В прошлом июне в ПланФиксе появились динамические блоки. Это блоки в описании задачи с переменными и формулами, которые вычисляются при каждом её открытии и отображают информацию из полей объектов ПланФикса. 

Этот функционал нужен для решения массы бизнес-задач, с которыми не справляются вычисляемые поля. Как использовать динамические блоки на практике до сих пор многим непонятно, поэтому я покажу 11 способов их применения. Воспринимайте их как общий список, выбирайте подходящие кейсы и улучшайте свои бизнес-процессы.

Далее подробно рассмотрим каждый пример и ситуацию, в которой он наиболее применим.

#1 Указания сотруднику

Представьте Колю, он владелец автопарка «Колесо» и использует в работе ПланФикс. Под его руководством более 100 человек и, конечно, его работники совершают ошибки. Забыл перевести задачу в нужный статус, не указал дату заключения договора и т.д. Ошибки мелкие, но когда их совершает сразу много человек, приходиться тратить свое драгоценное время на их исправление.

Коля долго думал, как свести количество таких ошибок при заполнении карточки к минимуму. Основная проблема — сотрудники путаются в указаниях по заполнению задачи и мешают друг другу.

«Почему бы не выводить указания для сотрудников прямо в задачу?» – один раз всплыло в Колиной голове. Решение проблемы найдено, осталось воплотить его в бизнесе. Изучив внимательно справку ПланФикса, Коля решил использовать для этого динамические блоки. Пришлось попотеть, но он добился нужного результата. 

Чтобы сделать запланированное, Коля добавил динамический блок с формулой в описание задачи. 

Суть формулы: 

• Если «поле 1» пустое — вывести надпись «Заполните поле 1» и т.д. с каждым полем.
• Если, все поля заполнены — вывести надпись «Приступайте к формированию договора!» 

На практике Колина формула выглядит вот так:

Вот, как будет выглядеть описание в задачах с незаполненными полями у сотрудников:

А это отображение в случае, если все поля заполнены:

#2 Формирование текстов различных документов

Вот уже 4 года Марья Петровна работает в автопарке «Колесо», ее главная задача — составлять текст договора на аренду авто. Со своей задачей она справляется, но работает очень медленно. 

Данные для составления договора нужно искать в разных объектах ПланФикса, что ей очень не нравится. Как-то раз она не выдержала и пошла к Николаю Андреевичу, владельцу автопарка «Колесо». 

Это утро началось у Николая Андреевича мирно, вчера он сделал большую часть работы, а сегодня планировал немного расслабиться и выпить кофе. Но не успел шеф поднести чашку с ароматным напитком к губам, как дверь его кабинета открылась.

— Николай Андреевич! Сделайте так, чтобы все данные для составления договора отображались в описании задачи, — выпалила женщина средних лет так громко, что шеф чуть не пролил кофе на штаны.

— Вы же сделали подсказки в задачах, сделайте и это, пожалуйста!

Николай Андреевич не ожидал такого от Марьи Петровны, но к просьбе прислушался. С помощью уже знакомых динамических блоков, проблема была решена. 

Сотрудники юридического отдела были очень рады такой новинке, а Марья Петровна потом еще много раз извинялась и благодарила Николая Андреевича. 

Чтобы вывести данные для формирования документа в задачу, шеф создал динамический блок с таблицей в описании задачи.

В ячейки таблицы он вывел переменные на поля с данными, важными для Марьи Петровны:

Теперь в задачах по формированию договоров Марья Петровна видит такую таблицу с данными:

#3 Текущее состояние договора

—  Ну как так! Ну как же, я опять пропустила сроки завершения договора! — со слезами на глазах Света смотрела в монитор и все никак не могла понять, что ей сделать, чтобы больше не допускать этой ошибки.

Целую неделю настроение Светы было ниже плинтуса. Девушка старалась это скрыть, но бдительные коллеги все равно замечали, что что-то не так.

— Света, ты чего? На тебе лица нет, может выходной возьмешь? — с тревогой спросила Марья Петровна. Эта строгая женщина средних лет всегда заботилась о новичках юридического отдела и, конечно, заботилась о Свете.

— Да какой там выходной. Мне нужно еще три договора составить, — Света совсем поникла и уставилась в монитор.

Этот день был очень душным и Николай Андреевич, прихватив с собой кофе, вышел на улицу. Вдохнув свежего воздуха, он огляделся в поисках свободной скамейки в тени. «Так, это еще что за слезы в сквере?» — подумал он и направился к хрупкой девушке, старавшейся стереть следы слез с лица.

— Света, что у вас случилось? 

Девушка испуганно посмотрела на шефа, она совсем не заметила, как он подошел.

— Простите Николай Андреевич, я вас снова подвела! Уже который раз пропускаю дату завершения договора, опять из-за этого опоздаю со сроками сдачи документации, — глаза Светы опять наполнились слезами.

