Reglas de correo electrónico: Operación principal
Operación principal es el segundo bloque en las reglas para el procesamiento de correos, que debes completar al crear una regla. La acción principal determina qué debe crear Planfix a partir de los correos recibidos: una tarea, un comentario o un contacto:
Crear una tarea usando una plantilla
Con esta opción, se creará una tarea a partir del correo, usando la plantilla seleccionada:
- La lista de plantillas contiene todas las plantillas de tarea en la cuenta, así como la plantilla predeterminada del asignador.
- La opción No usar esta plantilla con reglas solapadas te permite controlar la selección de plantilla en caso de reglas solapadas.
Crear un contacto usando una plantilla
Con esta opción, se creará un contacto a partir del correo, usando la plantilla seleccionada:
- La lista para elegir plantilla contiene todas las plantillas de contacto y de empresa en la cuenta.
- Debajo de la lista de plantillas hay una opción sobre el comportamiento del sistema si el nuevo contacto ya existe en el sistema:
- El método de búsqueda para encontrar contactos existentes se selecciona por separado:
- En una sección aparte, indica la etiqueta de datos que contiene los datos de búsqueda para el contacto. A continuación hay un ejemplo de búsqueda entre contactos existentes por número:
La lógica, en este caso, es la siguiente: el sistema busca un contacto donde el valor en el campo "Número de contacto" sea igual al valor almacenado en la etiqueta de datos "Número de contacto". Si existe tal contacto, cualquier operación posterior se realizará usando ese contacto. Si no hay contacto con ese número en el sistema, se creará un nuevo contacto, su campo "Número de contacto" se rellenará desde la etiqueta de datos, y las operaciones posteriores se realizarán con este nuevo contacto.
Agregar un comentario a una tarea existente
Esta opción te permite buscar la tarea deseada y agregarle un comentario que contenga el cuerpo del correo:
- Hay dos formas de buscar la tarea deseada: seleccionar una tarea específica de una lista de tareas existentes en la cuenta, o seleccionar una tarea basándose en una coincidencia entre el contenido de cierto campo de la tarea y el valor almacenado en una etiqueta de datos. Esto te permite seleccionar una tarea que contiene la dirección de correo del cliente en su nombre, con la dirección de correo extraída del correo y almacenada en la etiqueta de datos "Email address":
- También puedes especificar qué debe ocurrir si no se encuentra ninguna tarea que cumpla la condición:
