Práce s klienty e-mailem
Pokud nechcete klientovi dávat přístup k účtu v Planfixu, nebo klient nechce pracovat v novém systému, můžete s ním komunikovat e-mailem:
- Vytvořte nový kontakt v sekci Kontakty
- Zadejte jméno a e-mail
- Aktivujte zaškrtávací políčko Zobrazit v seznamu při výběru účastníků úkolu:
To umožní přidat klienta do potřebných úkolů jako Vykonavatele nebo Účastníka, aniž by klient získal přístup do Planfixu.
Důležité: pokud vám klient napíše zprávu, která se stane úkolem v Planfixu, jeho kartu kontaktu systém vytvoří automaticky — tento krok můžete přeskočit a komunikovat přímo v úkolu.
Práce na úkolech
Pokud je třeba s klientem něco projednat nebo ho informovat o výsledcích:
- Přidejte novou akci do úkolu, ke kterému je tento klient přiřazen
- Napište komentář adresovaný klientovi
- Přiložte (pokud je potřeba) soubory, které chcete sdílet
- Vyberte ho v bloku Upozornit na toto
- Uložte akci
Klient obdrží zprávu s vašimi informacemi na e-mailovou adresu, kterou jste zadali do jeho karty v Planfixu. Klientova odpověď na tuto zprávu bude přidána do úkolu jako nová akce.
Jaké informace klient obdrží?
- Obecně klient dostává zprávy jen o akcích, ve kterých je vybrán v bloku "Upozornit na toto". Díky tomu můžete řídit, které akce v úkolu jsou pro klienta viditelné, včetně možnosti volně si v rámci úkolu vyměňovat zprávy s kolegy bez upozornění klienta — ten o tom nedostane žádné zprávy.
- Buďte opatrní při odpovídání na Planfix zprávy přes e-mail: vaše odpověď bude odeslána všem příjemcům e-mailu, na který odpovídáte, takže pokud mezi příjemci je i klient, obdrží vaši odpověď také. Můžete zabránit tomu, aby klienti dostávali odpovědi na takové zprávy, nastavením volby Neposílat kontaktům e-mailem upozornění o akcích přidaných ostatními účastníky.
- Systémová upozornění (o změně Statusu úkolu, přidání/volbě Vykonavatelů apod.) klientovi zasílána nejsou.
- Klient, který vytvoří úkol zasláním zprávy na interní adresu zaměstnance, NEDOSTANE automatickou zprávu o jeho přijetí nebo zpoždění.
Dále
Klienti, se kterými komunikujete přes Planfix, získají bezplatný přístup k Panel klienta. Tam mohou klienti bez rozšířeného přístupu do systému zobrazit veškerou korespondenci vztahující se k jejich dotazům.
Důležité
Nedoporučujeme používat stejnou e-mailovou adresu pro více kontaktů. Systém nedokáže určit, kterému kontaktu zprávu přiřadit, a pošle ji prvnímu nalezenému. Nejlepší je přiřadit každému kontaktu samostatnou e-mailovou adresu, aby se předešlo konfliktům.