Paramètres de l'adresse e‑mail externe de l'entreprise
- Depuis l'adresse e-mail personnelle (d'entreprise) de l'utilisateur.
- Depuis une adresse e-mail d'entreprise partagée utilisée par plusieurs (ou tous) utilisateurs.
Planfix prend en charge les deux configurations. Si les paramètres du compte e-mail sont configurés à la fois au niveau de l'entreprise et au niveau d'un Employé, les paramètres de l'Employé prévaudront. Cela permet à certains employés d'utiliser une boîte aux lettres d'entreprise partagée (configurée au niveau de l'entreprise) tandis que d'autres utilisent leurs adresses e-mail personnelles (configurées dans leur profil).
- Remarque : le serveur de messagerie doit prendre en charge le protocole POP3 pour la connexion.
Cette option est utilisée lorsque les e-mails destinés aux contacts externes doivent être envoyés depuis une adresse e-mail d'entreprise unique, partagée par plusieurs (ou tous) employés. Cette approche est le plus souvent utilisée par les équipes de support, où les membres de l'équipe sont anonymes et communiquent avec les clients au nom de l'organisation.
Si vous souhaitez que chaque Employé communique avec les contacts externes depuis sa propre adresse e-mail personnelle (y compris les adresses e-mail professionnelles personnelles), vous devez utiliser les employee external email address settings à la place.
Les paramètres de l'adresse e-mail externe de l'entreprise se trouvent dans Gestion du compte / E-mail / Messages sortants / Adresses e-mail externes de l'entreprise :
Lorsque vous choisissez cette option, vous voyez une liste d'adresses e-mail à partir desquelles l'entreprise peut envoyer des messages depuis Planfix. Par défaut, cette liste est vide. Vous pouvez ajouter des adresses e-mail externes :
Cliquer sur le bouton Ajouter une adresse e-mail externe ouvre une fenêtre avec les paramètres du compte e-mail. Dans cette fenêtre, vous pouvez sélectionner les paramètres par défaut d'un des services de messagerie populaires ou saisir les données pour un autre serveur de messagerie (y compris un serveur e-mail d'entreprise) :
En plus d'ajouter les informations nécessaires pour envoyer des e-mails depuis un serveur e-mail externe, vous pouvez également sélectionner des options supplémentaires dans cette fenêtre.
Par exemple, vous pouvez limiter l'accès aux adresses e-mail que vous avez créées en accordant l'accès uniquement à certains employés ou groupes :
Important
- Vous devez tester vos paramètres en cliquant sur le bouton Tester le compte. Si le test n'est pas concluant, vous ne pourrez pas enregistrer vos modifications et Planfix ne pourra pas envoyer de messages aux Contreparties.
- Si l'authentification à deux facteurs est activée dans le service de messagerie que vous utilisez, il se peut que vous deviez suivre un processus de connexion supplémentaire.
Utilisation des adresses e-mail externes de l'entreprise
Vous pouvez spécifier des Projets pour lesquels une certaine adresse e-mail doit être utilisée dans les paramètres de l'adresse e-mail de l'entreprise :
Cette approche vous permet de travailler comme plusieurs entreprises/marques depuis un seul compte et de choisir l'adresse depuis laquelle les e-mails seront envoyés aux clients pour des projets spécifiques. Les adresses e-mail ne seront pas disponibles dans d'autres projets, afin d'éviter les erreurs humaines.
Si vous ne spécifiez pas de projet pour une adresse e-mail, l'adresse e-mail sera disponible dans tous les projets. Vous pouvez choisir l'adresse depuis laquelle un e-mail sera envoyé à un contact externe en ajoutant une action.
Astuce: Vous devriez ajouter au moins une adresse e-mail d'entreprise qui n'est pas liée à un projet spécifique. Cela garantira que les e-mails aux contacts externes envoyés depuis Planfix utiliseront cette adresse si le travail est lié à des projets sans adresse e-mail dédiée ou à des tâches non associées à un Projet.
Erreur lors de l'envoi d'e-mails à des clients sans accès à Planfix
Si vous avez activé l'envoi d'e-mails depuis votre adresse e-mail d'entreprise et que vous recevez un message d'erreur, lisez attentivement le message. Votre serveur d'entreprise renvoie généralement cette erreur, et le message contient la raison pour laquelle l'e-mail n'a pas été envoyé ou livré. Les raisons les plus courantes sont décrites sur une page distincte.