Николай Андреевич задумался. «И почему я раньше этого не сделал! Я же могу вывести текущее состояние договора с помощью динамических блоков, прямо как указания для сотрудников!».

— Света, не ревите, я придумал, как вам помочь! 

Уже на следующий день в задачах по клиентам отображались данные о состоянии договора аренды. 

Николай Андреевич добавил в описание задачи динамический блок с формулами:

— Если срок аренды больше сегодняшней даты — отображать «текст»

— Если срок аренды меньше сегодняшней даты — отображать «другой текст»

Вот так динамический блок выглядит на практике:

Таким образом выглядит описание задачи, если срок аренды не окончен:

а вот так, если окончен:

#4 Перечень товаров в заказе

— Опять не все запчасти привезли! Каждый раз одно и то же, месяц уже работаем! — Главный автомеханик возмущался так громко, что его наверняка слышали все работники автопарка «Колесо».

«А ведь он прав, мы уже месяц сотрудничаем с фирмой «Педаль» и весь месяц с их стороны сплошные недоработки», — думал шеф сидя в своем кабинете. 

Владелец «Педали» — Павел Федорович — думал также. Он понимал, что главная проблема «Педали» — ошибки в данных по заказу клиента. Настроение его было хуже некуда — встреча с владельцем автопарка уже завтра, а решения проблемы нет.

Наступило то самое «завтра», Павел Федорович уже сидел напротив Николая Андреевича, и мысленно готовился к тому, что потеряет многообещающего клиента.

— Павел Федорович, вы пользуетесь ПланФиксом? — неожиданно спросил Николай Андреевич.

— Нет, у нас стандартный ручной процесс обработки ваших заказов, — сказал владелец «Педали».

В голове Николая Андреевича всплыли воспоминания о том времени, когда он только открыл автопарк. Как было сложно вести дела, что никто не верил в «Колесо», и как впервые познакомился с ПланФиксом.

— Павел Федорович, результат нашей совместной работы меня не устраивает. Но я вижу перспективу для развития нашего сотрудничества. Хочу вам кое-что показать. 

Шеф «Колеса» открыл ноутбук и за пятнадцать минут просто перевернул представление Павла Федоровича о ведении бизнеса.

На простом примере, не имеющем отношения к «Педали», Николай Андреевич показал, как работать в ПланФиксе. И главное — показал как можно решить проблему, над которой вчера ломал голову Павел Федорович.

— Теперь, когда мы все настроили, нужно просто указать перечень товаров прямо в задаче по заказу, тогда ошибок станет значительно меньше, — невозмутимо объяснил Николай Андреевич.

Владелец «Педали» находился в легком шоке. Почти все сложности, с которыми он долго и мучительно боролся все это время можно было очень просто и быстро решить.

Эту ночь, после встречи, Павел Федорович не спал.

А через два дня, дела «Педали» велись уже через ПланФикс. 

Для быстрого формирования заявок в ПланФиксе был создан справочник «Запчасти «Педаль»:

• «Наименование товара» — поле типа «Строка»
• «Сумма за 1 ед.» — поле типа «Число»

 По нему в систему Павел Федорович добавил аналитику «Запчасти» с такими полями:

• Товар — тип поля «Запись справочника».
• Количество — тип поля «Число».
• Сумма к оплате — тип «Вычисляемое поле».

Для удобства в поле «Запись справочника» он включил отображение поля справочника «Сумма за 1 ед.»:

И указал в «Вычисляемом поле» формулу, по которой сумма за 1 единицу товара будет умножаться на количество заказанного товара:

Далее в описание задачи владелец «Педали» таблицу с переменными по аналитике:

В результате получился список товаров в виде таблицы, данные в котором будут дополняться при добавлении в задачу новой аналитики «Запчасти»:

#5 Информация для доставки

Надо отметить, что с момента встречи владельцев «Колеса» и «Педали» прошла уже неделя, как вдруг в дверь Николая Андреевича постучал Василий. Василий — это тот самый, громко кричащий главный автослесарь «Колеса».

— Николай Андреевич, кажется «Педаль» все таки тормозная! Вроде по перечню товаров все правильно, но доставка у них просто ужасная! То не в тот ангар завозят, то по срокам спешат, то опаздывают! Сил уже нет, столько времени на них тратить.

Василий не отличался сдержанностью и скромностью, но замечание его было справедливым. 

За час до обеда, в кабинете директора фирмы «Педаль» зазвонил телефон. Павел Федорович поднял трубку:

— Павел Федорович, есть идея по доставке  запчастей. Давайте устроим встречу?

Спустя три дня после этого фирма «Педаль» забыла, что такое «ошибка доставки».

