Ольга Тимошенко: Буквально недавно мы публиковали в блоге новость от Сергея Улаева в рубрике “От первого лица” и сейчас, спустя месяц, Сергей снова готов поделиться своим опытом. На этот раз он расскажет, как быстро и безболезненно распределять задачи между сотрудникам и анализировать, кто из них загружен работой, а кому часть работы можно делегировать.

Сегрей Улаев: Планирование – сложная вещь.

Не потому что она технически сложная и там надо пару интегралов сначала вычислить. А потому что проще положиться на русское «авось». Ну или, в конце концов, просто переработать. 8 часов рабочего дня — это же может быть лишь минимум 🙂

Однако потом надоедает каждый раз задавать себе и другим одни и те же вопросы:

– А на сколько часов мы взяли работы нынче всего?
– А успеем сделать?
– А Вася полностью загружен на этой неделе по часам?
– Почему Кирилл до сих пор не взялся за мою задачу? Он вообще работает? (П.С. работает, просто над другими задачами).

И можно либо бегать от одного сотрудника к другому, каждый день узнавая, как у кого успехи. Либо видеть ответы на все эти вопросы в одном месте.

Та-дааааам. Кан-бан!

Да-да, мы просто знаем, как это выглядит с первого взгляда. Как очередная доска, где можно карточки перетаскивать слева направо. Да — можно. Но то, как устроена эта доска — это что-то новое. Здесь хочется погрузить вас в небольшую историю того, с чего у нас началось создание такой специфической доски. Это важно, правда.

2020-й год. Апрель. Все сидят по домам и смотрят смешные картинки на тему апокалиптического будущего…а может и настоящего:

К нам обращается Олег Евстифоров — руководитель интернет-агентства ArtLiberty. У Олега уже было хорошее понимание того, как надо планировать и ставить задачи. Но где именно это делать — вопрос был открытый. Он в то время сидел на другой системе, но понимал, что это не то, должна быть возможность реализовать свои пожелания в более полной мере.

Если свести все пожелания в одно предложение, то это выглядело бы так:

Просто надо знать, кто и чем занят в рамках дня, недели и месяца.

И можно ли нагрузить его ещё работой 🙂 Ну или снять задачи, если видим, что не справляется человек и даже бесплатная пицца от компании не удовлетворит душу этого сотрудника.

Как пояснил Олег при нашем знакомстве, его система планирования — это гремучая смесь школ нескольких мощных тренеров. Наиболее близка ему стала идеология Ильи Алябушева. Илья с командой уже 8 лет занимается внедрением системной работы в компаниях от стартапов до крупного бизнеса. Возможно, вы уже слышали о нём. Если нет добро пожаловать в целый мир того, как можно сделать хаос более упорядоченным, а Илья и его команда вам отлично в этом поможет. Несколько ссылок на его материалы будут в самом конце данного поста.

Так вот, мы с Олегом взяли технологию Ильи за базу, добавили сюда возможностей ПланФикса и вуаля — получили невероятно удобный инструмент для системного планирования.

«Сергей, мы в этом месяце закрыли план. Впервые. ВПЕРВЫЕ за всю историю компании мы закрыли план по задачам» — сказал нам Олег уже после первого месяца использования данной конфигурации. Согласитесь, это звучит серьёзно?

Ну, а теперь к сути статьи!

Есть достаточно много правил, как организовать системную работы в компании, но мы здесь опишем самые базовые и понятные всем вещи, а именно:

1. Каждый день планируй день.
2. Каждую неделю планируй неделю.
3. Каждый месяц планируй месяц.

Спасибо, Кэп!

Но вам надо посмотреть, как это выглядит на практике. Под всем текстом и картинками будет ряд видео, вживую описывающих работу по системному планированию через нашу конфигурацию в ПланФиксе. Ну, а пока опишем это же вкратце и с картинками.

Итак, представим, что сейчас начало месяца и нам надо на всю команду напланировать задач на месяц. Если мы взяли обязательства перед клиентом по необходимой работе — их надо выполнять. И надо понимать, что мы реально их выполним, т.к. у нас на это будут человеческие ресурсы.

Кстати, данная конфигурация отлично зайдёт тем компаниям, которые каждый месяц обслуживают клиентов по каким-то шаблонным задачам (SEO, контекстная реклама и пр.). Ниже мы будем рассматривать примеры для некой вымышленной компании, которая занимается SEO и рекламой в интернете.

Так. Начали. Допустим, что мы планируем месяц и изначально в рабочем столе «Планирование месяца» в ПланФиксе видим такую картину:

Пройдёмся по названию столбиков

Проекты — это такие мега-задачи, которые надо разбивать на более мелкие шаги. Когда-то в будущем. Но суть в том, что они висят всегда перед глазами и про них нужно не забыть.

