Як додати до завдання зовнішній лист?
У кожного Завдання Planfix є власна віртуальна адреса e-mail вигляду:
- task+123@акаунт.planfix.ua
- task.123@акаунт.planfix.ua
де:
- 123 — це Номер завдання;
- акаунт — ім'я акаунта в Planfix.
Лист, відправлений на цю адресу, буде доданий до завдання у вигляді дії. При цьому:
- Текст листа додається до завдання в якості нового коментаря.
- Файли, прикріплені до листа, додаються до цього завдання тією ж дією, що й коментар.
- Тема листа відображається в коментарі.
- Всі виконавці завдання отримають повідомлення про додавання нової дії.
Важливо
Раніше діяло правило: адреса, з якої відправляється лист, повинна належати співробітнику або контакту, які мають доступ до цього завдання.
Зараз такого обмеження немає.
Якщо лист прийде з e-mail, якого немає в вашому акаунті:
- Автоматично буде створений контакт з таким e-mail і ім'ям відправника відповіді.
- Цей контакт буде доданий учасником завдання.
- Від його імені створиться дія, що містить текст відповіді.
Якщо такий контакт в системі вже є, але до завдання він підключений не був — відбудеться його додавання до завдання в якості учасника.
Зверніть увагу
Завжди звертайте увагу на те, з якої адреси ви відправляєте листи в Planfix. Якщо адреса буде незнайома Planfix, то він — незалежно від наявності в завданні учасника з вашим ім'ям, але іншим e-mail — створить для вас новий контакт і підключить його до завдання. Наявність в завданні двох учасників з однаковими іменами напевно здивує ваших колег.
Зручно
Швидко скопіювати в буфер e-mail адресу завдання можна, клацнувши на її назву:
Додаткові опції
- Якщо номер потрібного завдання вам не відомий, ви можете відправити лист на адресу task+@акаунт.planfix.ua (тобто, з плюсом, але без номера завдання) і додати в тему листа мітку #текст, де «текст» — це частина назви завдання. Planfix виконає пошук завдання за цим текстом і додасть лист дією в перше знайдене завдання. Якщо не буде знайдено жодного завдання, назва якого містила б цей текст, лист додасться у вигляді нового завдання.
- За замовчуванням, про нову дію будуть повідомлені всі виконавці завдання і його постановник, якщо він співробітник, а не зовнішній контакт. Якщо додати в тему пересиланого листа мітку @nonotify, то повідомлень про нову дію розсилатися не буде.
- Додавати листи в завдання можна і за допомогою правил.
Приклади використання
| Адреса | Тема | На виході отримаємо |
| task+4568@test.planfix.ua | FW: Доповнення до замовлення | В завдання №4568 акаунта test.planfix.ua буде додано дію; про неї будуть повідомлені всі учасники завдання. |
| task+@test.planfix.ua | FW: Доповнення до замовлення #окрс | Буде знайдено перше завдання, що містить в назві буквосполучення “окрс”; в нього буде додано дію; про неї будуть повідомлені всі учасники завдання. |
| task+4568@test.planfix.ua | FW: Доповнення до замовлення @nonotify | В завдання №4568 акаунта test.planfix.ua буде додано дію; повідомлення розсилатися не будуть. |
| task+4568@test.planfix.ua | FW: Доповнення до замовлення #окрс @nonotify | В завдання №4568 акаунта test.planfix.ua буде додано дію; повідомлення розсилатися не будуть. Мітка #окрс буде ігнорована, т.к. вказано номер завдання. |
Правила обробки вхідних повідомлень, що надходять в завдання
Для більш гнучкого керування додаваними в завдання діями з пошти, ви можете налаштувати правила обробки листів, що надходять в завдання.
Корисні посилання