Procesamiento de correos enviados a tareas completadas
Cuando clientes con los que has trabajado anteriormente quieren contactarte de nuevo con un nuevo pedido, es bastante común que simplemente busquen una cadena de correo antiguo para responder en lugar de escribir un correo nuevo a tu empresa. Cuando usas Planfix, un nuevo correo añadido a una cadena antigua por defecto se convierte en un nuevo comentario en una tarea antigua, que probablemente ya haya sido completada.
Hay varias circunstancias que pueden complicar esta situación. La más común es que el asignado de la tarea cerrada pueda estar fuera de la oficina ese día. Si el correo del cliente se añade a esta tarea completada, nadie se enterará hasta más tarde, cuando el asignado regrese a la oficina. Un escenario peor sería que el correo pasara completamente desapercibido porque el asignado ya no trabaja en tu empresa.
Planfix tiene una opción que las cadenas de correo normales no tienen, que resuelve este problema: Crear una nueva tarea al responder a una tarea completada. Cuando esta configuración está activada, puedes procesar las nuevas solicitudes de clientes con una hoja de trabajo limpia:
- Los mensajes de clientes se convierten en nuevas Tareas
- Se aplicarán las reglas para procesar correos electrónicos para la dirección (virtual o dirección de correo electrónico interna de empleado) a la que fue enviado el mensaje.
Esta lógica cubre el escenario más habitual: recibes correos de clientes y los procesas, y si un cliente te escribe utilizando una cadena de correo asociada a una tarea completada, su nuevo correo creará un nuevo pedido, usando el guión estándar para este tipo de pedido.
Información útil
- Se añadirá un enlace a la tarea anterior y completada en la descripción de la nueva tarea creada. Esto te ayuda a restaurar el historial de la conversación, si es necesario, y a encontrar la información que necesitas.
- Si la tarea original fue creada a partir de un correo que fue enviado a varias direcciones de correo internas de empleados, entonces se aplicaron las reglas establecidas para cada una de esas direcciones. La misma lógica se aplica al procesar correos enviados a una tarea completada, cuando está habilitada la opción "Crear una nueva tarea al responder a una tarea completada".