Единый список — нераспределённые задачи. Кто их будет делать и когда – никто не знает (в том числе и руководитель)

План месяца — надо сделать в этом месяце. Кто будет делать — непонятно.

И далее столбики по людям вашей команды — задачи на месяц каждого сотрудника. Именно на МЕСЯЦ! В какой именно день он будет их делать, пока неизвестно и это будет определяться позднее.

Здесь мы, как художники, накидываем самые общие «мазки» на картину нашего планирования. Чтобы хотя бы просто понимать, что у нашей команды есть Х часов в месяц и у нас есть задач на Y часов. И в идеале X > Y 🙂

Например, я хочу, чтобы всей большой задачей по Белухе в этом месяце занималась Маша. Просто беру в этом рабочем столе перетаскиваю карточку в столбик Маши. Вуаля!

Причем отмечу, что сейчас карточка Белухи перестала отображать подзадачи (как Актру сейчас). Почему? А всё потому что сотрудник всегда должен понимать, какой общей цели он должен достичь (когда вы всю карточку на него перетаскиваете). Вот для Маши сейчас уже неважно, какие более мелкие шаги надо сделать по этой задаче. Просто она знает — надо это сделать и на это хватит времени. Конечно, Маша всегда может зайти в карточку и увидеть подзадачи (подзадача = более мелкий шаг):

Таким образом мы планируем месяц. Но скажу сразу, что это можно делать и с более «низкого» уровня планирования. Например, с недели. Рабочий стол недельного планирования выглядит очень похоже на месячное. Из сильно заметных моментов добавился новый столбик недельного планирования:

Отмечу, что здесь я снова в столбике месяца вижу карточку по Белухе. Хотя вроде бы я её отдавал Маше на месяц. И это так и есть. Просто здесь мы уже смотрим на задачи месяца (назначенные на людей или не назначенные на людей) и планируем их на конкретно эту неделю (обычно такое планирование делается в понедельник утром).

Давайте сделаем так:

1. Всю карточку Актру утащим сразу на неделю Пете.
2. Задачу по избавлению от ёлки в офисе (как-никак, уже весна) поставим Феде на неделю.
3. В месяц поставим задачу по поиску офиса.

Получится следующая картина:

Цвета, как вы поняли, определяют планирование задачи:

• Фиолетовый — месяц.
• Жёлтый — неделя.
• Коричневый (его увидим позднее) — день.
• Красный — задача была ранее запланирована на день, но не была сделана. И теперь на неё надо отдельно обращать внимание.

Дальше вы увидите магию ПланФикса. Нам самим очень нравится такое действие, оно очень легкое, но какое-то…таинственное. В общем, иногда же надо не всю большую карточку (мы их называем «мастер-задачи») планировать на сотрудника, а по частям. И это можно делать прямо с этого рабочего стола. Если кликнуть на кругляшок слева от каждой подзадачи в карточке, то эта простая задача появится в недельном планировании. Вот так:

Напоминаю, что видео-магию сможете оценить в конце статьи.

Теперь давайте я раскидаю эти карточки по сотрудникам на их недельный план. Будет вот так:

Разглядите верхний скриншот и заметьте, что в одном месте вы видите:

1. Большие мастер-задачи планируются быть сделанными в рамках месяца.
2. Некоторые подзадачи уже распланированы на определённых людей на эту неделю.
3. Какая задача ранее была запланирована на день, но не была сделана. Надо обратить на неё внимание (красный цвет).
4. Загрузку по задачам в часах на каждого человека и в общем.

Ну не магия ли?

Но это мы ещё только начали!

С недельным планированием, допустим, мы закончили. Давайте перейдём в планирование текущего дня. Этот рабочий стол мы видим каждый день, чтобы понять, какие задачи мы хотим сделать именно сегодня. В момент перехода сюда мы видим такую картину:

Опять же — нам здесь надо все недельные задачи раскидать по людям. Или вы, или люди сами это сделают, а вы в итоге уже увидите сложившуюся картину. Отсюда можно либо перетаскивать карточки с одного места на другое (тем самым планируя задачи с недели на день), либо перейти в «расширенный планировщик», где намного удобнее планировать большое количество задач. Находится это здесь:

И здесь я могу в один клик изменить свойства любой задачи. Например, если я кликну вот сюда, то в 3 клика я уведу эти задачи в дневное планирование указанных у них сотрудников:

Это реально удобно, когда там с пару десятков задач на всю команду.

