Opakující se úkoly
Opakující se (periodické) úkoly jsou v obchodních procesech velmi pohodlné. Například je můžete snadno použít pro nastavení měsíčních pracovních plánů v účetním oddělení nebo jako připomínku platby telefonního účtu.
Nastavení opakování úkolu
Pro nastavení opakujícího se úkolu klikněte při vytváření nebo úpravě úkolu na ikonu s kruhovými šipkami:
V zobrazeném vyskakovacím okně nastavte parametry, kdy má být úkol vytvořen:
Po uložení těchto parametrů se úkol stane opakujícím se úkolem a v sekci Úkoly / Opakující se se objeví odpovídající šablona opakování:
Parametry z této šablony budou použity pro všechna další vytvoření opakujícího se úkolu: doba trvání, termín ukončení, Checklist, soubory atd.
POZOR: Parametry opakování nastavené ve vyskakovacím okně určují pouze podmínku (datum), kdy má být periodický úkol vytvořen. Parametry doby trvání a data ukončení se konfigurují v šabloně opakování, stejným způsobem jako ve standardní task template.
PlanFix automaticky vytvoří obdobný úkol s novými daty po zadaném intervalu. Při vytvoření úkolu je o tom informován přiřazený Zaměstnanec. Automaticky vytvořené úkoly je nutné dokončit a uzavřít stejně jako ostatní úkoly.
Systém automaticky vytváří opakující se úkoly, dokud nedojde zadané období opakování. Po skončení období opakování jsou šablony opakujících se úkolů přesunuty do Koše.
V případě potřeby můžete opakování vypnout před dosažením nastaveného limitu. Klikněte na ikonu opakování. Poté budete moci změnit nastavení opakování, vypnout limit nebo přejít na seznam úkolů pro tuto šablonu:
Plánované, ale dosud nevytvořené úkoly můžete zobrazit v Plánovači v "Kalendáři úkolů podle dnů" a "Plném kalendáři". Samotné úkoly jsou vytvořeny v okamžiku jejich opakování:
Kromě toho lze plánované úkoly zobrazit v:
- Hodinovém kalendáři
- Rozvrzích:
- Hodinový
- Denní
K tomu je třeba v nastavení šablony opakování úkolu zadat Vykonavatele, čas zahájení a dobu trvání v rámci jednoho dne.
Příklady vytvoření opakujících se úkolů
- Denní úkol, který je třeba dokončit během dne
- Úkol, který se opakuje každé dva týdny v úterý a čtvrtek
- Úkol, který se opakuje poslední den každého měsíce
- Úkol, který se opakuje poslední pátek každého měsíce
- Vystavování faktur podle rozvrhu
Důležité
- Opakující se úkoly lze používat ve stromu šablon, i vnořené. Mechanismus vytváření úkolů v takových případech je popsán v tomto článku nápovědy: Opakující se úkoly ve stromech šablon.
- Opakující se úkoly lze přidat do project templates. Po vytvoření projektu se šablonou se vytvářejí s určenou frekvencí. Pokud má být opakující se úkol vytvořen nezávisle na vytvoření projektu ze šablony, určete pro úkol samostatnou šablonu opakování, která není vázaná na šablonu projektu, jak je popsáno výše.
Užitečné
- Pokud aktivně používáte opakující se úkoly a ve vašem účtu se nasbíralo mnoho šablon opakování, může být užitečné vytvořit několik template filters.