Рекомендации по работе с внешней почтой
Рекомендуем следующий способ работы с электронной почтой в Planfix
- Входящие письма поступают во внешний почтовый ящик, предоставленный сервисом с качественным спам-фильтром, например Gmail или почтовым сервером вашей компании.
- Настройте автоматическую пересылку писем в Planfix. Письма можно пересылать в виртуальный почтовый ящик, где удобно настраивать правила обработки писем и создавать задачи из писем в проектах. Также письма можно пересылать, например, на внутренний адрес электронной почты коллеги.
- Добавив настройки своего почтового аккаунта в Planfix, вы сможете отвечать клиентам с того же внешнего почтового ящика, на который они написали.
Такая настройка позволяет вести всю переписку с клиентами в Planfix
- Новые письма на ваш адрес электронной почты будут автоматически становиться задачами в Planfix. Если в Planfix еще нет контакта с таким адресом электронной почты, для отправителя будет создан контакт.
- Комментарии, которые вы добавляете к задаче, будут отправляться клиенту или другому внешнему контакту как обычные письма (только если вы уведомите его о комментарии). Такой подход позволяет использовать задачи для общения с коллегами и уведомлять клиентов только о комментариях, которые им нужно увидеть.
- Ответ внешнего контакта на комментарий в Planfix будет добавлен к той же задаче, что и исходный комментарий. Пользователи, которых уведомили об исходном комментарии, получат уведомление и о новом ответе. Это соответствует привычному способу общения, когда в переписке участвует несколько получателей.
Защита от спама
Описанный способ уменьшает количество спама, которое вы будете получать, поскольку большинство нежелательных писем будут отфильтрованы вашим почтовым сервисом.
Если спам все же начнет поступать, вы всегда можете изменить внутренний адрес электронной почты Planfix:
- Если вы используете личный адрес электронной почты, измените его, сменив имя пользователя в Planfix. Имя пользователя — важная составляющая вашего внутреннего адреса электронной почты. При смене имени пользователя изменится и адрес электронной почты.
Обратите внимание: сообщите об изменении адреса электронной почты людям, с которыми вы общаетесь.
- Если вы используете виртуальный адрес электронной почты, удалите его и создайте новый. Повторная настройка правил обработки писем может показаться неудобной, но если вы получаете много спама, это будет не так уж сложно.