Як додати до завдання зовнішній лист?
У кожного задачи Planfix є власна віртуальна адреса e-mail у вигляді:
- task+123@акаунт.planfix.com/uk
- task.123@акаунт.planfix.com/uk
де:
- 123 — це номер задачи;
- акаунт — ім’я акаунта в Planfix.
Лист, надісланий на цю адресу, буде додано в завдання у вигляді дії. При цьому:
- Текст листа додасться в завдання як новий коментар.
- Файли, прикріплені до листа, додадуться до цього завдання тим же дією, що й коментар.
- Тема листа відобразиться в коментарі.
- Всі виконавці завдання отримають повідомлення про додавання нової дії.
Важливо
Раніше діяло правило: адреса, з якої надсилається лист, має належати співробітнику або контакту, які мають доступ до цього завдання.
Зараз такого обмеження немає.
Якщо лист надійде з e-mail, якого немає у вашому акаунті:
- Автоматично буде створено контакт з таким e-mail і іменем відправника відповіді.
- Цей контакт буде додано учасником завдання.
- Від його імені буде створено дію, що містить текст відповіді.
Якщо такий контакт у системі вже є, але до завдання він не підключений — відбудеться його додавання до завдання як учасника.
Зверніть увагу
Завжди звертайте увагу на те, з якої адреси ви надсилаєте листи в Planfix. Якщо адреса буде незнайома Planfix, то вона — незалежно від наявності в завданні учасника з вашим ім’ям, але іншим e-mail — створить для вас новий контакт і підключить його до завдання. Наявність у завданні двох учасників з однаковими іменами обов’язково збентежить ваших колег.
Зручно
Швидко скопіювати в буфер e-mail адресу завдання можна, клікнувши на її назву:
Додаткові опції
- Якщо номер потрібного завдання вам невідомий, ви можете надіслати лист на адресу task+@акаунт.planfix.com/uk (тобто з плюсом, але без номера завдання) і додати в тему листа мітку #текст, де «текст» — це частина назви завдання. Planfix виконає пошук завдання за цим текстом і додасть лист дією в перше знайдене завдання. Якщо не буде знайдено жодного завдання, назва якого містила б цей текст, лист буде додано у вигляді нового завдання.
- За замовчуванням, про нову дію будуть повідомлені всі виконавці завдання та його постановник, якщо він співробітник, а не зовнішній контакт. Якщо додати в тему пересилаємого листа мітку @nonotify, то повідомлень про нову дію розсилатися не буде.
- Додавати листи в завдання можна також за допомогою правил.
Приклади використання
| Адреса | Тема | На виході отримаємо |
| task+4568@test.planfix.com/uk | FW: Доповнення до замовлення | В завдання №4568 акаунта test.planfix.com/uk буде додано дію; про нього будуть повідомлені всі учасники завдання. |
| task+@test.planfix.com/uk | FW: Доповнення до замовлення #окрс | Буде знайдено перше завдання, що містить у назві буквосполучення “окрс”; у нього буде додано дію; про нього будуть повідомлені всі учасники завдання. |
| task+4568@test.planfix.com/uk | FW: Доповнення до замовлення @nonotify | В завдання №4568 акаунта test.planfix.com/uk буде додано дію; повідомлення розсилатися не будуть. |
| task+4568@test.planfix.com/uk | FW: Доповнення до замовлення #окрс @nonotify | В завдання №4568 акаунта test.planfix.com/uk буде додано дію; повідомлення розсилатися не будуть. Мітка #окрс буде проігнорована, оскільки вказано номер завдання. |
Правила обробки вхідних повідомлень, що надходять у завдання
Для більш гнучкого керування додаваними в завдання діями з пошти ви можете налаштувати правила обробки листів, що надходять у завдання.