Если мы вернёмся назад в планирование дня, то увидим такую картину:

Обратите внимание, что шапка столбика Виктора Николаевича (руководитель нашей вымышленной компании) стала красной — это явный сигнал того, что у него задач больше, чем рабочий день. В целом, лучше избегать таких ситуаций при планировании работы сотрудников. Хотя, это вы сами решаете, у кого какой будет лимит и если у вас есть фрилансер на 10 часов в неделю, то для него вы сможете задать именно такие лимиты. Ну а в данном случае Виктор Н. как-нибудь справится. Он же руководитель — ему можно и переработать 🙂

Такие лимиты для каждого сотрудника стоят на каждом уровне планирования. На недельном — 40 часов. На месячном — 160.

После того, как вы закончили планировать текущий рабочий день, можно вернуться в планировщик месяца и визуально оценить картину происходящего. Согласитесь, это довольно наглядно!

Чего наглядного-то? 🙂

А вот:

• Видны задачи, которые надо сделать «когда-то» (единый список).
• Видны задачи, которые на месяц, но пока непонятно, кто будет делать.
• Видна загрузка людей в часах.
• По цветам можно понять, этой задачей сотрудник собирается заняться в день / неделю / месяц.

Здесь я хотел бы закончить именно текстовое описание конфигурации, чтобы сохранить некую интригу того, какие ещё удобства есть у этой конфигурации. А они есть! Но их вы можете уже посмотреть в отдельных видео, истинно насладившись процессом планирования.

Я лишь перечислю ссылки на эти видео:

• Планирование месяца, недели и дня (то, что здесь было описано текстом)
• Рабочий стол «Контроль команды»
• Рабочий стол «Мои задачи»
• Превышение лимитов
• Сортировка карточек
• Обзор всех задач
• Создание новых задач

Данная конфигурация не является бесплатной. Мы с нетерпением ждём платного маркетплейса, чтобы можно было её и там разместить тоже.

На данный момент мы уже обкатали конфигурацию на нескольких аккаунтах (кто оставил заявку через форму ниже) и готовы дальше полноценно принимать заявки на установку конфигурации. Ещё раз отмечу, что максимум преимуществ от работы с конфигурацией вы получите, если у вас:

1. Команда до 7 человек (можно и на 20, просто столбиков больше, не так удобно).
   
2. Есть уже выработанная привычка делать планирование недели / дня хоть как-то. Это уже лучше, чем привыкание с нуля к этому действию.
   
3. Есть шаблонные задачи, повторяющиеся для их клиентов из месяца в месяц. Создавать и планировать такие задачи — пара кликов.
   
4. Коллектив уже имеет опыт работы в ПФ. Это дело нарабатываемое, но на старте это вам сильно поможет.

Если эти пункты про вас, то вы можете оставить заявку через эту гугл-форму. Я лично свяжусь с вами и обсужу формат нашего взаимодействия.

А если эти пункты не про вас, но вы хотите попробовать эту конфигурацию — то, конечно же, тоже оставляйте вашу заявку, и мы её тоже обязательно рассмотрим и предложим наиболее удобный формат взаимодействия.

P.S. Сейчас мы с Олегом уже работаем в партнёрстве по распространению данной конфигурации. И в перспективе у Олега тоже будет чем вас порадовать, но уже с точки зрения организационного подхода к работе с данной конфигурацией. Но об этом потом.

P.P.S. И отдельно хочется отметить, что сам Илья Алябушев лично участвует в развитии данной конфигурации. Мы все надеемся, что вместе мы сделаем ценный вклад в развитие культуры системного планирования в компаниях. Илья сказал, что одобряет конфигурацию и готов поставить также и своё имя в её развитии. И мы ему за это благодарны. Всё-таки, это означает, что на неё действительно стоит обратить внимание.

Ниже несколько ссылок на материалы Ильи по системному планированию:

• Как организовать работу команды с нетиповыми задачами (Визуализация и Ритм)
• Как провести планирование на неделю
• Как проводить брифинг команды

Вы ещё чего-то ждёте? Тогда мы…кхм, кхм…не идём к вам, а даём инструмент, чтобы вы больше не ждали 🙂

---

Ольга Тимошенко: Согласитесь, и полезно, и интересно, и без работы никто не останется. Говорим Сергею спасибо, ждем ваших отзывов и мнений — планируете ли использовать опыт Сергея или просто почерпнули пару-тройку полезных идей. А я напоминаю, за полезностями добро пожаловать на наши странички в социальных сетях. Подписывайтесь, комментируйте, мы на связи — Facebook, ВКонтакте, Telegram, Twitter и YouTube-канал.