Synchronisierung mit Microsoft Outlook-Kalender
Planfix bietet eine Integration mit dem Microsoft Outlook-Kalender
Einrichtung
In einem vorgefertigten Terminplaner Kalender klicken Sie auf die drei Punkte, um das Dropdown-Menü zu öffnen, und wählen Sie "Einstellungen":
Im erscheinenden Fenster wechseln Sie zu "Integrationen" und klicken auf die Schaltfläche "Verknüpfen":
Klicken Sie anschließend im Popup-Fenster auf die Schaltfläche "Akzeptieren", um Planfix die Verwaltung von Ereignissen in Ihrem Outlook-Kalender zu erlauben:
Mitarbeiter/innen können ihre Aufgaben aus dem gemeinsamen Planfix-Kalender mit ihrem persönlichen Outlook-Kalender synchronisieren. Damit dies möglich ist:
- Der Kalender muss die Bedingung haben: "Zugewiesene/r" = Ich.
- Wie in den Bildern oben gezeigt, muss jede/r Mitarbeiter/in die Kalendersynchronisierung zwischen Planfix und seinem/ihrem Outlook-Kalender individuell aktivieren.
Nutzung der Synchronisation
Sobald die Verbindung hergestellt ist, fügt Planfix Aufgaben dem Outlook-Kalender hinzu, sodass dieser die Ereignisse aus Planfix widerspiegelt. Dies gilt auch für Änderungen von Aufgaben-/Ereignis-Fälligkeitsdaten und -Dauern. Neue Ereignisse erscheinen im Outlook-Kalender nahezu sofort. Beim Verknüpfen eines Outlook-Kalenders werden bis zu 300 Ereignisse gleichzeitig synchronisiert. Ereignisse für die kommende Woche werden einmal täglich gesendet, sofern die folgenden Bedingungen erfüllt sind: - Es wurden keine Änderungen an ihnen in Planfix vorgenommen. - In der Vorwoche gab es mehr als 300 Ereignisse. Aufgaben, die im Outlook-Kalender erstellt werden, werden in Planfix mit den in der synchronisierten Terminplaner-Liste angegebenen Parametern angelegt:
Wichtig
- Nachdem Sie die Synchronisation mit dem Outlook-Kalender aktiviert haben, ändern Sie nicht die Einstellungen im Tab "Kalendereinstellungen" von Planfix. Wenn Sie dies tun, wird im Outlook-Kalender ein neuer Kalender erstellt, da die Aufgaben nicht mehr korrekt mit dem alten synchronisiert werden. Konfigurieren Sie den Planfix-Kalender einmal, aktivieren Sie die Synchronisation und ändern Sie die Einstellungen danach nicht.
- Bei der Synchronisation mit Planfix wird dem Outlook-Kalender ein separater Kalender hinzugefügt. Ereignisse müssen daher in diesem dedizierten Kalender und nicht im Standardkalender angelegt werden.
- Jede Terminplaner-Liste in Planfix kann einen entsprechenden Kalender im Outlook-Kalender haben.
- Sie können den Kalender bei der Erstellung eines Ereignisses jeweils auswählen:
Hinweis
- Der Export erfolgt zu einem einzelnen Microsoft-Konto.
- Wenn eine Aufgabe aus dem Outlook-Kalender gelöscht wird, wird sie auch in Planfix gelöscht. Diese Funktion ist nur für kostenpflichtige und Premium-Konten verfügbar.
- Outlook-Kalender legt Beschränkungen für die Anzahl der Synchronisationsvorgänge fest. Werden diese Beschränkungen überschritten, wird die Synchronisation für den Filter, der das Problem verursacht hat, automatisch deaktiviert.
- Erinnerungen werden nicht zwischen Planfix und dem Outlook-Kalender synchronisiert.
- Die Person, die die Integration konfiguriert, ist die/die Zuweisende aller aus dem Kalender generierten Aufgaben, unabhängig davon, welche E-Mail für die Integration verwendet wurde.
- Änderungen an Aufgabentiteln im Outlook-Kalender werden nach Planfix übertragen. Diese Regel gilt jedoch nicht für Aufgaben, die innerhalb eines Projekts erstellt wurden, da der Outlook-Kalender projektbezogene Aufgaben nicht unterstützt:
- Beim Synchronisieren mit dem Outlook-Kalender gelten folgende Regeln für die Zeitübertragung:
- Wenn Sie den Vollständiger Kalender Modus verwenden, werden Aufgaben- und Daten-Tag-Daten übertragen, wodurch zwei Ereignisse im Outlook-Kalender erstellt werden.
- Wenn Sie den Stundenansicht Modus verwenden, werden nur Daten-Tag-Daten übertragen, was zu einem einzigen Ereignis im Outlook-Kalender führt.