NASZA
FILOZOFIA

Ten artykuł po raz pierwszy pojawił się na blogu Planfix w marcu 2011r. Od tego czasu niewiele się zmieniło i publikujemy tutaj niemal dokładnie ten sam artykuł. Dodaliśmy więcej przykładów, a nasza filozofia stała się bardziej widoczna dzięki naszemu interfejsowi. Nie bez powodu często odwołujemy się do tego wpisu. Jest on kluczowy dla zrozumienia naszego podejścia do tworzenia aplikacji. Jeśli planujesz korzystać z Planfix w swojej firmie i chcesz zrozumieć, w jaki sposób różni się od innych systemów, z których wcześniej korzystałeś, zachęcamy do rozpoczęcia od tego artykułu.
„Prostota” to teraz modne słowo. „Prosty system”, „prosty interfejs”, „proste funkcje” - to hasła ludzi tworzących większość dostępnych obecnie usług CRM, BPM i PM online. Początkowo my również podążaliśmy w tym kierunku, a słowo „prosty” pojawiło się na naszej stronie co najmniej dwa razy. Ale jeśli przyjrzysz się bliżej, zauważysz, że nawet tak podstawowa rzecz jak „prostota” jest inaczej rozumiana przez różnych ludzi.
Jak zazwyczaj rozwijają się usługi takie jak Planfix?
Twórcy opracowują prostą strukturę danych, taką jak „projekt-zadanie-komentarz” lub „lead-kontakt-umowa”. Tworzą prosty projekt, który dobrze wykorzystuje negatywną przestrzeń. Następnie zaczynają sami korzystać z systemu i udostępniają go innym
Na początku robi wrażenie
Zaczynają napływać uwagi od użytkowników: „Dlaczego nie używacie list rzeczy do zrobienia zamiast zadań? Współpraca nad zadaniami w waszym systemie i trzymanie moich osobistych list zadań oddzielnie jest dla mnie niewygodne. Zróbcie listy zadań, to nie będę musiał korzystać z żadnych innych aplikacji poza waszą, a zaproszę też do niej moich znajomych”.
Mija trochę czasu
Nowe zgłoszenie od innego użytkownika: „Nie macie „wydarzeń”! Powinniście dodać kalendarz, wtedy będziemy mogli organizować wydarzenia, np. spotkania z klientami lub sprawozdania”.
A potem...
Z czasem zaczynają napływać sugestie i prośby: „Potrzebujemy dyskusji!”, „Fora!”, „Blogi!”, „Zróbcie czat!”, „Serio, potrzebujemy aktualności!”.

Twórcy albo odpierają te sugestie, albo kontynuują dodawanie funkcji i sekcji. W międzyczasie, za każdym razem, gdy tworzą nowy element i upychają go w interfejs, dodają kolejną wieżyczkę do zamku z piasku, który nazywamy „integracją”.

Zgłoszenia napływają bez przerwy: „Hej, musimy mieć możliwość dodawania plików do list zadań, a także do samych zadań!”, „Chcę dołączyć wiadomość z czatu do zadania, żebym nie musiał jej ciągle szukać”, „Dodajcie możliwość przekształcania list zadań w zadania, to naprawdę ważne!”, „Dlaczego nie możemy dodawać wydarzeń do transakcji w naszych kalendarzach?!?”.
I kolejne...
OK, to jest ważne, więc dodajemy kolejny element i kolejną sekcję.
Brzmi to dość rozsądnie; listy zadań są ważne. W ten sposób system otrzymuje nową sekcję.
Nie ma wielu sposobów, na jakie twórcy mogą zareagować w takich sytuacjach:
albo mogą zbudować megasystem, w którym różne bloki funkcyjne są bardzo słabo połączone (niekiedy w ogóle nie są połączone).
mogą albo trzymać się swojej świętej prostoty i nie dodawać nowych funkcji.
Ostatecznie systemy, które udało nam się zrecenzować, posiadały albo zbyt mało funkcji, albo były przeciążone złożonością, z tendencją do złożoności. Samo w sobie nie jest to ani dobre, ani złe. Odzwierciedla to po prostu standardową ewolucję systemów: od prostych „jednokomórkowych” systemów o bardzo ograniczonych funkcjach, do tępych „dinozaurów”, które nie mogą nawet pojąć, że inny dinozaur odgryza im ogon.

