Setări adrese de e-mail externă pentru companie
- Din adresa de email personală (corporativă) a utilizatorului.
- Dintr-o adresă de email comună a companiei, pe care o folosesc mai mulți (sau toți) utilizatori.
Planfix acceptă ambele configurări. Dacă setările contului de email sunt configurate atât la nivel de companie, cât și la nivel individual pentru angajat, setările angajatului vor avea prioritate. Aceasta permite ca unii angajați să folosească o cutie poștală comună a companiei (configurată la nivelul companiei), în timp ce alții folosesc adresele lor personale de email (configurate în profiluri).
- Notă: Serverul de email trebuie să accepte protocolul POP3 pentru conectare.
Această opțiune se folosește atunci când e-mailurile către contactele externe trebuie trimise dintr-o singură adresă de email a companiei, partajată de mai mulți (sau toți) angajați. Această abordare este folosită cel mai frecvent de echipele de suport, unde membrii echipei sunt anonimi și comunică cu clienții în numele organizației.
Dacă doriți ca fiecare angajat să comunice cu contactele externe din propria adresă de email personală (inclusiv adresele de email corporative personale), trebuie să folosiți employee external email address settings.
Setările pentru adresa de email externă a companiei se găsesc în Account management / Email / Outgoing messages / Company external email addresses:
Când alegeți această opțiune, vedeți o listă de adrese de email din care compania poate trimite mesaje din Planfix. În mod implicit, această listă este goală. Puteți adăuga adrese de email externe:
Dând clic pe butonul Add external email address se deschide o fereastră cu setările contului de email. În această fereastră puteți selecta setările implicite pentru unul dintre serviciile de mail populare sau puteți introduce datele pentru un alt server de email (inclusiv un server de email al companiei):
Pe lângă adăugarea detaliilor necesare pentru trimiterea e-mailurilor dintr-un server de email extern, puteți selecta și opțiuni suplimentare în această fereastră.
De exemplu, puteți limita accesul la adresele de email pe care le-ați creat acordând acces doar anumitor angajați sau grupuri:
Important
- Trebuie să vă testați setările făcând clic pe butonul Test account. Dacă testul nu este reușit, nu puteți salva modificările și Planfix nu va putea trimite mesaje către parteneri.
- Dacă autentificarea în doi pași este activată în serviciul de email pe care îl folosiți, este posibil să fie necesar să parcurgeți un additional connection process.
Folosirea adreselor de email externe ale companiei
În setările adresei de email a companiei puteți specifica proiectele pentru care o anumită adresă de email ar trebui utilizată:
Această abordare vă permite să lucrați ca mai multe companii/branduri dintr-un singur cont și să alegeți adresa de la care vor fi trimise e-mailurile către clienți pentru proiecte specifice. Adresele de email nu vor fi disponibile în alte proiecte, pentru a elimina riscul erorii umane.
Dacă nu specificați un proiect pentru o adresă de email, acea adresă va fi disponibilă în toate proiectele. Puteți alege adresa de la care va fi trimis un email către un contact extern adăugând o acțiune.
Sfat: Ar trebui să adăugați cel puțin o adresă de email a companiei care nu este legată de un proiect specific. Acest lucru va asigura că e-mailurile către contactele externe trimise din Planfix vor folosi această adresă dacă lucrarea este legată de proiecte fără o adresă de email dedicată sau de sarcini care nu sunt asociate cu niciun proiect.
Eroare la trimiterea de e-mailuri către clienți fără acces la Planfix
Dacă ați activat trimiterea de emailuri din adresa de email a companiei și primiți un mesaj de eroare, citiți mesajul cu atenție. De obicei serverul companiei returnează această eroare, iar mesajul conține motivul pentru care e-mailul nu a fost trimis sau livrat. Cele mai frecvente motive sunt prezentate pe o separate page.