Recomandări pentru utilizarea adreselor de email extern
De la Planfix
Recomandăm următoarea metodologie pentru lucrul cu e-mailurile în Planfix
- Mesajele primite sunt trimise către o căsuță externă furnizată de un serviciu cu un filtru anti-spam de calitate, cum ar fi Gmail sau serverul de e-mail al companiei dvs.
- Configurați redirecționarea automată în Planfix. E-mailurile pot fi redirecționate către a virtual inbox, unde este ușor să configurați rules for processing mail și să creați tasks din e-mailuri în projects; sau corespondența poate fi redirecționată, de exemplu, către internal email address al unui coleg.
- Adăugând your email account settings to Planfix, vă asigurați că veți răspunde clienților din aceeași căsuță externă de e-mail la care v-au scris.
Această configurație vă permite să gestionați toată comunicarea cu clienții în Planfix
- Noile e-mailuri trimise către adresa dvs. de e-mail vor deveni automat sarcini în Planfix. Un nou contact va fi creat pentru persoana care a trimis e-mailul dacă nu aveți deja un contact cu această adresă de e-mail în Planfix.
- Comentariile pe care le adăugați la această sarcină vor fi trimise clientului sau altui contact extern ca mesaje e-mail obișnuite (doar dacă îi notificați despre comentariu). Această abordare vă permite să folosiți sarcinile pentru a comunica cu colegii, notificând clienții doar atunci când există un comentariu pe care trebuie să îl vadă.
- Răspunsul unui contact extern la un comentariu din Planfix va fi adăugat la aceeași sarcină ca și comentariul inițial. Aceiași utilizatori care au fost notificați despre comentariul inițial vor fi notificați despre noul răspuns. Acest lucru reproduce metoda obișnuită de comunicare în care sunt implicați mai mulți destinatari.
Protecție împotriva spamului
Metoda descrisă reduce cantitatea de spam pe care o primiți, deoarece majoritatea mesajelor spam vor fi filtrate de filtrele anti-spam ale serviciului dvs. de e-mail.
Puteți oricând să vă schimbați adresa de e-mail internă din Planfix dacă primiți, dintr-un motiv sau altul, mesaje spam:
- dacă folosiți adresa dvs. personală de e-mail, o puteți schimba prin changing your username în Planfix. Numele de utilizator este o componentă importantă a adresei dvs. interne de e-mail. Când vă schimbați numele de utilizator, vă schimbați adresa de e-mail.
Vă rugăm să rețineți: va trebui să informați persoanele cu care comunicați despre schimbarea adresei dvs. de e-mail.
- dacă folosiți o adresă de e-mail virtuală, o puteți șterge și crea una nouă. Poate fi incomod să reconfigurați regulile pentru procesarea e-mailurilor, dar inconvenientul va părea mai mic dacă primiți mult spam.