Enviar correos electrónicos desde buzones de correo externos
Planfix puede enviar notificaciones por correo desde direcciones de correo externas. Puedes configurar estos correos a nivel de usuario (desde la dirección de correo externa de un empleado) o a nivel de cuenta (desde la dirección de correo externa de la empresa).
Esta funcionalidad se utiliza con mayor frecuencia para que tus clientes, socios y/o contratistas reciban correos desde direcciones de empresa o personales, como están acostumbrados, mientras tú realizas todo el trabajo en Planfix.
Configuración de direcciones de correo externas
La configuración se puede realizar en Gestión de cuenta / Correo / Mensajes salientes. Instrucciones detalladas sobre cómo configurar correos para empleados y empresas se encuentran aquí:
- Configuración de la dirección de correo electrónico externa del empleado
- Configuración de direcciones de correo electrónico externas de la empresa
- Guardar en Enviados al enviar correos desde un buzón externo
- Activar una dirección de correo electrónico externa al usar la autenticación de dos factores
Uso de varias direcciones de correo externas
- Cuando agregas un proyecto (o proyectos) en la configuración de una dirección de correo externa de la empresa, garantizas la comunicación automática con contactos externos desde esa dirección, para cualquier tarea en cualquiera de los proyectos listados.
- Supongamos que un empleado tiene acceso a varias direcciones de correo (personales o de trabajo) y estas direcciones están disponibles en el proyecto en el que trabaja el empleado. Cuando se añade un comentario en Planfix para el que debe notificarse a un contacto externo, el empleado podrá seleccionar la dirección desde la que se envía la notificación:
- Para permitir que un empleado con acceso a varias direcciones elija cuál usar al enviar la notificación de una tarea recién creada (o un correo) a un contacto externo, la plantilla usada para crear ese correo debe contener el campo del sistema External email address. Si falta el campo, deberás editar la plantilla y añadir el campo en uno de los campos:
Importante
- Si una cuenta de correo está configurada tanto a nivel de cuenta como a nivel de usuario, se aplicarán los ajustes a nivel de usuario. Esto permite usar un buzón general para un grupo de empleados en una cuenta (configurándolo a nivel de cuenta) y direcciones personales para otro grupo de empleados (configurándolas en las fichas personales de los empleados).
- Solo las cuentas de pago y premium pueden enviar correos desde buzones externos. Los usuarios con planes gratuitos no pueden usar esta función. Sus correos se enviarán desde direcciones de correo internas en Planfix.
- Estas funciones estarán disponibles para nuevas cuentas de Planfix durante el período de prueba para que los nuevos usuarios puedan probarlas. Si una cuenta cambia a un plan gratuito después del periodo de prueba, los correos pasarán a enviarse desde direcciones de correo internas en Planfix.
- Los ajustes solo afectan a los mensajes salientes. Los mensajes entrantes deben redirigirse a una dirección de correo interna de Planfix.
- Recomendamos añadir al menos una dirección de empresa que no esté vinculada a un proyecto específico, de modo que los correos a contactos externos de Planfix se envíen desde esa dirección si trabajas en proyectos sin una dirección definida para el envío de mensajes o en tareas sin proyecto.
Los correos llegan al spam del cliente
- Si envías correos a través de tu propio servidor, el servidor debe cumplir los requisitos establecidos por los servidores de correo más populares para evitar que el destinatario los marque como spam. Planfix no tiene influencia sobre este aspecto.
- Asegúrate de que tu servidor tenga: un registro SPF y una firma DKIM.
Puedes comprobarlo usando la herramienta de Google (preferiblemente si Google es el proveedor del buzón): Google CheckMX Tool.
O servicios similares, por ejemplo, ActiveCampaign DKIM SPF Check.
- Si el servidor ya se utiliza para envíos masivos, regístrate en postmaster.google.com para comprobar la capacidad de entrega y la reputación de tu dominio. Si hay problemas y muchas quejas, suscríbete a FBL (Feedback Loop) para ver las reclamaciones.
Uso de servicios de correo transaccional
- Puedes utilizar servicios de correo transaccional que ofrecen API SMTP. Ejemplos de servicios: