Paramètres de l'adresse e-mail externe de l'employé
- Depuis l'adresse e-mail personnelle (corporate) de l'utilisateur.
- Depuis une adresse e-mail partagée de l'entreprise que plusieurs (ou tous) les utilisateurs utilisent.
Planfix prend en charge les deux configurations. Si les paramètres du compte e-mail sont configurés à la fois au niveau de l'entreprise et au niveau de l'employé individuel, les paramètres de l'employé prévaudront. Cela permet à certains employés d'utiliser une boîte aux lettres d'entreprise partagée (configurée au niveau de l'entreprise) tandis que d'autres utilisent leurs adresses e-mail personnelles (configurées dans leur profil).
- Remarque : le serveur de messagerie doit prendre en charge le protocole POP3 pour la connexion.
Cette option est utilisée lorsque les e-mails destinés aux contacts externes doivent être envoyés depuis les adresses e-mail personnelles des utilisateurs (y compris les adresses e-mail de l'entreprise).
C'est l'option la plus courante, car elle correspond à la manière dont la majorité des entreprises fonctionnent, chaque employé communiquant avec les contacts externes en son nom propre. Si vous avez besoin que plusieurs (ou tous) vos employés communiquent depuis une adresse e-mail partagée de l'entreprise, vous devez utiliser company external email address settings à la place.
Les paramètres d'adresse e-mail personnelle des employés se trouvent dans « Gestion du compte / Email / Messages sortants / Employee external email addresses » :
Lorsque vous sélectionnez un employé, vous voyez une liste d'adresses e-mail depuis lesquelles il peut envoyer des e-mails dans Planfix. Par défaut, cette liste est vide. Vous pouvez ajouter des adresses e-mail externes :
Cliquer sur le bouton « Ajouter une adresse e-mail externe » ouvre une fenêtre contenant les paramètres du compte e-mail. Dans cette fenêtre, vous pouvez sélectionner les paramètres par défaut d'un des services de messagerie populaires ou saisir les données d'un autre serveur de messagerie (y compris un serveur e-mail d'entreprise) :
En plus d'ajouter les informations nécessaires pour envoyer des e-mails depuis un serveur e-mail externe, vous pouvez aussi sélectionner des options supplémentaires dans cette fenêtre. Vous pouvez également spécifier les projets pour lesquels une adresse e-mail sera utilisée :
Cette approche vous permet d'utiliser un compte Planfix pour travailler comme plusieurs entreprises ou marques différentes. Vous pouvez choisir l'adresse e-mail qui sera utilisée pour contacter les clients pour des projets spécifiques.
Important
- Vous devez tester vos paramètres en cliquant sur le bouton Tester le compte. Si le test échoue, vous ne pouvez pas enregistrer vos modifications et Planfix ne pourra pas envoyer de messages aux contreparties.
- Si l'authentification à deux facteurs est activée dans le service de messagerie que vous utilisez, il se peut que vous deviez suivre un additional connection process.
Informations supplémentaires
Il existe une autre méthode pour accéder aux paramètres des adresses e-mail externes des employés — l'onglet « Employee external email addresses » dans la fiche utilisateur d'un employé :
Cet onglet fonctionne de la même manière que décrit ci‑dessus.
Erreur lors de l'envoi d'e-mails à des clients sans accès à Planfix
Si vous avez activé l'envoi d'e-mails depuis votre adresse e-mail d'entreprise et que vous obtenez un message d'erreur, lisez le message attentivement. Votre serveur d'entreprise retourne généralement cette erreur, et le message contient la raison pour laquelle l'e-mail n'a pas été envoyé ou livré. Les raisons les plus courantes sont exposées sur a separate page.