Работа в конфигурации Учет услуг

Материал из ПланФикс
Перейти к: навигация, поиск

Текущая работа в конфигурации Учет услуг заключается в добавлении данных об оказываемых услугах в задачи и формировании на их основании нужных документов.


Формирование документов


Ввод данных об услугах

Для того, чтобы распечатать счет или акт выполненных работ, необходимо внести данные для него в задачу. Это может быть любая существующая задача, в которой идет работа с клиентом, или задача, специально созданная для выставления счета.

Шаблоны документов, входящие в состав конфигурации, используют контрагента задачи — он подставляется в качестве Покупателя (Заказчика). Убедитесь, что в задаче указан контрагент:

rrN6Dn.png


Табличная часть счета и акта берется из входящей в состав конфигурации аналитики Услуга, прикрепленной к задаче. Соответственно, вам необходимо добавить к задаче столько записей этой аналитики, сколько строк должно быть в итоговом документе.

  • Вы можете добавлять аналитику как в тело самой задачи при ее создании:

yr6prV.png


  • Так и отдельным комментарием к существующей задаче:

IVZkuI.png


  • Выберите из списка аналитику Услуга:

uwyqo3.png


  • Добавьте нужное количество записей аналитики, по одной записи для каждой услуги:

AQq6VF.png


  • Сохраните введенные данные.


Создание документа

Для создания документа (счета или акта):

  • Убедитесь, что необходимые данные (контрагент и аналитики) добавлены в задачу.
  • Добавьте к задаче новый файл (пиктограмма с изображением скрепки), выберите опцию создания документа по шаблону и укажите нужный шаблон:

4JUp2Z.png


  • При необходимости откорректируйте номер и дату документа:

qtArVv.png


  • Сохраните комментарий. К задаче будет автоматически прикреплен документ, созданный по выбранному шаблону и наполненный данными из задачи:

GCf666.png


Его можно просмотреть, скачать, распечатать, отправить клиенту и т.п.


Примечания:

  • При создании задачи или комментария можно одновременно добавить аналитику и создать документ:

En694f.png


  • Вы можете сразу отправить документ клиенту или подрядчику, которому он предназначен. Для этого:
    • если документ создается при создании задачи:
      • укажите клиента в роли исполнителя этой задачи (у клиента должен быть указан email);
      • дайте задаче название, которое станет темой письма клиенту;
      • в описании задачи изложите сопроводительный текст, адресованный клиенту;
      • добавьте аналитику и документ, создаваемый по нужному шаблону.
В итоге клиент получит письмо с приложенным к нему документом. Его ответ на это письмо попадет в задачу в виде нового комментария и вы сможете продолжить с ним переписку прямо из ПланФикса.
    • если документ создается при написании комментария:
      • отметьте клиента в блоке "Уведомить"
      • в тексте комментария напишите обращение к клиенту, которое станет текстом письма;
      • прикрепите к комментарию аналитику и документ, создаваемый по нужному шаблону:

eIhrvf.png


В итоге клиент получит письмо с темой, соответствующей названию задачи, в которой вы добавили комментарий, с приложенным к нему документом. Его ответ на это письмо попадет в задачу в виде нового комментария и вы сможете продолжить с ним переписку прямо из ПланФикса.
  • При генерации файла есть возможность выбрать формат PDF - этот вариант удобно использовать при отправке клиенту документов с подписью и печатью.
  • Если вы добавляете документ к задаче, то в его табличную часть войдут все аналитики, внесенные в эту задачу, даже если они были внесены в разное время в разных действиях. Если вам нужно создать документ с данными аналитики только из одного добавленного ранее комментария, можно сделать это через меню дополнительных операций с действием:

MCqYef.png


  • Одни и те же данные, внесенные в задачу, могут использоваться для генерации разных документов. Например, и счет, и акт выполненных работ могут использовать одну и ту же табличную часть (данные из аналитики) с перечнем оказанных услуг. Таким образом вы можете по одной и той же задаче сгененировать счет и акт для клиента, ничего не добавляя в нее дополнительно.


Нумерация документов

При добавлении документа конкретного типа (например, счета) в первый раз, система автоматически предложит для него номер 1. Вы можете изменить этот номер на другой:

ZHcV33.png


При добавлении следующего счета ПланФикс автоматически прибавит к этому номеру единицу. Вы также сможете поменять его, если это будет необходимо.


Полезные ссылки


Перейти