Cum să lucrați cu clienții prin email?
Dacă nu doriți să oferiți acces clientului la contul vostru Planfix, sau clientul nu vrea să lucreze într‑un sistem nou, puteți lucra cu el prin e‑mail:
- Creați un contact nou în secțiunea Contacte
- Introduceți numele și adresa de e‑mail
- Activați caseta de selectare Show in list for choosing task participants:
Aceasta va permite adăugarea clientului la sarcinile necesare ca Responsabil sau Participant, dar clientul nu va primi acces la Planfix.
Important: dacă clientul vă scrie un mesaj care devine o Sarcină în Planfix , cardul său de contact se creează automat, puteți să săriți peste acest pas și să comunicați direct în sarcină.
Lucrul la sarcini
Dacă este necesar să conveniți o chestiune cu clientul sau să îl informați despre rezultate:
- Adăugați o acțiune nouă la sarcina la care este conectat acest client
- Scrieți un comentariu adresat clientului
- Adăugați (dacă este necesar) fișierele pe care doriți să le împărtășiți
- Selectați‑l în blocul Notify about this
- Salvați acțiunea
Clientul va primi un mesaj cu informațiile voastre pe adresa de e‑mail pe care ați adăugat‑o în cardul său din Planfix. Răspunsul clientului la acest mesaj va fi adăugat la sarcină ca acțiune nouă.
Ce informații primește clientul?
- În general, clientul primește mesaje doar despre acțiunile în care este selectat în blocul "Notify about this". Prin urmare, puteți controla vizibilitatea pentru client a acțiunilor efectuate în sarcină, inclusiv posibilitatea de a coresponda liber cu colegii în cadrul sarcinii fără a notifica clientul — acesta nu va primi mesaje în legătură cu acele acțiuni.
- Fiți atenți când răspundeți la mesaje Planfix prin e‑mail: răspunsul vostru va fi trimis tuturor destinatarilor e‑mailului la care răspundeți, astfel încât dacă unul dintre destinatari este un client, și acesta va primi răspunsul vostru. Puteți împiedica clienții să primească răspunsuri la astfel de mesaje setând opțiunea Nu trimiteți notificări contactelor despre acțiunile adaugate de alți participanți prin e-mail.
- Notificările de sistem (despre schimbarea stării Sarcinii, adăugarea/selectarea Responsabililor, etc.) nu sunt trimise clientului.
- Clientul, care creează o sarcină prin trimiterea unui mesaj către adresa internă a angajatului, NU primește un mesaj automat despre acceptare sau întârziere.
În plus
Clienții cu care comunicați prin Planfix primesc acces gratuit la un Dashboard. Acolo, clienții fără acces extins la sistem pot vedea toată corespondența legată de solicitările lor.
Important
Vă sfătuim să nu folosiți aceeași adresă de e‑mail pentru mai multe contacte. Sistemul nu va putea determina către ce contact să trimită mesajul și îl va trimite primului contact pe care îl găsește. Cel mai bine este să atribuiți fiecărui contact o adresă de e‑mail separată pentru a evita conflictele.