Twórcom bardzo trudno jest podjąć stanowczą decyzję o pozostawieniu projektu na etapie "pojedynczej komórki", gdy wszystko wokół aspiruje do rozwoju. Dlatego też większość systemów ma zwykle arbitralne zestawy funkcji do organizowania pracy grupowej (blogi, dyskusje, czaty, poczta e-mail), zarządzania sprzedażą (kontakty, leady, transakcje, lejek sprzedaży), zarządzania zadaniami (projekty, kamienie milowe, zadania, komentarze, wydarzenia) i indywidualnego planowania (listy zadań, spotkania, harmonogramy). Jeśli jednak przyjrzysz się bliżej, zobaczysz, że wiele z tych elementów ma więcej podobieństw niż różnic.
Sprawdź to sam: Czy zadanie, które sobie przydzielasz, to nie lista rzeczy do zrobienia? A zadanie ustawione na konkretną godzinę w ciągu dnia jest z pewnością wydarzeniem lub spotkaniem. Komentarze są nadal komentarzami, niezależnie od tego, czy zostały pozostawione na blogu, w dyskusji, na czacie czy w wiadomości e-mail. Dlaczego więc mielibyśmy mnożyć te elementy, zwiększając liczbę typów danych, z którymi mamy do czynienia i narażając się na problemy przy ich integracji?
Zauważyliśmy to wyzwanie już dawno temu i od tamtej pory pamiętamy o nim podczas planowania nowych funkcji Planfix. Oto nasza filozofia w skrócie:
Dajemy Ci możliwość zbudowania systemu zarządzania, który obejmuje całą Twoją firmę, przy użyciu ograniczonego zestawu elementów.
"
Aktualnie dostępne są cztery elementy Planfix:
Dla
zadań grupowych.
Podstawowa koncepcja Planfix. Wszystko w Planfix obraca się wokół zadań. Zadania mogą mieć dowolną liczbę podzadań, z nieograniczoną liczbą zagnieżdżeń. Możesz dodawać i usuwać pola z zadań w zależności od potrzeb.
Wszelkie dodatkowe informacje, które chcesz uwzględnić podczas pracy nad zadaniami. Jest to zastrzeżony wynalazek Planfix. Proste przykłady znaczników danych: zarobki, wydatki, spędzony czas itp.
Projekt
Zadania
Znaczniki danych
„Atomy informacyjne”, które odzwierciedlają wszelkie zmiany w zadaniach: dodawanie nowych plików, komentarzy, zmiana terminów czy przypisanych osób, dodawanie przypomnień, tagów danych itp.
Akcje
W Planfix nie znajdziesz żadnych „list rzeczy do zrobienia”, „wydarzeń” ani innych funkcji wywodzących się z zadań, które tylko nieznacznie różnią się od siebie. W ten sposób rozwiązaliśmy opisane powyżej problemy, takie jak „chcemy powiadomień dla list rzeczy do zrobienia, tak jak dla wydarzeń” i „chcemy mieć możliwość dołączania plików do wydarzeń". Jesteśmy w stanie zrobić to wszystko automatycznie, ponieważ zadania zapewniają te funkcje.
Jeśli użytkownik prosi nas o dodanie nowego elementu do Planfix, prosimy go o opisanie nam różnicy między nowym elementem a zadaniem. Podczas tej rozmowy staje się jasne, że jedynymi prawdziwymi różnicami są nazwa i użyte ustawienia zadania. Użytkownik może samodzielnie modyfikować zadania, przekształcając je w cokolwiek potrzebuje ich zespół, czy to „listy rzeczy do zrobienia”, „wydarzenia” czy „aplikacje do produkcji”.

Nazwa „zadanie” nie jest zresztą idealna. Dezorientuje użytkowników, a ich zwykłe rozumienie tego słowa ogranicza ich. Gdybyśmy rozwijali Planfix dzisiaj, prawdopodobnie nazwalibyśmy je czymś bardziej uniwersalnym, jak „formularze” lub „obiekty”. Być może w przyszłości będziemy musieli to zrobić.

Rozumiemy, że filozofia Planfix wymaga przyzwyczajenia. Nie wszystkie systemy mają takie podejście, więc na początku może być trudno pogodzić się z tym, że zadania zastępują wszystkie zwykłe elementy systemu.
Są to zadania bez terminów realizacji, do których dodawane są osoby niezbędne do dyskusji.
Dyskusje
Spójrzmy jeszcze na kilka przykładów:
To również zadania bez terminów realizacji. Jako uczestników można dodać grupę „Wszyscy pracownicy firmy”, jeśli wiadomość jest przeznaczona dla wszystkich. Jeśli wiadomość dotyczy tylko jednego działu, dodaj odpowiednią grupę, a tylko jej członkowie zobaczą wiadomość.
Akualności
Jest to również zadanie, ale można dodać kilka dodatkowych pól, takich jak „Całkowita wartość transakcji”. Praca z tymi zadaniami nie różni się jednak od pracy z innymi zadaniami. Utrzymujesz kontakt z klientem, dodajesz niezbędnych współpracowników i finalizujesz transakcję zgodnie z lejkiem sprzedaży (który sam konfigurujesz), aż do zamknięcia transakcji.
Transakcje
To oczywiste, że prosta struktura wewnętrzna niekoniecznie gwarantuje prostotę użytkowania. W szczególności mamy jeszcze sporo do zrobienia jeśli chodzi o opcje dostosowywania interfejsu. Jesteśmy pewni, że z czasem interfejs stanie się bardziej przejrzysty i elastyczny, a my pozbędziemy się wszystkich niepotrzebnych drobiazgów i ograniczymy liczbę kliknięć. Wykorzystamy do tego naszą przejrzystą i prostą strukturę Planfix.