Indiquez les adresses e-mail de tous les destinataires dans l'e-mail
Avec Planfix, travailler avec des contacts qui n'utilisent pas le service est très similaire à une conversation e-mail ordinaire :
- Tous les participants à la communication reçoivent un e-mail dans lequel tous les destinataires sont listés
- Lors de la réponse par e-mail, chaque destinataire utilise « répondre à tous » afin que tous les participants reçoivent leur réponse.
L'attribut Specify the email addresses of all recipients in the email, ainsi que l'attribut Ne pas envoyer aux contacts des notifications par e-mail concernant les actions ajoutées par d'autres participants, permet de configurer Planfix pour utiliser l'e-mail de cette manière. L'activation de cet attribut garantit que si au moins un destinataire est un contact externe, alors les notifications concernant les tâches et les actions seront envoyées dans un seul e-mail commun. Dans ce scénario, les adresses e-mail de tous les destinataires, aussi bien les contacts externes que les employés, sont listées dans le champ À de l'e-mail.
Lors de l'utilisation de ce paramètre, vous devez prendre en compte ce qui suit :
- Les e-mails de notification sont envoyés selon le modèle pour les contacts externes. Si les destinataires incluent également des employés, ils recevront l'e-mail en utilisant le modèle contact, car tous les destinataires recevront un e-mail unique et uniforme.
- Les e-mails de notification sont envoyés aux adresses externes des employés indiquées dans leurs profils et utilisées pour les notifications par e-mail. Ces adresses sont également affichées dans la liste des destinataires e-mail et sont visibles par le client.
- Si un employé a désactivé les notifications par e-mail, l'e-mail indiquera l'adresse spécifiée dans le paramètre additionnel pour les employees who have disabled email notifications :
- Not included in the recipient list: L'employé ne recevra pas de notifications, et son adresse ne sera pas listée parmi les destinataires.
- Internal email address specified: La liste des destinataires contient l'adresse e-mail interne de l'employé notifié.
- External email address specified: La liste des destinataires contient l'adresse e-mail figurant dans le profil de l'employé notifié. Il recevra l'e-mail quel que soit le fait qu'il ait désactivé les notifications par e-mail pour ce type de message.
- L'e-mail de notification est envoyé depuis l'adresse configurée dans le système pour l'envoi d'e-mails aux contacts externes : soit l'adresse interne de l'employé (l'auteur du message) soit l'adresse e-mail configurée externe.
- Si l'option d'envoi de l'historique de conversation est activée et qu'il y a plusieurs contacts parmi les destinataires, l'e-mail ne contiendra l'historique que pour l'un d'eux.
- Si aucun contact n'est parmi les destinataires de la notification, le système de notification par défaut pour les employés est utilisé. Les e-mails du système par défaut sont également envoyés aux employés qui ont activé les notifications par e-mail.