Kolleg/innen über die Umsetzung benachrichtigen
Wir empfehlen, die Einführung von Planfix mit einer Ankündigung wie der folgenden zu beginnen:
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
Ab Montag wird sich unser Arbeitsalltag ändern. Alle arbeitsbezogenen Kommunikationen werden in Planfix stattfinden. Alles, was Sie bisher per E‑Mail oder ICQ geschrieben haben, und alles, was Sie bisher telefonisch oder per Skype besprochen haben, soll nun in Planfix erfolgen. Wenn die Kommunikation über Planfix nicht möglich oder umständlich ist (z. B. wenn Sie sich persönlich getroffen und etwas vereinbart haben), dann sollte das Ergebnis dieser Kommunikation unmittelbar danach in Planfix eingetragen werden.
Warum ist das wichtig?
- Damit wir jederzeit sehen können, was jede/r tun soll und bis wann
- Damit wir jederzeit wissen, wer wofür verantwortlich ist und wer den Prozess gerade verzögert
- Damit wir jederzeit nachvollziehen können, wie die Arbeit an einer Aufgabe voranschreitet: wer was und wann getan hat
Wir werden dann nicht mehr hören: „Die E‑Mail habe ich nicht bekommen…“, „Das hat mir niemand gesagt…“, „Das habe ich vergessen…“ usw.
Zur Vorbereitung auf Planfix habe ich allen eine persönliche Einladung in das System geschickt. Eure Aufgabe ist es, euch über den Link in dieser E‑Mail bei Planfix anzumelden, einen Benutzernamen und ein Passwort zu erstellen und euer Profil auszufüllen (das Hochladen eines Fotos oder Avatars ist Pflicht).
Ich wäre sehr froh, wenn ihr bis Montag geübt hättet, euch gegenseitig Aufgaben in Planfix zuzuweisen.