Павел Федорович добавил важную информацию для доставки в динамический блок из 4 примера:

Вот, что будут видеть сотрудники службы доставки:

#6 Реквизиты проекта на видном месте

—  Это сон? Проекты множатся прямо на глазах! Так, надо найти клиента по проекту, и дату завершения, и сумму сделки, и кажется там было что-то еще, — невнятно бормотал Николай Андреевич во сне, точнее в страшном сне, основанном на реальных событиях.

Подобные кошмары снятся шефу уже четвертый день. В летний период резко подскочил спрос на услуги «Колеса». Проекты по новым сделкам и правда множились на глазах, а последнюю неделю работать приходилось без перерыва.

— Надо что-то придумать, я больше не хочу это все искать! — выкрикнул шеф «Колеса» во сне так громко, что проснулся.

Спустя час Николай Андреевич сидел в домашнем халате за столом с ноутбуком. Кофе в чашке давно остыл, желудок возмущенно бурчал, но шеф не обращал на это внимания. Он сосредоточенно шерстил справку ПланФикса.

— Вот оно! Я понял, как это сделать. Надо с помощью динамических блоков вывести реквизиты проекта на видное место, — вот уже который раз динамические блоки спасли его от рутины.

Шеф заранее добавил динамический блок в шаблон задачи, которая будет автоматически добавляться в проект при его создании:

Таким образом, он смог собрать все важные данные о проекте в задаче автоматически, искать их больше не надо:

#7 Дополнительные данные по проекту

Это утро началось у Кати сумбурно. Муж говорил во сне, а потом и вовсе проснулся с криком в холодном поту. Теперь он сидит в своем ноутбуке и не реагирует на внешние раздражители.

Катя знала, чем он занят. Обычно он себя так ведет, когда настраивает что-то для «Колеса» в ПланФиксе. Завтрак был уже готов — блинчики начали потихоньку остывать, Катя решила отнести их прямо в кабинет мужа.

— Коля, покушай! Твой ПланФикс никуда не убежит. Я принесла тебе блинчики, хочешь дополнительно мед или сгущенку?

Ошарашенный Коля посмотрел на жену, трудно объяснить, что было в его голове в тот момент.

— Дополнительно? Да, нужно вывести дополнительные данные по проекту сюда, к реквизитам, на видное место, — Катя вздохнула, ее слова лишь краем зацепили мужа. Она тихо вышла из кабинета и с грустным лицом ушла на кухню.

Спустя 15 минут довольный Коля бежал на кухню, обнимать и благодарить жену за подсказку. Катя, конечно, растаяла, как можно злиться, смотря на такое довольное лицо?

В уже готовом динамическом блоке в задаче, прикрепленной к проекту, Коля вывел переменные с дополнительными данными:

Таким образом Коля отобразил ссылку в виде текста и сделал ее кликабельной:

А вот как выглядят данные в описании задачи:

#8 Важная информация о клиенте

— Ну почему же вы сразу не сообщили, что поменялась сумма аренды? — строго спросила Светлана Сергеевна. Это был третий раз, когда она переделывала этот договор аренды.

— Клиент решил выбрать другое авто, я же говорила два дня назад, — робко ответила Вика.

Около недели назад Вика начала работать в бухгалтерском отделе автопарка «Колесо». Проблем с расчетами у нее нет, а вот коммуникация с отделом юристов пока идет в натяжку. 

Этим дождливым утром Вика опаздывала и, естественно, очень торопилась. Пробежавшись до офиса прямо по лужам, девушка распахнула входную дверь и пронеслась через холл прямо к лифту. Удача, дверь лифта еще открыта, Вика молниеносно влетела в нее и перевела дух.

— Вика, я, конечно, понимаю, что наше общение не похоже на дружеское, но это уже чересчур.

Шокированная девушка оглянулась, прямо за ней стояла зам. главного юриста — Светлана Сергеевна с мокрой документацией в руках. Вика не заметила, что зацепила документы зонтом, да и саму Светлану Сергеевну она не заметила.

Глаза Вики наполнились слезами, она и так доставила много хлопот Светлане Сергеевне, но это и правда уже было чересчур. 

Смотря на красное лицо бухгалтера-новичка, Светлана Сергеевна вспомнила время, когда она сама была проблемным новичком.

— Вика, не переживайте, документацию можно напечатать еще раз. А с ошибками нам поможет Николай Андреевич, вы помните, какой сегодня день?

Дверь лифта распахнулась, и девушки направились к кабинету шефа.

Николай Андреевич внимательно выслушал рассказ девушек и улыбнулся. Он еще ни разу не пожалел, что ввел в компании «День открытых дверей».

— Отличная идея! Давайте будем выводить важную информацию о клиенте прямо в задачу по договору.

