Аналитика и пользовательские поля: чем отличаются и как использовать?
Аналитики и Пользовательские поля задачи обладают похожим функционалом, поэтому может возникнуть вопрос в чем же разница между ними и в каких случаях правильно использовать аналитику, а в каких - поля.
Основные отличия
Существует два основных отличия аналитики от поля, добавленного в задачу:
1. Аналитика может содержать набор полей разных типов. Это позволяет использовать ее для добавления комплексных данных. Например, в одной строке аналитики вносится дата платежа, его сумма и назначение. Это 3 поля разных типов, объединенные в одну общую единицу данных "Платеж".
2. К одной задаче можно прикрепить любое количество аналитик. Это позволяет использовать аналитику для накопления данных и дает дополнительные возможности для их учета по сравнению с полями (см. примеры в следующем разделе).
Как правильно использовать?
Пользовательские поля задачи удобно использовать для отражения значений, которые появляются в объекте (задаче, контакте и т.д.) один раз и не накапливаются в ходе его существования.
Примеры использования пользовательских полей задачи:
- Адрес доставки в задаче-заявке;
- ФИО водителя в путевом листе;
- Выделенный на задачу бюджет в часах
Аналитики обычно используются там, где нужен накопительный учет, так как они позволяют прикрепить к задаче несколько блоков с однотипными данными.
Примеры использования аналитик:
- Строки заказа в задаче-заявке (1 строка - 1 запись аналитики)
- Точки маршрута в путевом листе
- Фактически затраченное на задачу время в часах (по 1 записи аналитики на каждый подход к задаче)
Разница на примере
Представьте, что вам необходимо вести расходы по задачам. Такой учет можно поставить одним из двух способов:
- Добавить к задаче поле "Расходы"
- Добавить к задаче аналитику "Расходы"
При внешней похожести, использование аналитики в данном случае ощутимо удобнее. Внося в задачу аналитику "Расходы", вы автоматически ведете учет затраченных в ходе выполнения этой задачи денежных средств. При этом достаточно просто добавить очередную строку аналитики этого типа, чтобы вести накопительный учет. Даже в случае возникновения ошибки, ее легко найти - достаточно посмотреть какие данные и в какое время вносились.
В случае же с добавлением в задачу поля "Расходы", для ведения накопительного учета расходов вам пришлось бы каждый раз добавлять к уже накопленному в этом поле значению сумму очередных затрат и заменять значение в поле на новое. Помимо того, что это неудобно чисто технически, существует ненулевая вероятность совершения ошибки в процессе расчетов или редактирования данных. Выявить такую ошибку будет очень непросто.
Совместное использование
Примером совместного использования пользовательских полей и аналитик может служить учет плана и факта затраченных на задачу средств:
- План (бюджет) задачи удобно вносить в пользовательское поле, так как он представляет собой точное число, которое один раз согласовано и внесено.
- Фактические затраты удобнее вносить аналитикой, так как в течение жизненного цикла задачи таких затрат может быть много и вносятся они, как правило, частями в процессе их совершения.
Отчет позволяет вывести в общей таблице план из пользовательского поля задачи, факт из аналитик и провести нужные вычисления.