Règles d’e-mail : Opération principale
L’opération principale est le deuxième bloc des règles de traitement des e-mails, que vous devez remplir lors de la création d’une règle. L’action principale détermine ce que Planfix doit créer à partir des e-mails reçus : une tâche, un commentaire ou un contact :
Créer une tâche à l’aide d’un modèle
Cette option crée une tâche à partir de l’e-mail en utilisant le modèle sélectionné :
- La liste des modèles contient tous les modèles de tâche du compte, ainsi que le modèle par défaut de l’Attribueur.
- L’option Ne pas utiliser ce modèle lorsque des règles se chevauchent permet de gérer la sélection du modèle en cas de chevauchement de règles.
Créer un contact à l’aide d’un modèle
Cette option crée un contact à partir de l’e-mail en utilisant le modèle sélectionné :
- La liste de sélection des modèles contient tous les modèles de contact et d’entreprise du compte.
- Sous la liste des modèles, vous trouverez une option permettant de définir le comportement du système si le nouveau contact existe déjà :
- La méthode de recherche des contacts existants se sélectionne séparément :
- Dans une section distincte, indiquez le bloc d’informations contenant les données de recherche du contact. Voici un exemple de recherche parmi les contacts existants à partir d’un numéro :
Dans ce cas, le système recherche un contact dont le champ « Numéro de contact » correspond à la valeur du bloc d’informations « Numéro de contact ». Si un tel contact existe, toutes les opérations suivantes sont effectuées sur ce contact. Si aucun contact portant ce numéro n’existe dans le système, un nouveau contact est créé. Son champ « Numéro de contact » est renseigné à partir du bloc d’informations, et les opérations suivantes sont effectuées sur ce nouveau contact.
Ajouter un commentaire à une tâche existante
Cette option permet de rechercher la tâche souhaitée et d’y ajouter un commentaire contenant le corps de l’e-mail :
- Il existe deux façons de rechercher la tâche souhaitée : sélectionner une tâche précise parmi les tâches existantes du compte, ou sélectionner une tâche en fonction de la correspondance entre le contenu d’un champ de tâche et la valeur enregistrée dans un bloc d’informations. Cela permet de sélectionner une tâche dont le nom contient l’adresse e-mail d’un client, extraite de l’e-mail et enregistrée dans le bloc d’informations « Adresse e-mail » :
- Vous pouvez également indiquer ce qui doit se passer si aucune tâche correspondant à la condition n’est trouvée :