Шеф построил таблицу в динамическом блоке и добавил в ее ячейки переменные из карточки клиента:

Теперь, все данные внесенные Викой в карточку клиента, будут автоматически отображаться в задачах Светланы Сергеевны:

#9 Данные в задачу заказ из карточки клиента

— Николай Андреевич, а можно еще, вывести данные из карточки клиента в задачу-заказ? — вопрошала торчащая из-за двери голова Петра.

От неожиданности девушки и шеф на секунду потеряли дар речи. Сегодня «День открытых дверей», дверь в кабинет была открыта, не удивительно, что кто-то их слышал и вмешался в разговор.

Понимая какое впечатление произвел, Петр спешно зашел в кабинет и извинился. 

— В сервисном завал, сейчас как раз летний сезон в разгаре. У нас участились случаи допущения ошибок, при переносе данных из карточки контакта, в задачу-заказ. Вот я и пришел спросить, можно ли как-то подтягивать эти данные автоматически?

— Можно, конечно! У меня уже есть идеи, как это осуществить.

Точно также, как и в примере № 8 Николай Андреевич вывел переменные из карточки клиента в описание задачи:

Вот так описание задачи выглядит для сервисного отдела «Колеса»:

#10 Есть ли повод для скидки?

Зазвонивший вдруг телефон прервал идиллию спокойного субботнего утра. Мужчина поставил чашку с едва отпитым кофе на стол и, нахмурившись,  ответил на звонок.

— Коля, прости, что в субботу дергаю, но я больше не могу! Я себя уже просто извел! 

Это был Паша. Когда-то давно он был для Коли лишь бизнес-партнером, но за время долгой совместной работы, они сдружились.

Такие звонки от Паши значили лишь одно — он придумал какое-то бизнес-решение, но не понимал, как заставить его работать через ПланФикс.

— Скоро «Педали» пять лет, хочу в честь круглой даты запустить скидочную систему. Думал настроить автоматический расчет скидки через ПланФикс, но у меня не получается! Знаю, что в твоем «Колесе» есть что-то такое, поможешь?

— Скидки есть, но мы не считаем их автоматически. Давай встретимся, «обмозгуем», как это можно провернуть? Идея обещает упростить жизнь.

Встреча состоялась, ее итогом была налаженная скидочная система в «Педали».

Для того чтобы посчитать % скидки, нужно посчитать сумму всех заказов клиента.

Суммировать покупки Коля решил с помощью уже готовой аналитики из примера №4:

Чтобы «привязать» аналитику к определенному клиенту, в карточку контакта он добавил 2 поля:

• пользовательское поле «Итоги аналитик»
• вычисляемое поле «% скидки» вот с такой формулой: 

Вот такой шаблон компании получился:

Затем в описание задачи по клиенту Коля добавил динамический блок с таблицей из примера №4, и добавил в нее переменные из созданных ранее полей в карточке клиента:

Такая таблица появилась в описании задач по заказам в компании «Педаль»:

#11 Подсказка для сотрудника

Сегодня работы было много, так что время на перерыв шеф «Колеса» отодвигал все дальше и дальше к вечеру. Желудок Николая Андреевича все чаще начал подавать «сигналы SOS», после очередного «сигнала» он наконец направился в кухню для персонала.

На кухне в это время обычно никого не бывает, но не в этот раз. На мягком стуле за столом сидел главный специалист сервисного центра — Петр. 

— Эх, была бы подсказка какая-то, было бы лучше! — выдал он с досадой.

— Подсказка, где? — удивленно уточнил Николай Андреевич.

Петр изумленно поднял глаза. Он не обратил внимания на шефа и считал, что находится в одиночестве.

— Новичок у меня — растяпа. Опять заполнил не все поля в задаче. Столько раз просил его перепроверять себя, но это не помогает. Вот если бы была подсказка, что не заполнено поле — было бы просто чудесно!

— То есть, чтобы в задаче автоматически отображалась подсказка — какое поле не заполнено? — переспросил шеф с задумчивым видом.

— Именно, а так можно? — с надеждой спросил Петр.

— Да, прямо как тогда, когда я вывел указания для сотрудника в описание задачи! 

За основу Николай Андреевич взял пример № 1.

Суть формулы осталась такой же, но вместо повторяющейся функции «ЕСЛИ» он ввел функцию «ИНАЧЕЕСЛИ», что повлияло на отображение текста в описании задачи.

На практике новая формула выглядит вот так: 

Таким образом отображаются подсказки в описании задачи:

А вот так будет выглядеть описание, если все поля задачи заполнены:

В автопарке «Колесо» было еще много подобных историй,  здесь же собраны только яркие и примечательные.

Используйте эти кейсы как опору — выбирайте самое лучшее и решайте задачи, недостижимые для вычисляемых полей.

С помощью динамических блоков автоматизируйте бизнес-процессы, упрощайте работу и экономьте время, потому что время — это невосполнимый ресурс, используйте его продуктивно! 😉

---

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram, Facebook, Twitter и YouTube-канал. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.