Elaborazione delle email inviate a compiti completati
Quando i clienti con cui avete lavorato in passato vogliono contattarvi di nuovo con un nuovo ordine, è abbastanza comune che rispondano semplicemente a una vecchia conversazione via email invece di scrivere un nuovo messaggio alla vostra azienda. Quando usate Planfix, una nuova email aggiunta a una vecchia catena di email per impostazione predefinita diventa un nuovo commento su un vecchio Compito, che molto probabilmente è già stato completato.
Ci sono diverse circostanze che possono complicare questa situazione. La più comune è che l'Assegnato del compito chiuso potrebbe essere fuori ufficio quel giorno. Se l'email del cliente viene aggiunta a questo Compito completato, nessuno ne verrà a conoscenza fino a più tardi, quando l'Assegnato tornerà in ufficio. Uno scenario peggiore sarebbe se l'email passasse completamente inosservata perché l'Assegnato non lavora più nella vostra azienda.
Planfix dispone di un'opzione che le normali catene di email non hanno, che risolve questo problema: Creare un nuovo compito quando si risponde a un compito completato. Quando questa impostazione è abilitata, potete gestire le nuove richieste dei clienti con una lavagna pulita:
- I messaggi dei clienti diventano nuovi Compiti
- Verranno utilizzate le regole per l'elaborazione delle email per l'indirizzo ( virtuale o indirizzo email interno del dipendente ) a cui il messaggio è stato inviato.
Questa logica copre lo scenario più comune: ricevete email dai clienti e le gestite, e se un cliente vi scrive usando una catena di email associata a un Compito completato, la sua nuova email creerà un nuovo ordine, utilizzando lo script standard per questo tipo di ordine.
Informazioni utili
- Verrà aggiunto alla descrizione del nuovo Compito creato un link al Compito precedente e completato. Questo vi aiuta a ripristinare la cronologia della conversazione, se necessario, e a trovare le informazioni di cui avete bisogno.
- Se il Compito originale è stato creato da un'email inviata a diversi indirizzi email interni dei dipendenti, allora sono state applicate le regole impostate per ciascuno di questi indirizzi email. La stessa logica si applica quando si elaborano email inviate a un Compito completato, quando è abilitata l'impostazione "Crea un nuovo compito quando si risponde a un compito completato".