. Navíc se stane poslední prioritou pro komunikaci, protože lidé budou zvyklí na staré nástroje, které používali před zavedením Planfixu. To není dobré. Pokud lidé setrvají u starých nástrojů, Planfix nemůže vyřešit problémy, ke kterým byl vytvořen.
Mnoho společností funguje přibližně takto: úkol je zadán e-mailem; probírá se na WhatsAppu a dvakrát po telefonu; a Odpovědná osoba se o neplnění ptá osobně. Kdybychom do tohoto chaosu pouze přidali Planfix a nenučili jeho používání, nic by se nezměnilo: i když by byl úkol zadán v Planfixu, ale pak by se běžně probíral přes Viber nebo Skype, Odpovědná osoba by se stále nervózně ptala zaměstnanců osobně, proč úkol nebyl dokončen včas.
Pravděpodobně jste začali hledat systém pro řízení, protože nyní jsou všechny informace o tom, co vaše společnost dělá, rozptýlené. Část je uložená v hlavách lidí, část v jejich poznámkách a další části v konverzacích — a neexistuje celek, který by ukazoval, co se děje. Správné zavedení Planfixu vám pomůže shromáždit všechny tyto informace na jednom místě. Teprve pak budete mít efektivní nástroj pro řízení.
Proto doporučujeme začít zavádění Planfixu informováním kolegů o tom.