Envoi d'e-mails depuis des boîtes aux lettres externes
Planfix peut envoyer des notifications par e-mail depuis des adresses e-mail externes. Vous pouvez configurer ces e-mails au niveau de l'utilisateur (depuis l'adresse e-mail externe d'un employé) ou au niveau du compte (depuis l'adresse e-mail externe d'une entreprise).
Cette fonctionnalité est le plus souvent utilisée pour faire en sorte que vos clients, partenaires et/ou prestataires reçoivent des e-mails depuis des adresses e-mail professionnelles ou personnelles, comme ils en ont l'habitude, tandis que vous effectuez tout votre travail dans Planfix.
Configuration des adresses e-mail externes
La configuration peut se faire dans Gestion du compte / Email / Messages sortants. Des instructions détaillées pour configurer les e-mails pour les employés et les entreprises sont disponibles ici :
- Paramètres de l'adresse e-mail externe de l'employé
- Paramètres de l'adresse e‑mail externe de l'entreprise
- Enregistrement dans le dossier Envoyés lors de l'envoi d'e-mails depuis une boîte aux lettres externe
- Activation d'une adresse e-mail externe lors de l'utilisation de l'authentification à deux facteurs
Utilisation de plusieurs adresses e-mail externes
- Lorsque vous ajoutez un projet (ou des projets) dans les paramètres d'une adresse e-mail externe d'entreprise, vous garantissez la communication automatique avec les contacts externes depuis cette adresse, pour toute tâche de l'un quelconque des projets listés.
- Supposons qu'un employé ait accès à plusieurs adresses e-mail (personnelles ou professionnelles) et que ces adresses soient disponibles dans le projet sur lequel l'employé travaille. Lorsqu'un commentaire est ajouté dans Planfix et qu'un contact externe doit être notifié, l'employé pourra sélectionner l'adresse depuis laquelle la notification est envoyée :
- Pour permettre à un employé ayant accès à plusieurs adresses e-mail de choisir laquelle utiliser lors de l'envoi d'une notification pour une tâche nouvellement créée (ou d'un e-mail) à un contact externe, le modèle utilisé pour créer cet e-mail doit contenir le champ système External email address. Si le champ est absent, vous devrez éditer le modèle et ajouter le champ dans l'un des champs :
Important
- Si un compte e-mail est configuré à la fois au niveau du compte et au niveau de l'utilisateur, ce sont les paramètres au niveau utilisateur qui seront appliqués. Cela permet d'utiliser une boîte aux lettres générale pour un groupe d'employés dans un compte (en la configurant au niveau du compte) et des adresses e-mail personnelles pour un autre groupe d'employés (en les configurant dans les fiches personnelles des employés).
- Seuls les comptes payants et premium peuvent envoyer des e-mails depuis des boîtes externes. Les utilisateurs avec des plans gratuits ne peuvent pas utiliser cette fonctionnalité. Leurs e-mails seront envoyés depuis les adresses e-mail internes des employés dans Planfix.
- Ces fonctionnalités seront disponibles pour les nouveaux comptes Planfix pendant la période d'essai afin que les nouveaux utilisateurs puissent les tester. Si un compte passe à un plan gratuit après sa période d'essai, les e-mails seront à nouveau envoyés depuis les adresses e-mail internes dans Planfix.
- Les paramètres n'affectent que les messages sortants. Les messages entrants doivent être redirigés vers une adresse e-mail interne Planfix.
- Nous recommandons d'ajouter au moins une adresse d'entreprise non liée à un projet spécifique afin que les e-mails vers les contacts externes de Planfix soient envoyés depuis cette adresse si vous travaillez sur des projets sans adresse définie pour l'envoi de messages ou sur des tâches sans projet.
Les e-mails arrivent dans le dossier spam du destinataire
- Si vous envoyez des e-mails via votre serveur, le serveur doit respecter les exigences imposées par les principaux serveurs de messagerie pour éviter que les destinataires ne les considèrent comme du spam. Planfix n'a aucune influence sur cet aspect.
- Assurez-vous que votre serveur dispose de: un enregistrement SPF et d'une signature DKIM.
Vous pouvez le vérifier avec l'outil de Google (de préférence si Google fournit la boîte mail) : Outil Google CheckMX.
Ou des services similaires, par exemple : ActiveCampaign DKIM SPF Check.
- Si le serveur est déjà utilisé pour l'envoi massif d'e-mails, inscrivez-vous sur postmaster.google.com pour vérifier la délivrabilité et la réputation de votre domaine. S'il y a des problèmes et de nombreuses plaintes, abonnez-vous au FBL (Feedback Loop) pour voir les réclamations.
Utilisation de services d'e-mails transactionnels
- Vous pouvez utiliser des services d'e-mails transactionnels fournis via SMTP API. Exemples de services :