Übernehmen Sie das wichtigste Prinzip
Um Planfix in Ihrem Unternehmen einzuführen, müssen sich alle auf eines sehr Wichtiges einigen:
Alle arbeitsbezogene Kommunikation darf ausschließlich in Planfix stattfinden.
Nicht per E-Mail, nicht über Skype, nicht in Telefongesprächen und nicht persönlich — sondern in Planfix-Aufgaben.
Natürlich können Sie andere Kommunikationsformen nicht vollständig verbieten, und manchmal ist es einfach praktischer, ein 15-minütiges Treffen abzuhalten, um etwas Wichtiges zu besprechen. Wenn das jedoch passiert, sollte die für das Meeting Verantwortliche oder der Verantwortliche unmittelbar nach dem Treffen oder Anruf Notizen in Planfix hinzufügen und alle getroffenen Vereinbarungen festhalten.
Warum ist das so wichtig?
Wenn diese Regel nicht von Anfang an eingeführt wird, wird Planfix lediglich ein weiteres Kommunikationsmittel der Mitarbeitenden sein. Außerdem wird es zur letzten Priorität für Kommunikation, da die Leute an die alten Werkzeuge gewöhnt sind, die sie vor Planfix genutzt haben. Das ist nicht gut. Wenn die Leute bei ihren alten Werkzeugen bleiben, kann Planfix die Probleme nicht lösen, für die es geschaffen wurde.
Viele Unternehmen funktionieren ungefähr so: Eine Aufgabe wird per E-Mail vergeben; sie wird über WhatsApp und mehrfach telefonisch besprochen; und die Aufsichtsperson erkundigt sich persönlich nach Minderleistungen. Wenn wir Planfix einfach zu diesem Durcheinander hinzufügen, ohne dessen Nutzung durchzusetzen, ändert sich nichts: Selbst wenn eine Aufgabe in Planfix zugewiesen wurde, sie aber wie zuvor über Viber oder Skype besprochen wird, wird die Aufsichtsperson nervös und die Mitarbeitenden werden persönlich zur Rede gestellt, weil die Aufgabe nicht rechtzeitig erledigt wurde.
Wahrscheinlich haben Sie die Suche nach einem Managementsystem begonnen, weil derzeit alle Informationen darüber, was Ihr Unternehmen tut, verstreut sind. Teile davon befinden sich im Kopf der Menschen, andere in ihren Notizen und wieder andere in Gesprächen — und es gibt kein Gesamtbild dessen, was vor sich geht. Eine ordnungsgemäße Implementierung von Planfix hilft Ihnen, all diese Informationen an einem Ort zu sammeln. Erst dann haben Sie ein effektives Management-Werkzeug.
Deshalb raten wir Ihnen, die Einführung von Planfix damit zu beginnen, Ihre Kolleginnen und Kollegen darüber zu informieren.