Setări adrese de e-mail externă pentru companie
- De la adresa de e-mail personală (corporativă) a utilizatorului.
- De la o adresă de e-mail comună a companiei, folosită de mai mulți utilizatori (sau de toți).
Planfix acceptă ambele configurații. Dacă setările contului de e-mail sunt configurate atât la nivelul companiei, cât și la nivelul fiecărui angajat, vor avea prioritate setările angajatului. Astfel, unii angajați pot folosi o căsuță poștală comună a companiei (configurată la nivelul companiei), în timp ce alții își pot folosi adresele de e-mail personale (configurate în profilurile lor).
- Notă: serverul de e-mail trebuie să accepte protocolul POP3 pentru conectare.
Această opțiune se folosește atunci când e-mailurile către contactele externe trebuie trimise de la o singură adresă de e-mail a companiei, folosită de mai mulți angajați (sau de toți). Această abordare este folosită cel mai frecvent de echipele de asistență, ai căror membri comunică anonim cu clienții în numele organizației.
Dacă fiecare angajat trebuie să comunice cu contactele externe de la propria adresă de e-mail personală (inclusiv de la o adresă de e-mail corporativă personală), trebuie să folosiți setările adreselor de e-mail externe ale angajaților.
Setările adreselor de e-mail externe ale companiei se găsesc în Gestionarea contului / E-mail / Mesaje de ieșire / Adrese de e-mail externe ale companiei:
Când selectați această opțiune, veți vedea o listă cu adresele de e-mail de la care compania poate trimite mesaje din Planfix. În mod implicit, lista este goală. Puteți adăuga adrese de e-mail externe:
Dacă faceți clic pe butonul Adăugați o adresă de e-mail externă, se deschide o fereastră cu setările contului de e-mail. În această fereastră, puteți selecta setările implicite pentru unul dintre serviciile de e-mail populare sau puteți introduce datele unui alt server de e-mail (inclusiv ale unui server de e-mail al companiei):
Pe lângă introducerea detaliilor necesare pentru trimiterea e-mailurilor de pe un server de e-mail extern, puteți selecta și opțiuni suplimentare în această fereastră.
De exemplu, puteți limita accesul la adresele de e-mail pe care le-ați creat, acordând accesul doar anumitor angajați sau grupuri:
Important
- Trebuie să testați setările făcând clic pe butonul Testați contul. Dacă testul eșuează, nu veți putea salva modificările, iar Planfix nu va putea trimite mesaje partenerilor.
- Dacă autentificarea în doi pași este activată în serviciul de e-mail pe care îl folosiți, poate fi necesar să parcurgeți un proces suplimentar de conectare.
Folosirea adreselor de e-mail externe ale companiei
Puteți specifica proiectele pentru care trebuie folosită o anumită adresă de e-mail în setările adreselor de e-mail ale companiei:
Această abordare vă permite să lucrați ca mai multe companii sau mărci dintr-un singur cont și să alegeți adresa de la care vor fi trimise e-mailurile către clienți pentru anumite proiecte. Adresele de e-mail nu vor fi disponibile în alte proiecte, ceea ce reduce riscul de eroare umană.
Dacă nu specificați un proiect pentru o adresă de e-mail, aceasta va fi disponibilă în toate proiectele. Puteți alege adresa de la care va fi trimis un e-mail către un contact extern adăugând o acțiune.
Sfat: Este recomandat să adăugați cel puțin o adresă de e-mail a companiei care să nu fie asociată unui anumit proiect. Astfel, e-mailurile către contactele externe trimise din Planfix vor folosi această adresă dacă activitatea are legătură cu proiecte fără o adresă de e-mail dedicată sau cu sarcini care nu sunt asociate niciunui proiect.
Eroare la trimiterea e-mailurilor către clienți fără acces la Planfix
Dacă ați activat trimiterea de e-mailuri de la adresa de e-mail a companiei și primiți un mesaj de eroare, citiți-l cu atenție. De obicei, serverul companiei returnează această eroare, iar mesajul conține motivul pentru care e-mailul nu a fost trimis sau livrat. Cele mai frecvente cauze sunt prezentate pe o pagină separată.