Расписание по дням: сводный график для бухгалтерии

Как-то довелось мне пообщаться с бухгалтером. Ирина предоставляет бухгалтерские услуги компаниям и индивидуальным предпринимателям. Работает с ними через ПланФикс. Всё общение заведено туда же: рабочие чаты, заявки, запросы новых клиентов — в общем, сложная специфика с внушительными объемами информации и различными сроками по каждой задаче.

Например, какие-то задачи необходимо выполнять из месяца в месяц, а какие-то — раз в три месяца. Всё это держать в голове и исполнять вовремя не очень просто, особенно в случае бухгалтерского аутсорсинга. Хочется всё автоматизировать.

Теперь ПланФикс способен справится с этой задачей. Мы доработали «Расписание по дням», чтобы упростить работу бухгалтерам.

Расписание по дням: сводный график по контрагентам

Мы решили начать с простого — добавили в «Расписание по дням» возможность отображать повторяющиеся задачи в будущем, а также строить график по контрагентам. В итоге с помощью новых доработок можно построить вот такой сводный график задач по контрагентам:

Cвободный график событий
Cвободный график событий.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

На графике видны все клиенты, а также их текущие и запланированные на будущее задачи: выдать аванс, выплатить зарплату, подготовить отчёт о доходах и многое другое.

Настраиваем расписание по дням

Тут всё просто. Выбираем в планировщике «Расписание по дням», в параметрах отбора задач при необходимости указываем нужные условия, а затем переходим во вкладку «Данные для отображения»:

Данные для отображения
Данные для отображения.
  1. В «Расписании по полю» указываем «Контрагент» — это новинка.  
  2. Добавляем нужных контрагентов.
  3. Указываем дату начала и завершения задач.

Далее переходим во вкладку «Поведение и внешний вид». Я выбрал такие настройки:

Поведение и внешний вид
Поведение и внешний вид.
По клику картинка откроется в новом окне и большем размере.

ПланФикс — гибкая система, поэтому вы можете указать свои параметры, чтобы вам было комфортно работать. В итоге по клику на задачу в расписании откроется такая карточка:

Карточка задачи
Карточка задачи.

Обратите внимание, отображаемые в карточке поля вы тоже можете настроить.

Отображение повторяющихся задач в будущем

Как я уже говорил, мы добавили возможность отображать повторяющиеся задачи в будущем, например, в расписании по дням. Настраиваются они следующим образом.

Перейдите в раздел «Задачи» — «Повторяющиеся»:

Раздел с шаблонами повторяющихся задач
Раздел с шаблонами повторяющихся задач.

Затем нажмите кнопку «Новый шаблон задачи» и заполните нужные поля:

  • «Контрагент», чтобы задача отобразилась в расписании у нужного контрагента.
  • «Название создаваемой задачи».
  • «Исполнитель», который будет ответственен за её выполнение.
  • «Даты».
Заполнение полей шаблона задачи
Заполнение полей шаблона задачи.

Обратите внимание, настраивать даты начала и завершения задачи лучше таким образом:

 Даты начала и завершения задачи
Даты начала и завершения задачи.

Дата начала — 0 дней от даты создания, а дата завершения устанавливается через длительность дней, в рамках которых должна быть выполнена задача.

После этого настройте параметры повторения задачи:

Настройка параметров задачи
Настройка параметров задачи.
Настройка параметров повторения задачи
Настройка параметров повторения задачи.

Не забудьте сохранить все настройки.

А что дальше?

Надеемся, теперь бухгалтерам станет проще выполнять часть своих рутинных повторяющихся задач в ПланФиксе, и они будут делать это всегда вовремя. Бухгалтер Ирина, например, осталась очень довольна. Надеемся, новинка понравится и вам 🙂

И ещё, отображение в расписании повторяющихся задач по контрагентам может успешно применяться не только в бухгалтерии, но и в периодическом обслуживании чего угодно: кофемашин в кофейнях, холодильного оборудования в торговых точках, станков на производстве — этот список можно продолжать и продолжать.

Закончить заметку я хотел бы такой мыслью: когда вы чувствуете, работая в ПланФиксе, что вам не хватает каких-то функций или возможностей — обязательно напишите нам об этом в Службу поддержки. Мы обязательно подумаем, что можно сделать и как улучшить вашу работу в ПланФиксе.


Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram, Facebook, Twitter и YouTube-канал. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.

11 Comments

  1. Аватар

    Интересная доработка, жаль только что строки надо явным образом добавлять. И поддерживать актуальный список, а вот была бы возможность динамически формировать строки для отображения.
    Например по условию Контрагент.Группа = Нужная группа. Или полный набор условий как в других планировщиках.

Добавить комментарий