Аналітика і користувацькі поля: чим відрізняються і як використовувати?
Аналітики і Користувацькі поля завдання мають схожий функціонал, тому може виникнути питання, у чому ж різниця між ними і в яких випадках правильно використовувати аналітику, а в яких — поля.
Основні відмінності
Існує два основних відмінності аналітики від поля, доданого до задачі:
1. Аналітика може містити набір полів різних типів. Це дозволяє використовувати її для додавання комплексних даних. Наприклад, в одному рядку аналітики вноситься дата платежу, його сума і призначення. Це 3 поля різних типів, об’єднані в одну загальну одиницю даних "Платіж".
2. До однієї задачі можна прикріпити будь-яку кількість аналітик. Це дозволяє використовувати аналітику для накопичення даних і дає додаткові можливості для їх урахування порівняно з полями (див. приклади в наступному розділі).
Як правильно використовувати?
Користувацькі поля задачі зручно використовувати для відображення значень, які з’являються в об’єкті (задачі, контакті тощо) один раз і не накопичуються в ході його існування.
Приклади використання користувацьких полів задачі:
- Адреса доставки в задачі-заявці;
- ПІБ водія в путньому листі;
- Виділений на задачу бюджет у годинах
Аналітики зазвичай використовуються там, де потрібен накопичувальний облік, оскільки вони дозволяють прикріпити до задачі кілька блоків однотипних даних. Приклади використання аналітик:
- Рядки замовлення в задачі-заявці (1 рядок — 1 запис аналітики)
- Точки маршруту в путньому листі
- Фактично витрачений на задачу час у годинах (по 1 запису аналітики на кожний підхід до задачі)
Різниця на прикладі
Уявіть, що вам потрібно вести витрати по задачах. Такий облік можна організувати одним з двох способів:
- Додати до задачі поле "Витрати"
- Додати до задачі аналітику "Витрати"
При зовнішній схожості, використання аналітики в цьому випадку відчутно зручніше. Вносячи в задачу аналітику "Витрати", ви автоматично ведете облік витрачених в ході виконання цієї задачі коштів. При цьому достатньо просто додати черговий рядок аналітики цього типу, щоб вести накопичувальний облік. Навіть у випадку виникнення помилки, її легко знайти — достатньо подивитися, які дані і в який час вносилися.
У випадку ж з додаванням до задачі поля "Витрати", для ведення накопичувального обліку витрат вам довелося б кожного разу додавати до вже накопиченого в цьому полі значення суму чергових затрат і замінювати значення в полі на нове. Окрім того, що це незручно технічно, існує ненульова ймовірність допущення помилки в процесі розрахунків або редагування даних. Виявити таку помилку буде дуже непросто.
Спільне використання
Прикладом спільного використання користувацьких полів і аналітик може служити облік плану і факту витрачених на задачу коштів:
- План (бюджет) задачі зручно вносити в користувацьке поле, оскільки він являє собою точне число, яке один раз погоджено й внесено.
- Фактичні витрати зручніше вносити аналітикою, оскільки впродовж життєвого циклу задачі таких витрат може бути багато і вносяться вони, як правило, частинами в процесі їх здійснення.
Звіт дозволяє вивести в загальній таблиці план із користувацького поля задачі, факт із аналітик і виконати необхідні обчислення.