Аналітика і користувацькі поля: чим відрізняються і як використовувати?
Аналітики та Користувацькі поля завдання мають схожий функціонал, тому може виникнути питання в чому ж різниця між ними і в яких випадках правильно використовувати аналітику, а в яких - поля.
Основні відмінності
Існує дві основні відмінності аналітики від поля, доданого в завдання:
1. Аналітика може містити набір полів різних типів. Це дозволяє використовувати її для додавання комплексних даних. Наприклад, в одному рядку аналітики вноситься дата платежу, його сума і призначення. Це 3 поля різних типів, об'єднані в одну загальну одиницю даних "Платіж".
2. До одного завдання можна прикріпити будь-яку кількість аналітик. Це дозволяє використовувати аналітику для накопичення даних і дає додаткові можливості для їх обліку порівняно з полями (див. приклади в наступному розділі).
Як правильно використовувати?
Користувацькі поля завдання зручно використовувати для відображення значень, які з'являються в об'єкті (завданні, контакті і т.д.) один раз і не накопичуються в ході його існування.
Приклади використання користувацьких полів завдання:
- Адреса доставки в завданні-заявці;
- ПІБ водія в путівому листі;
- Виділений на завдання бюджет в годинах
Аналітики зазвичай використовуються там, де потрібен накопичувальний облік, оскільки вони дозволяють прикріпити до завдання кілька блоків з однотипними даними.
Приклади використання аналітик:
- Рядки замовлення в завданні-заявці (1 рядок - 1 запис аналітики)
- Точки маршруту в путівому листі
- Фактично витрачений на завдання час в годинах (по 1 запису аналітики на кожний підхід до завдання)
Різниця на прикладі
Уявіть, що вам необхідно вести витрати по завданнях. Такий облік можна поставити одним з двох способів:
- Додати до завдання поле "Витрати"
- Додати до завдання аналітику "Витрати"
При зовнішній схожості, використання аналітики в даному випадку відчутно зручніше. Вносячи в завдання аналітику "Витрати", ви автоматично ведете облік витрачених в ході виконання цього завдання грошових коштів. При цьому достатньо просто додати черговий рядок аналітики цього типу, щоб вести накопичувальний облік. Навіть у випадку виникнення помилки, її легко знайти - достатньо подивитися які дані і в який час вносились.
У випадку ж з додаванням в завдання поля "Витрати", для ведення накопичувального обліку витрат вам довелося б кожен раз додавати до вже накопиченого в цьому полі значення суму чергових витрат і замінювати значення в полі на нове. Окрім того, що це не зручно чисто технічно, існує ненульова ймовірність вчинення помилки в процесі розрахунків або редагування даних. Виявити таку помилку буде дуже непросто.
Спільне використання
Прикладом спільного використання користувацьких полів і аналітик може служити облік плану і факту витрачених на завдання коштів:
- План (бюджет) завдання зручно вносити в користувацьке поле, оскільки він представляє собою точне число, яке один раз погоджено і внесено.
- Фактичні витрати зручніше вносити аналітикою, оскільки протягом життєвого циклу завдання таких витрат може бути багато і вносяться вони, як правило, частинами в процесі їх здійснення.
Звіт дозволяє вивести в загальній таблиці план з користувацького поля завдання, факт з аналітик і провести потрібні розрахунки.