Аналітика і користувацькі поля: чим відрізняються і як використовувати?
Аналітика і Користувацькі поля завдання мають схожий функціонал, тому може виникнути питання в чому ж різниця між ними і в яких випадках правильно використовувати аналітику, а в яких — поля.
Основні відмінності
Існує два основних відмінки аналітики від поля, доданого в завдання:
1. Аналітика може містити набір полів різних типів. Це дозволяє використовувати її для додавання комплексних даних. Наприклад, в одному рядку аналітики вноситься дата платежу, його сума і призначення. Це 3 поля різних типів, об’єднані в одну загальну одиницю даних "Платіж".
2. До одного завдання можна прикріпити будь-яку кількість аналітик. Це дозволяє використовувати аналітику для накопичення даних і дає додаткові можливості для їх обліку порівняно з полями (див. приклади в наступному розділі).
Як правильно використовувати?
Користувацькі поля завдання зручно використовувати для відображення значень, які з’являються в об’єкті (завданні, контакті тощо) один раз і не накопичуються в ході його існування.
Приклади використання користувацьких полів завдання:
- Адреса доставки в задачі-заявці;
- ПІБ водія в путньому листі;
- Виділений на завдання бюджет у годинах
Аналітики зазвичай використовуються там, де потрібен накопичувальний облік, оскільки вони дозволяють прикріпити до завдання кілька блоків з однотипними даними. Приклади використання аналітик:
- Рядки замовлення в задачі-заявці (1 рядок — 1 запис аналітики)
- Точки маршруту в путньому листі
- Фактично витрачений на завдання час у годинах (по 1 запису аналітики на кожен підхід до завдання)
Різниця на прикладі
Уявіть, що вам потрібно вести витрати по завданнях. Такий облік можна організувати одним із двох способів:
- Додати до завдання поле "Витрати"
- Додати до завдання аналітику "Витрати"
При зовнішній схожості, використання аналітики в цьому випадку відчутно зручніше. Вносячи в завдання аналітику "Витрати", ви автоматично ведете облік витрачених у ході виконання цього завдання коштів. При цьому достатньо просто додати черговий рядок аналітики цього типу, щоб вести накопичувальний облік. Навіть у разі виникнення помилки, її легко знайти — достатньо подивитися, які дані і в який час вносилися.
У випадку ж з додаванням у завдання поля "Витрати", для ведення накопичувального обліку вам довелося б кожного разу додавати до вже накопиченого в цьому полі значення суму чергових витрат і замінювати значення в полі на нове. Окрім того, що це незручно технічно, існує певна ймовірність допущення помилки в процесі обчислень або редагування даних. Виявити таку помилку буде вельми непросто.
Спільне використання
Прикладом спільного використання користувацьких полів і аналітик може слугувати облік плану і факту витрачених на завдання коштів:
- План (бюджет) завдання зручно вносити в користувацьке поле, оскільки він є точним числом, яке один раз погоджене й внесене.
- Фактичні витрати зручніше вносити аналітикою, оскільки протягом життєвого циклу завдання таких витрат може бути багато і вносяться вони, як правило, частинами в процесі їх здійснення.
Звіт дозволяє вивести в загальній таблиці план з користувацького поля завдання, факт з аналітик і провести необхідні обчислення.