Cum să lucrați cu clienții prin email?
Dacă nu doriți să oferiți acces clientului la contul dvs. Planfix sau clientul dvs. nu dorește să lucreze într-un nou sistem, puteți lucra cu el/ea prin e-mail:
- Creați un nou contact în secțiunea Contacte
- Introduceți numele și adresa de e-mail
- Activati caseta de selectare Afișați în lista participanților la sarcină:
Acest lucru va permite adăugarea clientului la sarcinile necesare ca responsabil sau participant, dar clientul nu va obține acces la Planfix.
Important: dacă clientul vă scrie un mesaj care devine sarcină în Planfix, cardul său de contact este creat automat, puteți sări peste acest pas și să comunicați doar în sarcină.
Lucrați la sarcini
Dacă este necesar să fiți de acord cu unele întrebări cu clientul sau să-l informați despre rezultate:
- Adăugați o nouă acțiune la sarcina la care este conectat acest client
- Scrieți un comentariu adresat clientului
- Adăugați (dacă este necesar) fișierele pe care doriți să le partajați
- Selectați-l în blocul Notificați despre acest lucru
- Salvați acțiunea
Clientul va primi un mesaj cu informațiile dvs. la adresa de e-mail pe care ați adăugat-o la cardul său din Planfix. Răspunsul clientului la acest mesaj va fi adăugat la sarcină ca o nouă acțiune.
Ce informații primește clientul?
- În general, clientul primește mesaje doar despre acțiunile în care este selectat în blocul "Notificați despre acest lucru". Prin urmare, puteți controla vizibilitatea pentru client a acțiunilor efectuate în sarcină, inclusiv capacitatea de a coresponda liber cu colegii în sarcină fără a-l notifica pe client - el/ea nu va primi niciun mesaj despre acest lucru.
- Fiți atenți atunci când răspundeți la mesajele Planfix prin e-mail: răspunsul dvs. va fi trimis tuturor destinatarilor e-mailului la care răspundeți, deci dacă unul dintre destinatari a fost un client, el/ea va primi și răspunsul dvs.
- Notificările de sistem (despre schimbarea stării sarcinii, adăugarea/selectarea responsabililor etc.) nu sunt trimise clientului
- Clientul, care creează sarcina prin scrierea unui mesaj la adresa internă a angajatului, NU primește un mesaj automat despre acceptarea sau întârzierea acesteia