Übernehmen Sie das wichtigste Prinzip
Um Planfix in Ihrem Unternehmen einzuführen, müssen sich alle auf eine sehr wichtige Sache einigen:
All work-related communication must only take place within Planfix.
Nicht per E-Mail, nicht über Skype, nicht am Telefon und nicht persönlich — sondern in Planfix-Aufgaben.
Man kann andere Kommunikationsformen natürlich nicht verbieten, und manchmal ist es einfach praktischer, ein 15-minütiges Treffen zu haben, um etwas Wichtiges zu besprechen. Wenn das jedoch passiert, sollte die verantwortliche Person der Besprechung unmittelbar danach Notizen in Planfix hinzufügen und alle getroffenen Vereinbarungen festhalten.
Warum ist das so wichtig?
Wenn diese Regel nicht von Anfang an eingeführt wird, bleibt Planfix nur ein weiteres Kommunikationsmittel für Mitarbeiter/innen. Außerdem wird es zur letzten Priorität für Kommunikation, da die Leute an die alten Werkzeuge gewöhnt sind, die sie vor Planfix benutzt haben. Das ist nicht gut. Wenn Menschen bei ihren alten Werkzeugen bleiben, kann Planfix die Probleme nicht lösen, für die es gedacht ist.
Viele Unternehmen arbeiten in etwa so: Eine Aufgabe wird per E-Mail vergeben; sie wird über WhatsApp und zweimal am Telefon besprochen; und die Aufsichtsperson erkundigt sich persönlich wegen Minderleistung. Wenn wir Planfix nur zu diesem Durcheinander hinzufügen und seine Nutzung nicht durchsetzen, ändert sich nichts: Selbst wenn eine Aufgabe in Planfix zugewiesen wurde, aber dann wie zuvor über Viber oder Skype diskutiert wird, wird die Aufsichtsperson nervös und die Mitarbeiter/innen zu einem persönlichen Gespräch herbeirufen, weil die Aufgabe nicht rechtzeitig erledigt wurde.
Wahrscheinlich haben Sie mit der Suche nach einem Managementsystem begonnen, weil derzeit alle Informationen darüber, was Ihr Unternehmen tut, verstreut sind. Teile davon sind im Kopf der Menschen gespeichert, andere Teile in ihren Notizen und wieder andere in ihren Gesprächen — und es gibt kein Gesamtbild dessen, was vor sich geht. Die richtige Einführung von Planfix hilft Ihnen, all diese Informationen an einem Ort zu sammeln. Nur dann haben Sie ein effektives Management-Tool.
Deshalb raten wir Ihnen, die Einführung von Planfix damit zu beginnen, Ihre Kolleginnen und Kollegen darüber zu informieren.