Doporučení pro používání externích e-mailových adres
Doporučujeme následující postup při práci s e-maily v Planfixu
- Příchozí pošta je zasílána do externí schránky poskytované službou s kvalitním filtrem spamu, například Gmail nebo firemní e-mailový server.
- Nakonfigurujte automatické přeposílání do Planfixu. E-maily lze přeposílat do virtuální schránky, kde je snadné nastavit pravidla pro zpracování pošty a vytváření úkolů z e-mailů v projektech; nebo lze poštu přeposílat například na kolegovu interní e-mailovou adresu.
- Přidáním nastavení vašeho e-mailového účtu do Planfixu zajistíte, že budete klientům odpovídat z téže externí schránky, na kterou vám psali.
Toto nastavení umožňuje řešit veškerou komunikaci s klienty v Planfixu
- Nové e-maily zaslané na vaši e-mailovou adresu se automaticky stanou úkoly v Planfixu. Nový kontakt bude vytvořen pro osobu, která e-mail poslala, pokud v Planfixu s touto e-mailovou adresou zatím kontakt nemáte.
- Komentáře, které do tohoto úkolu přidáte, budou odeslány klientovi nebo jiné externí osobě jako běžné e-maily (pouze pokud je při komentáři upozorníte). Tento přístup umožňuje používat úkoly ke komunikaci s kolegy a klienty upozorňovat jen tehdy, když existuje komentář, který potřebují vidět.
- Odpověď externího kontaktu na komentář v Planfixu bude přidána do téhož úkolu jako původní komentář. Ti stejní uživatelé, kteří byli upozorněni na původní komentář, budou upozorněni i na novou odpověď. To napodobuje běžný způsob komunikace, ve kterém je více příjemců.
Ochrana proti spamu
Popisovaná metoda snižuje množství spamu, které obdržíte, protože většina spamu bude zachycena spamovými filtry vaší e-mailové služby.
Vždy můžete změnit svou interní e-mailovou adresu v Planfixu, pokud by se vám přesto dostával spam:
- pokud používáte svoji osobní e-mailovou adresu, můžete ji změnit změnou uživatelského jména v Planfixu. Vaše uživatelské jméno je důležitou součástí vaší interní e-mailové adresy. Když změníte uživatelské jméno, změníte i svou e-mailovou adresu.
Poznámka: budete muset informovat lidi, se kterými komunikujete, o změně vaší e-mailové adresy.
- pokud používáte virtuální e-mailovou adresu, můžete ji smazat a vytvořit novou. Přenastavení pravidel pro zpracování e-mailů může být nepohodlné, ale to nepohodlí nebude vypadat tak hrozivě, pokud dostáváte hodně spamu.