Синхронизация с Microsoft Outlook Calendar
В ПланФиксе есть интеграция с Microsoft Outlook Calendar.
Настройка
В заранее созданном календаре Планировщика кликните на три точки для вызова выпадающего меню и выберите в нём пункт «Редактировать»:
В появившемся окне перейдите в «Интеграции» и нажмите кнопку «Подключить»:
Далее нажмите кнопку «Принять» в окошке с запросом от ПланФикса на управление событиями в календаре Outlook:
Сотрудники могут синхронизировать свои задачи из общего календаря в ПланФиксе со своим личным Outlook Calendar. Для этого необходимо:
- Чтобы в календаре было указано условие: «Исполнитель» = Я.
- Затем каждый сотрудник должен самостоятельно включить синхронизацию календаря из ПланФикса со своим Outlook Calendar, как показано на картинках выше.
Использование синхронизации
После установления связи, добавленные в ПланФиксе задачи будут отображаться в Outlook Calendar, а добавленные в Outlook Calendar мероприятия окажутся в ПланФиксе.
То же касается и изменения сроков и продолжительности задач/мероприятий.
Новые события появляются в Outlook-календаре практически сразу. При привязке Outlook-календаря в него отправляются события на любой срок в пределах количества в 300 событий.
События на следующую неделю отправляются раз в сутки при соблюдении следующих условий:
- по ним не было изменений в ПланФиксе;
- в предыдущую неделю событий было больше 300.
Задачи, созданные в Outlook Calendar будут создаваться в ПланФиксе с теми параметрами, которые указаны в синхронизированном списке Планировщика:
Важно
- Включив синхронизацию с Outlook Calendar, не изменяйте настройки во вкладке Параметры календаря ПланФикса. Если вы внесёте изменения, в Outlook Calendar будет создан новый календарь, т.к. в старый начнут попадать не те задачи. Чтобы такого не происходило, один раз настройте календарь в ПланФиксе, включите синхронизацию и больше не меняйте параметры.
- При синхронизации с ПланФиксом в Outlook Calendar добавляется отдельный календарь, поэтому события нужно добавлять в этот календарь, а не в стандартный, в который они попадают по умолчанию.
- Для каждого списка Планировщика ПланФикса можно создать свой календарь в Outlook.
- Календарь можно выбирать каждый раз при создании события:
Обратите внимание
- Экспорт производится в один аккаунт Microsoft.
- При удалении задачи из Outlook Calendar она будет удалена в ПланФиксе. Данная возможность доступна только для платных и премиум-аккаунтов.
- Outlook Calendar устанавливает лимиты на количество операций по синхронизации. В случае их превышения происходит автоматическое отключение синхронизации фильтра, который это вызвал.
- Напоминания между ПланФиксом и Outlook Calendar не синхронизируются.
- Постановщиком задачи, создаваемой из Календаря, становится тот сотрудник, кто настраивал интеграцию, независимо от того, чья почта использовалась для интеграции.
- Сделанные в Outlook Calendar изменения в названиях задач отправляются в ПланФикс. Но это правило не работает для задач, созданных в рамках проекта, так как Outlook Calendar не поддерживает работу с ними:
- При синхронизации с Outlook-календарем работают следующие правила передачи времени:
- Если вы используете Календарь полный, передаются даты задачи и даты аналитики — то есть в Outlook-календаре будут созданы два события.
- Если вы используете Календарь почасовой, передаются только даты аналитики — в Outlook-календаре будет создано одно событие.