Алексей Ковалёв: Навести порядок в работе, оцифровать идеи, автоматизировать процессы — выполнять эти задачи креативному агентству Multiways помогает ПланФикс. 

Как представители творческой индустрии пришли к использованию ПланФикса рассказал сооснователь и управляющий партнёр агентства Пётр Доронин.

Пётр Доронин: Нашему агентству 7 лет, 6 из которых мы пользуемся ПланФиксом. На текущий момент мы оказываем широкий спектр маркетинговых услуг для наших клиентов, реализуем проекты в области креатива, брендинга, анимации, видеопродакшена и digital. Над задачами трудится команда из 40 штатных специалистов и около сотни фрилансеров, которые подключаются на конкретные задачи. 

В прошлом году мы реализовали более 400 проектов, от небольших задач на несколько часов работы до больших комплексных проектов длиной в пол года, в которых задействованы по несколько десятков человек. Если бы не те возможности по управлению бизнесом, которые открывает перед нами ПланФикс, мы бы уже давно сошли с ума от такого количества работы и попали в операционный коллапс.

Самый частый комплимент, который мы слышим от наших клиентов — «вы структурные и системные». Во многом такая оценка нашей работы со стороны обеспечена непрерывному и систематическому внедрению ПланФикса во все процессы агентства на протяжении последних 5 лет.

Зачем творческой индустрии нужны системы управления бизнесом

Когда мы принимали решение, что будем внедрять систему управления компанией, перед нами изначально встал достаточно непростой вызов, потому что креативная индустрия традиционно считается сложно автоматизируемой и сложно систематизируемой отраслью. 

Среднестатистическое агентство, продакшен или студия обычно работают в состоянии творческого хаоса, который принято воспринимать, как нормальное положение дел.

Мы считаем, что уровень креатива и конечных решений не зависит от уровня творческого бардака, поэтому у нас был и остаётся внутренний запрос на порядок. Мы стараемся этот порядок поддерживать, и ПланФикс нам в этом очень сильно помогает с первого дня его использования.

Для любого проектного бизнеса ПланФикс — отличный основной инструмент работы. Он позволил исключить хаос, добавил структурный подход ко всем бизнес-процессам: ведению проектов, найму, финансам, решению административных вопросов.

Почему выбрали ПланФикс   

Изначально мы использовали более простые решения, например, Trello. Но очень быстро отказались от такой идеи, потому что у Trello нет и 10% того функционала, который есть в ПланФиксе.

Просто таск-менеджера недостаточно, чтобы управлять таким бизнесом, как наш. Есть очень много моментов, касающихся работы с документами, автоматическими процессами и отчётами, которые в Trello были не реализуемы в принципе. Поэтому он у нас и не прижился. В целом это отличный инструмент, но для более простых задач и процессов.

Потом пробовали использовать Битрикс24. Там хорошо работает CRM, и, наверное, под неё всё в сервисе и заточено, но возникли некоторые другие проблемы.

Например, когда нам нужен был какой-то дополнительный функционал, приходилось использовать магазин виджетов и за дополнительные деньги постоянно докупать какие-то модули. Это всё работало совершенно непонятно, и нас не устроило.

Мы тестировали несколько разных сервисов. Если находили систему, которая закрывала какую-то из потребностей, то тут же выяснялось, что у неё не хватает чего-то другого.

Если сервис хорошо работал как таск-менеджер, значит у него была плохая CRM-система. Если с CRM-системой всё нормально, значит была какая-то проблема в базе контактов. Если и в контактах всё в порядке, значит были проблемы с автоматизацией. Не было такого понятия, как автоматические сценарии, процессы, алгоритмы. Если автоматизация работала хорошо, то возникали проблемы с учётом данных.

Постоянно чего-то не хватало, приходилось пробовать новые сервисы, пытаться их как-то совмещать, использовать параллельно, пока мы не открыли для себя ПланФикс.

В ПланФиксе собралась критическая масса модулей, необходимых нам. И, что самое важное, мы можем их настраивать с нуля. Например, создавать свои шаблоны задач и контактов, а не пытаться встроить наши потребности в изначально предложенные системой рамки. 

По мере развития бизнеса мы дорабатываем свою конфигурацию. Возможность совершенствовать и развивать процессы практически бесконечно – один из ключевых факторов, почему мы пользуемся ПланФиксом уже более 6 лет.

Расходы на внедрение: издержки или инвестиции

Первоначально мы попробовали внедрить ПланФикс своими силами, настроили какие-то базовые вещи, но в один момент поняли, что не справляемся, поэтому решили выбрать интегратора на сайте ПланФикса.

В итоге первоначальная настройка и внедрение стоили нам несколько сотен тысяч рублей. Эта сумма себя окупила уже 100 раз. Начинающим, в том числе и малым компаниям, не стоит скупиться на внедрение.

Экономия достигается за счёт автоматизации процессов и сокращения рутинных действий. В итоге, те задачи, для реализации которых без ПланФикса требовалось 3-4 человека, с ПланФиксом выполняет один.

