Import kontaktů

Import umožňuje nahrát a aktualizovat Data společností a kontaktů do Planfixu z různých zdrojů.

Jak importovat kontakty

Import kontaktů zahájíte kliknutím na tlačítko Import na panelu akcí v sekci Kontakty:

Okno pro import kontaktů obsahuje tři bloky, které jsou popsány níže.

1. Nahrání souboru s daty kontaktů

V tomto kroku musíte vybrat existující soubor obsahující data kontaktů. Podporované typy souborů jsou CSV, XLS a XLSX stejně jako soubory Microsoft Project:
Tipy pro přípravu CSV souborů k nahrání
Po nahrání souboru se otevřou následující sekce pro konfiguraci importu.

2. Nastavení importu

V tomto kroku nejprve zvolíte, co přesně bude importováno: Kontakty nebo Společnosti. To je určeno šablonou, kterou lze vybrat ze seznamu:

Tipy:

pokud importujete Společnost a její Kontakty, nejprve je potřeba importovat Společnost a poté Kontakty, protože ve sloupci Společnost při importu kontaktů musí být uveden název existující společnosti;
pokud je u Kontaktu uvedena Společnost, která v systému neexistuje, tato Společnost bude při importu automaticky vytvořena;
zkušební účty a účty s plánem Free mají omezení na celkový počet kontaktů, které mohou v Planfixu uložit, a importy toto omezení zohlední.

Dále v nastavení importu musíte vybrat jednu z možností pro zpracování shodných kontaktů, které již v systému existují:

Ignorovat existující kontakty. Když je zvoleno toto, Planfix pro každý kontakt ve vašem souboru ověří, zda v aktuálním seznamu kontaktů existuje shoda, aby zabránil duplikaci. Pokud shoda existuje, nový kontakt nebude přidán.
Aktualizovat data existujících kontaktů během importu. Toto je preferovaná volba, protože pro každý kontakt ve vašem souboru zkontroluje, zda existuje shoda s existujícím kontaktem, a pokud ano, systém se pokusí u shody doplnit údaje z importovaného souboru.
Zacházet se všemi kontakty jako s novými. Volba této možnosti způsobí, že systém nahraje všechny kontakty z vašeho souboru bez dalších kontrol. Je důležité si uvědomit, že když je zvolena tato možnost, systém nebude kontrolovat existenci kontaktů se stejnou e-mailovou adresou, telefonním číslem atd. Proto doporučujeme tuto možnost použít pouze tehdy, když si jste jisti, že kontakty se shodnými údaji v systému neexistují. Například při nahrávání databáze kontaktů do prázdného účtu Planfix. Jinak může volba vést k vytvoření duplicitních kontaktů, tj. více karet kontaktů s plně nebo částečně překrývajícími se informacemi.

Pokud zvolíte první nebo druhou možnost, budete také muset určit metodu, kterou systém použije k určení shody mezi existujícími kontakty a těmi, které se importují:

Tento seznam nabízí několik možností kontrol využívajících sady polí, stejně jako jakákoli nastavitelná pole která mohou obsahovat „klíč“ identifikující jedinečnost kontaktu.

3. Data pro import

Tento blok zobrazuje několik řádků z vašeho importního souboru. Musíte namapovat sloupce na pole kontaktu:

Další informace

Pole, která budete mapovat, pocházejí ze šablony Kontaktu nebo Společnosti, kterou zvolíte;
Musíte vybrat sloupec souboru, který obsahuje název kontaktu/společnosti;
Pokud hodnota v prvním řádku sloupce odpovídá názvu pole kontaktu v Planfixu, sloupec a pole budou automaticky spárovány. S tímto vědomím můžete automatizovat párování vytvořením importních souborů podle polí šablony.

Po namapování sloupců v souboru na pole ve šabloně kontaktu musíte kliknout na tlačítko Start import. Během importu se zobrazí okno, které ukazuje počet importovaných kontaktů.

Důležité

Pro import více e-mailových adres mapujte každou z nich na pole E-mail v Planfixu. První e-mail v seznamu bude zapsán jako primární adresa, ostatní — jako další adresy.
Při importu pole Datum a čas musí být data zadána ve formátu dd-mm-yyyy mm:hh.
Místo pomlčky ("-") lze použít tečku (".") nebo lomítko ("/").
Jednociferné dny a dvouciferné roky momentálně nejsou podporovány.
Při importu z Microsoft Project do Planfixu jsou přenášeny pouze odkazy a data.