Recommandations pour l'utilisation d'adresses e‑mail externes
Nous recommandons la méthodologie suivante pour travailler avec les e-mails dans Planfix
- Le courrier entrant est envoyé vers une boîte de réception externe fournie par un service disposant d'un filtre anti-spam de haute qualité, comme Gmail ou le serveur e-mail de votre entreprise.
- Configurez le transfert automatique dans Planfix. Les e-mails peuvent être transférés vers une boîte de réception virtuelle, où il est facile de configurer des règles de traitement du courrier et de créer des tâches à partir des e-mails dans des projets ; ou le courrier peut être transféré, par exemple, vers l' adresse e-mail interne d'un collègue.
- En ajoutant vos paramètres de compte e-mail à Planfix, vous vous assurez de répondre aux clients depuis la même boîte aux lettres externe à laquelle ils ont écrit.
Cette configuration vous permet de gérer toutes les communications avec les clients dans Planfix
- Les nouveaux e-mails envoyés à votre adresse e-mail deviendront automatiquement des tâches Planfix. Un nouveau contact sera créé pour la personne qui a envoyé l'e-mail si vous n'avez pas déjà de contact avec cette adresse e-mail dans Planfix.
- Les commentaires que vous ajoutez à cette tâche seront envoyés au client ou à un autre contact externe sous forme d'e-mails ordinaires (uniquement si vous les notifiez du commentaire). Cette approche permet d'utiliser les tâches pour communiquer avec des collègues, en ne notifiant les clients que lorsqu'il y a un commentaire qu'ils doivent voir.
- La réponse d'un contact externe à un commentaire Planfix sera ajoutée à la même tâche que le commentaire d'origine. Les mêmes utilisateurs qui ont été notifiés à propos du commentaire d'origine seront notifiés de la nouvelle réponse. Cela reproduit la méthode habituelle de communication impliquant plusieurs destinataires.
Protection contre le spam
La méthode décrite réduit la quantité de spam que vous recevrez puisque la plupart des spams seront bloqués par les filtres anti-spam de votre service de messagerie.
Vous pouvez toujours changer votre adresse e-mail interne Planfix si vous recevez malgré tout du spam :
- si vous utilisez votre adresse e-mail personnelle, vous pouvez la modifier en modifiant votre nom d'utilisateur dans Planfix. Votre nom d'utilisateur est un composant important de votre adresse e-mail interne. Lorsque vous changez de nom d'utilisateur, vous changez d'adresse e-mail.
Veuillez noter : vous devrez informer les personnes avec lesquelles vous communiquez de votre changement d'adresse e-mail.
- si vous utilisez une adresse e-mail virtuelle, vous pouvez la supprimer et en créer une nouvelle. Il peut être contraignant de reconfigurer les règles de traitement des e-mails, mais l'inconvénient paraîtra moindre si vous recevez beaucoup de spam.