Сервисы, предоставляющие возможность создавать форму, удобны для проведения опросов, исследований, сбора отзывов и заявок. Их можно добавлять на сайт или размещать в социальных сетях. Информацию, собранную таким образом, легко добавить в ПланФикс и обрабатывать в режиме «одного окна».
В этой заметке покажем настройку взаимодействия Яндекс Форм и ПланФикса. По аналогии вы сможете настроить взаимодействие ПланФикса с другими подобными сервисами, которые позволяют создавать форму и отправлять данные на почту.
Для интеграции ПланФикса с Яндекс Формами можно использовать HTTP-запросы или электронную почту. Давайте сосредоточимся на более простом способе интеграции — связи по Email.
Создание виртуального e-mail
Виртуальный почтовый адрес нужен для приёма заявок и отзывов с Яндекс Формы. Для того, чтобы настроить виртуальную почту в ПланФиксе, пройдите по такому пути: «Управление аккаунтом» — Работа с e-mail — Виртуальные почтовые адреса. Добавьте новый e-mail:
Настройка Яндекс Формы
С помощью формы вы легко соберете заявки клиентов. Для настройки перейдите в сервис Yandex Forms. Форма создаётся с нуля или по одному из готовых шаблонов:
Если вы используйте форму для сбора заявок от клиентов, она должна обязательно содержать поля для обратной связи, например e-mail. По этому полю клиенты будут идентифицироваться и добавляться в базу контактов в ПланФиксе:
Интеграция с почтой
После того, как внешний вид формы задан, настройте интеграцию с почтой в соответствующем разделе. Для этого в интеграции добавьте новую группу действий:
А затем в перечне возможных действий выберите почту:
И сопоставьте переменные с полями формы. В результате должен получиться такой шаблон письма:
И самая важная часть настройки шаблона — укажите виртуальный e-mail ПланФикса, на который из формы будут отправляться заявки:
Настройка правил обработки почты
Для того, чтобы из писем-заявок создавались задачи, настройте в ПланФиксе новое правило обработки почты:
На первом шаге создайте инфоблоки, в которые будет добавляться информация из письма. Позже она будет использована для заполнения полей в карточке задачи и создании контакта.
В инфоблоках укажите метки, чтобы ПланФикс понимал какую часть текста извлекать из письма:
Затем выберите шаблон, по которому будет создаваться задача, и укажите, в какие поля добавить информацию из инфоблоков:
На следующем шаге выберите шаблон для создания контакта, и укажите по какому полю его идентифицировать. Обычно это поле email. Также укажите инфоблоки с нужной информацией для заполнения полей контакта:
Теперь всё готово для сбора и передачи заявок из Яндекс Формы в ПланФикс.
Как это работает
Клиент заполняет Яндекс Форму:
В ПланФиксе автоматически создается новый контакт и задача:
Прямо в задаче вы можете сразу написать клиенту и взять заявку в работу. Полученные таким образом заявки удобно сортировать и обрабатывать, а контакты клиента будут храниться в вашей базе ПланФикса, доступ к которой можно гибко настроить.
В итоге интеграция Яндекс Формы с ПланФиксом позволит вам принимать заявки с сайта и других каналов коммуникации, а также обрабатывать их в режиме «одного окна».
Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram, Facebook, Twitter и YouTube-канал. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.
