Règles de traitement des e-mails qui se chevauchent
Si un e-mail envoyé à une adresse e-mail Planfix satisfait les conditions de déclenchement de plusieurs règles de traitement des e-mails, l'algorithme suivant sera appliqué :
- infoblocks de toutes les règles sont créés et remplis avec des données ;
- l'objet spécifié dans l' opération principale de la dernière règle est créé ;
- les opérations supplémentaires de toutes les règles sont exécutées sur l'objet, si possible.
À quoi servent les règles qui se chevauchent ?
À l'origine, les règles qui se chevauchent étaient utilisées assez souvent, car les règles avaient une structure très simple. Les règles sont aujourd'hui assez différentes de ce qu'elles étaient, donc nous ne recommandons plus généralement d'utiliser des règles qui se chevauchent. Maintenir un ensemble de règles à appliquer à un e-mail est beaucoup plus difficile que d'avoir une règle unique et complète à gérer. Voici un exemple de situation où des règles qui se chevauchent peuvent avoir du sens :
- Supposons que des e-mails soient envoyés à Planfix, chacun pouvant contenir des ensembles différents de paramètres. Il peut s'agir d'e-mails qui sont transférés manuellement vers Planfix avec des étiquettes ajoutées dans l'objet pour affecter des tâches à différents assignés, projets, etc.
- Voici un exemple d'objet d'e-mail transféré : Fw: Subscription request #Smith $Client requests, où #Smith est une instruction pour ajouter l'employé portant le nom de famille Smith comme assigné, et $Client requests est une instruction pour placer la tâche dans le projet « Client requests ».
- Pour mettre en œuvre ce traitement, deux règles séparées sont ajoutées à la liste des règles pour l'adresse e-mail destinataire, chacune implémentant une instruction : la première règle récupère l'assigné selon l'étiquette #, et la seconde récupère le projet selon l'étiquette $.
- Les conditions de déclenchement de ces règles sont délibérément construites de sorte que les e-mails envoyés à cette adresse satisfont chacune d'elles.
- Lors du traitement des e-mails, ils sont passés à travers toutes les règles séquentiellement, et le système accumule un ensemble de paramètres qui doivent être appliqués à la tâche créée par l'e-mail.
- Cette approche vous permet d'ajouter des règles/instructions séparées et relativement simples, de les voir dans une liste, de les éditer et/ou d'en ajouter d'autres selon les besoins.
L'algorithme pour les règles qui se chevauchent fonctionne pour ces cas. Tenter d'utiliser des règles qui se chevauchent dans d'autres situations, y compris la combinaison de règles pour un même e-mail (création de tâches, ajout de commentaires et création de contacts) est considéré comme une utilisation incorrecte du système. Ces tentatives ne garantissent pas d'obtenir les effets souhaités.
Paramètres qui affectent le chevauchement des règles
- Dans la partie inférieure de la fenêtre de création des règles de traitement des e-mails, il y a une case à cocher pour Utiliser uniquement cette règle sans chevauchement avec les autres :
Si cette case est cochée, les règles qui se chevauchent ne seront pas utilisées, et seule cette règle sera appliquée à l'e-mail. Si l'e-mail satisfait les conditions de plusieurs règles avec cette case cochée, la première règle sera appliquée.
- Lorsque « Créer une tâche en utilisant un modèle » est sélectionné dans l' opération principale de la règle, il existe une option appelée Ne pas utiliser ce modèle avec des règles qui se chevauchent :
Si cette case est cochée, le modèle d'une autre règle sera utilisé pour créer la tâche s'il existe des règles qui se chevauchent.