Utilizatori externi

De la Planfix
Salt la: navigare, căutare

Utilizatorii externi sunt creați în Planfix ca contacte. Contactele au două tipuri de acces:

  • Basic — acces limitat prin Panoul clientului.
  • Advanced — acces complet la Planfix cu anumite limitări în comparație cu un angajat.

Vă rugăm să rețineți: puteți lucra cu clienți sau freelanceri în Planfix prin e‑mail, fără a le acorda acces la sistem. Ei vor primi e‑mailuri cu comentariile dvs., iar răspunsurile lor la aceste e‑mailuri vor fi transformate în acțiuni în interfața Planfix. De asemenea, li se va pune automat la dispoziție un Panou.

Dacă este mai convenabil pentru dvs. să le oferiți acces la sistem, astfel încât să se poată autentifica în Planfix și să lucreze în interfața web, iată cum procedați:

  • În secțiunea Contacte selectăm sau creăm tipul de contact necesar: Company sau Contact (persoană fizică)
  • Dacă este o Company, atunci creăm suplimentar un Contact pentru aceasta. Acest contact este persoana care va avea acces Advanced la Planfix. Tehnic este posibil să acordați acces unei Company, dar o companie poate avea mai multe contacte. Din acest motiv, de regulă este mai indicat să acordați acces la nivel de contact.
  • Mergem la fișa contactului și facem clic pe Edit.
  • Blocul Settings and guest access to Planfix conține opțiunea Advanced Planfix access
  • Activați această opțiune și clientul va primi o invitație cu un link de activare.
Urmând acel link, clientul va ajunge la pagina de autorizare, unde trebuie să stabilească o parolă pentru accesul în Planfix. La autentificările ulterioare, utilizatorul extern își introduce e‑mailul ca login pe pagina contului și folosește parola setată la prima autorizare.
Dacă parola se pierde, poate fi recuperată prin linkul Forgot password aflat sub formularul de autorizare de pe pagina contului.
Notă: Utilizatorii externi nu își pot seta propriul login pentru autorizare; această opțiune este disponibilă doar pentru angajați.

Contact extern care lucrează în Planfix

  • Când clientul urmează linkul și își creează contul, va vedea doar proiectele în care compania sa este Partener, precum și proiectele care conțin sarcini la care are acces. Asigurați‑vă că acest partener este legat de proiectul corect.
  • În aceste proiecte, clientul va atribui sarcini project client‑manager‑ului proiectului sau supervizorului acestuia. Asigurați‑vă că managerul corect este atribuit în fișa proiectului.
  • Dacă clientul nu este adăugat la nicio sarcină, nu le va vedea în lista de sarcini a proiectului. Puteți adăuga clientul la sarcini specifice după nevoie, iar clientul va vedea atunci conversațiile și celelalte acțiuni din acele sarcini.
  • Dacă clientul (și compania sa ca partener) nu este implicat în nicio sarcină sau proiect, atunci când creează o sarcină, proiectul nu va fi specificat. Dacă este implicat și proiectul nu este precizat explicit în șablon sau filtru, atunci când clientul creează o sarcină, sistemul va adăuga automat primul proiect disponibil la aceasta.

Acest sistem vă permite să stabiliți nivelul de comunicare cu clienții în funcție de necesități:

  • cu abordarea tradițională, clientul comunică numai cu managerul de proiect, care stabilește sarcini pentru angajați pe baza informațiilor primite de la client și monitorizează modul în care sarcinile sunt realizate
  • pentru clienții pe care îi cunoașteți bine și în care aveți încredere, îi puteți adăuga ca co‑responsabili sau participanți în sarcinile proiectului, permițându‑le astfel să vadă tot ce se întâmplă în aceste sarcini.

Important

Informații utile

Vă rugăm să rețineți

Doar anumiți angajați pot acorda clienților acces în Planfix (angajați cu drepturi de Administrator și angajați care au bifată această opțiune în fișa lor):

C6UgVd.png

Mergeți la