Synchronizace s kalendářem Microsoft Outlooku
Planfix nabízí integraci s Microsoft Outlook Calendar
Nastavení
V předpřipraveném Plánovač kalendáři klikněte na tři tečky pro otevření rozbalovacího menu a vyberte "Nastavení":
V okně, které se zobrazí, přejděte na "Integrace" a klikněte na tlačítko "Propojit":
Dále vyskakovacím okně potvrďte kliknutím na tlačítko "Povolit", čímž udělíte Planfixu oprávnění pro správu událostí ve vašem Outlook Calendar:
Zaměstnanci mohou synchronizovat své úkoly ze sdíleného Planfix kalendáře se svým osobním Outlook Kalendářem. Aby to bylo možné:
- Kalendář musí mít podmínku: "Vykonavatel" = Mně.
- Jak je ukázáno na obrázcích výše, každý zaměstnanec musí jednotlivě povolit synchronizaci kalendáře mezi Planfixem a svým Outlook kalendářem.
Používání synchronizace
Jakmile je propojení navázáno, Planfix přidá úkoly do Outlook Kalendáře, který bude zobrazovat události z Planfixu. To platí i pro změny termínů a délek trvání úkolů/událostí. Nové události se v Outlook Kalendáři objeví téměř okamžitě. Při propojování Outlook Kalendáře je současně synchronizováno až 300 událostí. Události na nadcházející týden se odesílají jednou denně, pokud jsou splněny následující podmínky: Nebyla na nich provedena žádná změna v Planfixu. V předchozím týdnu jich bylo více než 300. Úkoly vytvořené v Outlook Kalendáři budou v Planfixu vytvořeny s parametry určenými v synchronizovaném Plánovači:
Důležité
- Poté, co aktivujete synchronizaci s Outlook Kalendářem, neupravujte nastavení na kartě "Nastavení kalendáře" v Planfixu. Pokud tak učiníte, v Outlook Kalendáři bude vytvořen nový kalendář, protože úkoly už nebudou správně synchronizovány se starým. Abyste tomu předešli, nakonfigurujte Planfix kalendář jednou, aktivujte synchronizaci a poté již nastavení neměňte.
- Při synchronizaci s Planfixem se do Outlook Kalendáře přidá samostatný kalendář. Události proto musí být přidávány do tohoto vyhrazeného kalendáře, nikoli do výchozího.
- Každý seznam Plánovače v Planfixu může mít odpovídající kalendář v Outlooku.
- Při vytváření události si můžete vybrat, do kterého kalendáře ji uložit:
Poznámka
- Export je prováděn na jediný účet Microsoft.
- Pokud je úkol smazán z Outlook Kalendáře, je také smazán v Planfixu. Tato funkce je dostupná pouze pro placené a prémiové účty.
- Outlook Kalendář nastavuje limity pro počet synchronizačních operací. Pokud jsou tyto limity překročeny, synchronizace je automaticky deaktivována pro filtr, který problém způsobil.
- Připomínky nejsou synchronizovány mezi Planfixem a Outlook Kalendářem.
- Osoba konfigurující integraci je zadavatelem všech úkolů generovaných z kalendáře, bez ohledu na to, čí e-mail byl použit pro integraci.
- Změny názvů úkolů v Outlook kalendáři se přenášejí do Planfixu. Toto pravidlo však neplatí pro úkoly vytvořené v rámci projektu, protože Outlook Kalendář nepodporuje úkoly vázané na projekt:
- Při synchronizaci s Outlook Kalendářem platí následující pravidla přenosu časů:
- Pokud používáte režim Celý kalendář, budou přenášena data úkolu a datových tagů, čímž vzniknou v Outlook Kalendáři dvě události.
- Pokud používáte režim Hodinový kalendář, budou přenášena pouze data datových tagů, což povede k jedné události v Outlook Kalendáři.