Recomandări pentru utilizarea adreselor de email extern
De la Planfix
Recomandăm următoarea metodologie pentru lucrul cu e‑mailurile în Planificator
- E‑mailurile primite sunt trimise către o cutie poștală externă furnizată de un serviciu cu filtru anti‑spam de calitate, precum Gmail sau serverul de e‑mail al companiei dvs.
- Configurați redirecționarea automată în Planfix. E‑mailurile pot fi redirecționate către o cutie poștală virtuală, unde este ușor să configurați reguli pentru procesarea mesajelor și crearea de sarcini din e‑mailuri în proiecte; sau e‑mailurile pot fi redirecționate, de exemplu, către adresa de e‑mail internă a unui coleg.
- Adăugând setările contului dvs. de e‑mail în Planfix, vă asigurați că veți răspunde clienților din aceeași cutie poștală externă de la care v-au scris.
Această configurare vă permite să gestionați toată comunicarea cu clienții în Planificator
- Noile e‑mailuri trimise către adresa dvs. de e‑mail vor deveni automat sarcini în Planfix. Un nou contact va fi creat pentru persoana care a trimis e‑mailul dacă nu aveți deja în Planfix un contact cu această adresă de e‑mail.
- Comentariile pe care le adăugați la această sarcină vor fi trimise clientului sau altui contact extern sub formă de e‑mailuri obișnuite (doar dacă îi notificați despre comentariu). Această abordare vă permite să folosiți sarcinile pentru a comunica cu colegii, notificând clienții doar când există un comentariu pe care trebuie să‑l vadă.
- Răspunsul unui contact extern la un comentariu din Planfix va fi adăugat la aceeași sarcină ca și comentariul inițial. Aceiași utilizatori care au fost notificați despre comentariul inițial vor fi notificați și despre noul răspuns. Acest lucru reproduce modul obișnuit de comunicare în care sunt implicați mai mulți destinatari.
Protecție împotriva spamului
Metoda descrisă reduce cantitatea de spam pe care o veți primi, deoarece majoritatea mesajelor de tip spam vor fi prinse de filtrele anti‑spam ale serviciului dvs. de e‑mail.
Puteți oricând să vă schimbați adresa de e‑mail internă în Planfix dacă totuși primiți spam:
- dacă folosiți adresa dvs. personală de e‑mail, o puteți schimba prin modificarea numelui de utilizator în Planfix. Numele de utilizator este o componentă importantă a adresei dvs. de e‑mail interne. Când vă schimbați numele de utilizator, vă schimbați adresa de e‑mail.
Vă rugăm să rețineți: va trebui să anunțați persoanele cu care comunicați despre schimbarea adresei dvs. de e‑mail.
- dacă folosiți o adresă de e‑mail virtuală, o puteți șterge și crea una nouă. Poate fi incomod să reconfigurați regulile pentru procesarea e‑mailurilor, dar inconvenientul va părea mai mic dacă primiți foarte mult spam.