Поэтому я бы не рассматривал расходы на внедрение ПланФикса как издержки. Это инвестиции. Тем более в нашем случае мы не просили интеграторов настроить базовые вещи. С планировщиками, шаблонами и прочим мы прекрасно справляемся сами. Нам нужна была именно глубоко проработанная автоматизация наших процессов, которую лучше доверить профессионалам.

Задачи, решенные благодаря ПланФиксу

• Автоматизация работы HR-менеджера
  Мы долго не нанимали HR-менеджера — справлялись общими усилиями команды. У нас настроена воронка откликов, которая автоматически собирает резюме из разных источников. Автоматически создаются контакты соискателей, затем происходит обработка откликов, затем формируются отчёты — всё это максимально автоматизировано. Сейчас у нас 2 HR-менеджера, а без ПланФикса нам точно потребовалось бы нанять для той же работы 3-5 человек.
• Управление проектами
  Все наши проекты мы ведём в ПланФиксе. Автоматизация рутинных операций, настроенные кнопки и сценарии здорово помогают экономить время. Если бы наши менеджеры управляли проектами в Google-таблицах или Trello, они бы успевали за день выполнить в 2 раза меньше полезных задач, чем сейчас. То есть ПланФикс серьёзно увеличивает пропускную способность и повышает эффективность работы.
• Документооборот
  В ПланФиксе мы ведём учёт и регистрацию документов. Благодаря автоматическому формированию документов по шаблонам значительно снизилось число ошибок в сметах. Мы практически полностью исключили человеческий фактор, не говоря уже о том, что так готовить документы попросту быстрее. Создаём коммерческие предложения на фирменных бланках одним кликом на кнопку, а сметы, созданные через аналитику, подтягиваются автоматически.

• Удалённая работа
  ПланФикс подходит для работы с сотрудниками на удалёнке. Например, у нас все дизайнеры фиксируют время работы над задачами. В итоге мы видим, что они делают, как долго и сколько надо заплатить.
• Экономика предприятия
  Финансовый учет ведем также в ПланФиксе. Для этого используем интеграцию с сервисом «Финолог». Из «Финолога» мы получаем входящие и исходящие платежи по счетам. Эта информация заносится в поля проекта и прибавляется к стоимости отработанного времени сотрудников. Затем всё суммируется, и мы получаем себестоимость проекта, которую можно всегда отслеживать. Единственный минус – интеграция с «Финологом» сторонняя, её мы заказывали у партнёра. Было бы здорово, если бы в ПланФиксе появилась «родная» интеграция от разработчиков, аналогично уже существующим интеграциям с Unisender, ChatGPT и другими, которыми мы тоже пользуемся.

Советы новичкам

Качественное внедрение потребует времени

Не бывает простых ответов на сложные вопросы. Если вы хотите внедрить в бизнес базовый таск-менеджер, на это уйдет один день. А если вы хотите внедрить ПланФикс, то до того момента, когда он раскроет все свои возможности и потенциал, может пройти значительно больше времени: полгода или даже год — и это нормально. Система абсолютно другого уровня и её интеграция не происходит моментально.

Это не означает, что все эти полгода вы вообще не сможете работать в ПланФиксе. Нет, чтобы настроить доски-планировщики, шаблоны задач и контактов нужно не так много времени. Вы можете это также сделать в первый же день, завести в ПланФикс сотрудников и начать раздавать задачи, работать по проектам.

Но чтобы автоматизировать все ваши бизнес-процессы, подготовить сценарии, задать алгоритмы операций для разных кнопок, подключить интеграции, потребуется больший срок.

Настраивайте ПланФикс поэтапно

Чтобы упростить внедрение, идите вперёд малыми шажками. Не нужно пытаться настроить сразу всё, но при этом из-за спешки сделать это плохо. Плохо настроенные процессы демотивируют вас и команду, и инструмент может не прижиться вовсе. Я регулярно рекомендую ПланФикс. И самая частая причина, почему люди не справляются с внедрением, — очень поспешная и поверхностная настройка всего сразу.

Потом переходите к следующему, и так до тех пор, пока все ваши процессы не будут автоматизированы. 

После окончания настройки вы сможете вернуться к тем блокам и процессам, которые завели в ПланФикс в самом начале, взглянуть на них сквозь призму возросшего опыта, перенастроить заново и оптимизировать. 

Не пытайтесь собрать зоопарк сервисов

Если вы выбрали какой-то сервис, нужно использовать максимум его возможностей, а не набирать целый зоопарк систем и потом в них путаться.

Сначала реализуйте весь потенциал ПланФикса. Сторонние сервисы и интеграции используйте только в том случае, если какую-то функцию ПланФикс не может выполнить самостоятельно, и вы в этом точно убедились.

Во всех остальных случаях сосредоточьтесь на расширении применения ПланФикса и его интеграции в ваши бизнес-процессы. Постепенно это будет приносить всё больше пользы и результата.

Не забывайте о наших социальных сетях: ВКонтакте, Telegram, Facebook, Twitter и YouTube-канал. Там появляются новости о доработках и новинках. Подпишитесь, чтобы ничего не пропустить.