Recomandări pentru utilizarea adreselor de email extern
De la Planfix
Recomandăm următoarea metodologie pentru lucrul cu emailul în Planfix
- Emailurile primite sunt trimise către o cutie de email externă furnizată de un serviciu cu un filtru de spam de înaltă calitate, cum ar fi Gmail sau serverul de email al companiei dvs.
- Configurați redirecționarea automată în Planfix. Emailul poate fi redirecționat către o cutie de email virtuală, unde este ușor de configurat reguli pentru procesarea emailurilor și crearea sarcinilor din emailuri în proiecte; sau emailul poate fi redirecționat către, să zicem, adresa de email internă a unui coleg.
- Adăugând setările contului dvs. de email în Planfix, vă asigurați că veți răspunde clienților din aceeași cutie de email externă la care au scris.
Această configurare vă permite să gestionați toată comunicarea cu clienții în Planfix
- Noile emailuri către adresa dvs. de email vor deveni automat sarcini în Planfix. Se va crea un nou contact pentru persoana care a trimis emailul dacă nu aveți deja un contact cu această adresă de email în Planfix.
- Comentariile pe care le adăugați la această sarcină vor fi trimise clienților sau altor contacte externe ca emailuri obișnuite (doar dacă îi notificați despre comentariu). Această abordare vă permite să utilizați sarcinile pentru a comunica cu colegii, notificând clienții doar atunci când există un comentariu pe care trebuie să-l vadă.
- Răspunsul unui contact extern la un comentariu Planfix va fi adăugat la aceeași sarcină ca și comentariul original. Aceiași utilizatori care au fost notificați despre comentariul original vor fi notificați despre noul răspuns. Aceasta replică metoda obișnuită de comunicare în care sunt implicați mai mulți destinatari.
Protecție împotriva spamului
Metoda pe care am descris-o reduce cantitatea de spam pe care o veți primi, deoarece majoritatea spamului va fi prins de filtrele de spam ale serviciului dvs. de email.
Puteți schimba întotdeauna adresa dvs. de email internă Planfix dacă primiți cumva spam:
- dacă utilizați adresa dvs. de email personală, o puteți schimba prin schimbarea numelui de utilizator în Planfix. Numele de utilizator este un component important al adresei dvs. de email internă. Când schimbați numele de utilizator, schimbați și adresa de email.
Vă rugăm să rețineți: va trebui să le spuneți oamenilor cu care comunicați despre schimbarea adresei dvs. de email.
- dacă utilizați o adresă de email virtuală, o puteți șterge și crea una nouă. Poate fi incomod să reconfigurați regulile pentru procesarea emailurilor, dar incomoditatea nu va părea atât de rea dacă primiți mult spam.