Grundlegende Planfix-Aktionen
Wo Sie eine Liste Ihrer Aufgaben sehen
- Der Terminplaner-Bereich: Wenn Sie sich bei Planfix anmelden, gelangen Sie zu Ihrem zusammenfassenden Terminplaner, wo Sie Ihre Aufgaben nach Tag sehen, Aufgaben einfach für den gewünschten Tag/Zeitpunkt festlegen und Aufgaben delegieren können.
- Der Aufgaben-Bereich:
- Posteingang - Ihnen zugewiesene Aufgaben
- Gesendet - Aufgaben, die Sie zugewiesen haben
- Der Projekte-Bereich:
- Sie können Aufgaben projektübergreifend einsehen
Eine Aufgabe annehmen
Aufgaben werden Ihnen zugewiesen. Jede Aufgabe muss angenommen werden:
- Wenn Sie eine E-Mail über eine neue Aufgabe erhalten, können Sie in der E-Mail auf Akzeptieren klicken
- Wenn Sie auf Planfix sind:
- Sie sehen ein neues Ereignis in Ihrer Aktivität Chronik (die erste Liste im zusammenfassenden Terminplaner), öffnen die Aufgabe und klicken auf Akzeptieren;
- oder Sie gehen zu Aufgaben - Posteingang - Neu, öffnen die neue Aufgabe und klicken auf die Schaltfläche Akzeptieren
Eine Aufgabe besprechen
Wenn Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wurde, die besprochen werden muss, sollte dies innerhalb von Planfix durch Hinzufügen von Aktionen zur Aufgabe erfolgen. Es gibt viele Möglichkeiten, eine Aktion zur Aufgabe hinzuzufügen. Am häufigsten geht man wie folgt vor:
- Aktivitätschronik im zusammenfassenden Terminplaner: Klicken Sie in der Liste auf den Aufgabennamen; dann sehen Sie alle Aktivitäten und Kommentare zur Aufgabe. Schreiben Sie Ihren Kommentar (eine Frage, eine Klarstellung usw.) in das dafür vorgesehene Feld oben im Kommentarthread. Wählen Sie die Aufgabenbeteiligten, die Ihre Nachricht sehen sollen, aus der oben über dem Kommentarfeld befindlichen Liste aus. Klicken Sie auf Hinzufügen, und Ihr Kommentar erscheint im Thread. Die ausgewählten Teilnehmer/innen werden benachrichtigt.
- Der Aufgaben-Bereich: finden Sie die gewünschte Aufgabe, gehen Sie dorthin, und Sie sehen alle dort hinzugefügten Aktionen und Kommentare. Folgen Sie den gleichen Schritten wie oben. Wichtig: Sie müssen die Personen auswählen, die über Ihren Kommentar informiert werden sollen, sonst erhalten sie keine Benachrichtigung.
- Per E-Mail: Antworten Sie auf eine E-Mail von Planfix mit einer Benachrichtigung über eine neue Aufgabe oder Aktion, wird Ihre Antwort als Kommentar zur Aufgabe hinzugefügt. Dieselben Aufgabenbeteiligten, die über die Aufgabe oder den Kommentar benachrichtigt wurden, auf den Sie geantwortet haben, werden über Ihren Kommentar informiert. Sie können diese Methode nutzen, um über eine Aufgabe zu kommunizieren, ohne die Planfix-Seite zu besuchen.
Weitere Aktionen
Alle Arbeiten an einer Aufgabe werden mit Aktionen in der Aufgabenkarte dokumentiert. Zum Beispiel:
- Datei hinzufügen: Neue Aktion - Klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol:
- Erinnerung hinzufügen: Neue Aktion - Klicken Sie auf das Glocken-Symbol:
- Daten-Tag hinzufügen: Neue Aktion - Klicken Sie auf das Daten-Tag-Symbol:
Beim Hinzufügen eines Kommentars erscheinen erweiterte Funktionen zum Hinzufügen von Aktionen:
Merken Sie sich: Das Hinzufügen einer Aktion zu einer Aufgabe ist die beste Möglichkeit zu zeigen, dass Sie an ihr arbeiten.
Wenn eine Aufgabe zur Prüfung bereit ist
Es reicht nicht aus, die Aufgabe nur zu beenden; Sie müssen der Person, die sie zugewiesen hat, Bescheid geben. Dazu:
- gehen Sie zur Aufgabe und fügen eine neue Aktion hinzu (siehe vorherigen Abschnitt)
- wählen Sie Neuer Status in der Aktion: Zur Prüfung bereit
- speichern Sie die Aktion
Die/Der Zuweisende erhält eine Benachrichtigung, dass Sie die Aufgabe abgeschlossen haben, und kann sie prüfen und abschließen. Wenn die/der Zuweisende der Meinung ist, die Aufgabe sei nicht korrekt abgeschlossen worden, ändert sie/er den Status wieder auf In Arbeit und teilt Ihnen mit, was Sie ändern müssen.