Cum să lucrați cu clienții prin email?
Dacă nu doriți să acordați acces la client în contul dvs. Planfix, sau clientul nu dorește să lucreze într-un sistem nou, puteți lucra cu el/ea prin email:
- Creați un contact nou în secțiunea Contacte
- Introduceți numele și adresa de email
- Activați caseta de selectare Afișează în listă pentru selectarea participanților la sarcină:
Acest lucru va permite adăugarea clientului la sarcinile necesare ca responsabil (Assignee) sau Participant, dar clientul nu va primi acces la Planfix.
Important: dacă clientul vă scrie un mesaj care devine o sarcină în Planfix, fișa sa de contact este creată automat, puteți omite acest pas și pur și simplu comunica în cadrul sarcinii.
Lucrul cu sarcinile
Dacă este necesar să conveniți un aspect cu clientul sau să îl/o informați despre rezultate:
- Adăugați o acțiune nouă la sarcina la care este conectat acest client
- Scrieți un comentariu adresat clientului
- Adăugați (dacă este necesar) fișierele pe care doriți să le partajați
- Selectați-l/o în blocul Notifică despre aceasta
- Salvați acțiunea
Clientul va primi un mesaj cu informația dvs. la adresa de email pe care ați adăugat-o în fișa sa din Planfix. Răspunsul clientului la acest mesaj va fi adăugat la sarcină ca o acțiune nouă.
Ce informații primește clientul?
- În general, clientul primește mesaje doar despre acțiunile în care este selectat în blocul "Notifică despre aceasta". Prin urmare, puteți controla vizibilitatea pentru client a acțiunilor efectuate asupra sarcinii, inclusiv posibilitatea de a comunica liber cu colegii în cadrul sarcinii fără a notifica clientul — el/ea nu va primi niciun mesaj despre acestea.
- Fiți atenți când răspundeți la mesajele Planfix prin email: răspunsul dvs. va fi trimis tuturor destinatarilor emailului la care răspundeți, astfel încât dacă unul dintre destinatari a fost un client, și acesta va primi răspunsul. Puteți împiedica clienții să primească răspunsuri la astfel de mesaje prin setarea opțiunii Nu trimiteți notificări contactelor despre acțiunile adaugate de alți participanți prin e-mail.
- Notificările de sistem (despre schimbarea stării sarcinii, adăugarea/selectarea responsabililor, etc.) nu sunt trimise clientului.
- Clientul, care creează o sarcină scriind un mesaj către adresa internă a angajatului, NU primește un mesaj automat despre acceptare sau întârziere.
În plus
Clienții cu care comunicați prin Planfix primesc acces gratuit la un Tabloul de bord al clientului. Acolo, clienții fără acces extins la sistem pot vedea toată corespondența referitoare la solicitările lor.
Important
Vă sfătuim să nu folosiți aceeași adresă de email pentru mai multe contacte. Sistemul nu va putea determina către ce contact să trimită mesajul și îl va trimite primului pe care îl găsește. Cel mai bine este să atribuiți o adresă de email separată fiecărui contact pentru a evita conflictele.