Grundlegende Planfix-Aktionen
Wo Sie eine Liste Ihrer Aufgaben sehen
- Der Terminplaner-Bereich: Wenn Sie sich bei Planfix anmelden, gelangen Sie zu Ihrem zusammenfassenden Terminplaner, in dem Sie Ihre Aufgaben nach Tagen sehen, Aufgaben einfach für den gewünschten Tag/die gewünschte Zeit festlegen und Aufgaben delegieren können.
- Der Aufgaben-Bereich:
- Posteingang - Ihnen zugewiesene Aufgaben
- Postausgang - Aufgaben, die Sie zugewiesen haben
- Der Projekte-Bereich:
- Sie können Aufgaben in bestimmten Projekten überblicken
Eine Aufgabe annehmen
Aufgaben werden Ihnen zugewiesen. Jede Aufgabe muss angenommen werden:
- Wenn Sie eine E‑Mail über eine neue Aufgabe erhalten, können Sie in der E‑Mail auf Akzeptieren klicken
- Wenn Sie auf Planfix sind:
- Sie sehen ein neues Ereignis in Ihrer Aktivität Chronik (die erste Liste im zusammenfassenden Terminplaner), öffnen die Aufgabe und klicken auf Akzeptieren;
- oder Sie gehen zu Aufgaben - Posteingang - Neu, öffnen die neue Aufgabe und klicken auf die Schaltfläche Akzeptieren
Über eine Aufgabe diskutieren
Wenn Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wurde, die besprochen werden muss, sollte dies in Planfix erfolgen, indem Sie Aktionen zur Aufgabe hinzufügen. Es gibt viele Möglichkeiten, eine Aktion hinzuzufügen. Meistens geht man wie folgt vor:
- Aktivitätschronik im zusammenfassenden Terminplaner: Klicken Sie in der Liste auf den Aufgabennamen; dann sehen Sie alle Aktivitäten und Kommentare zur Aufgabe. Schreiben Sie Ihren Kommentar (eine Frage, Klarstellung usw.) in das dafür vorgesehene Feld oben im Kommentarthread. Wählen Sie die Teilnehmer/innen der Aufgabe aus, die Ihre Nachricht sehen sollen, aus der Liste oberhalb des Kommentarfelds aus. Klicken Sie auf Hinzufügen, und Ihr Kommentar erscheint im Thread. Die von Ihnen ausgewählten Teilnehmer/innen werden benachrichtigt.
- Der Aufgaben-Bereich: suchen Sie die benötigte Aufgabe, öffnen Sie diese, und Sie sehen alle Aktionen und Kommentare, die zu ihr hinzugefügt wurden. Folgen Sie den gleichen Schritten wie oben. Wichtig: Sie müssen die Personen auswählen, die über Ihren Kommentar informiert werden sollen, sonst erhalten sie keine Benachrichtigung.
- Per E‑Mail: Wenn Sie auf eine E‑Mail von Planfix antworten, die eine Benachrichtigung über eine neue Aufgabe oder Aktion enthält, wird Ihre Antwort als Kommentar zur Aufgabe hinzugefügt. Die gleichen Teilnehmer/innen der Aufgabe oder des Kommentars, die bereits benachrichtigt wurden, werden über Ihren Kommentar informiert. Sie können diese Methode nutzen, um über eine Aufgabe zu kommunizieren, ohne die Planfix‑Website zu besuchen.
Zusätzliche Aktionen
Alle Arbeiten an einer Aufgabe werden mit Aktionen in der Aufgabenkarte dokumentiert. Zum Beispiel:
- Datei hinzufügen: Neue Aktion - Klicken Sie auf das Büroklammer‑Symbol:
- Erinnerung hinzufügen: Neue Aktion - Klicken Sie auf das Glocken‑Symbol:
- Daten‑Tag hinzufügen: Neue Aktion - Klicken Sie auf das Daten‑Tag‑Symbol:
Erweiterte Funktionen zum Hinzufügen von Aktionen erscheinen beim Hinzufügen eines Kommentars:
Merken Sie sich: Das Hinzufügen einer Aktion zu einer Aufgabe ist die beste Möglichkeit zu zeigen, dass Sie daran arbeiten.
Wenn eine Aufgabe zur Kontrolle fertig ist
Es reicht nicht, eine Aufgabe nur abzuschließen; Sie müssen der Person, die sie zugewiesen hat, Bescheid geben. Dazu:
- gehen Sie zur Aufgabe, fügen Sie eine neue Aktion hinzu (siehe vorherigen Abschnitt)
- wählen Sie Neuer Status in der Aktion: Bereit zur Überprüfung
- speichern Sie die Aktion
Die/der Zuweisende erhält eine Benachrichtigung, dass Sie die Aufgabe abgeschlossen haben, und kann diese prüfen und finalisieren. Wenn die/der Zuweisende der Meinung ist, dass die Aufgabe nicht korrekt erledigt wurde, wird der Status wieder auf In progress gesetzt und Sie werden informiert, was Sie korrigieren müssen.