Teilnehmer/innen der Aufgabe
Die Rolle Teilnehmer/in an der Aufgabe gewährt einem Benutzer, der nicht Zugewiesene/r der Aufgabe ist, Zugriff auf die Aufgabe. Der Hauptunterschied zwischen dieser Rolle und der des Zugewiesenen besteht darin, dass ein Teilnehmer/in nur Zugriff auf die Aufgabe hat und nicht für deren Erledigung verantwortlich ist.
Daher kann ein Teilnehmer/in:
- eine Aufgabe nicht bearbeiten oder löschen;
- den Status einer Aufgabe nicht ändern;
- das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe nicht ändern;
- die Aufgabe nicht in ihrer/seiner Inbox-Liste sehen.
Allerdings
- können Teilnehmer/innen andere Teilnehmer/innen hinzufügen und entfernen.
Die übliche Verwendung dieser Rolle ist, Kollegen, Partnern oder Vertreter/innen eines Auftraggebers Zugriff auf die Aufgabe zu gewähren, damit sie informiert bleiben, wie die Aufgabe voranschreitet, oder damit die Beteiligten Hinweise und Ratschläge austauschen können. Teilnehmer/innen an Aufgaben können actions und Kommentare zu einer Aufgabe hinzufügen.
Diese Rolle kann auch zur Delegation von Aufgaben oder zur Bearbeitung einer Aufgabe durch eine Kette von Mitarbeiter/innen verwendet werden. Im Fall der Arbeit mit einer Mitarbeiterkette hat eine Aufgabe im Allgemeinen zu jedem Zeitpunkt nur eine/n Zugewiesene/n; die anderen Benutzer/innen sind Teilnehmer/innen an der Aufgabe. Der/die aktuelle Zugewiesene kann jederzeit den nächsten Mitarbeiter in der Kette als Zugewiesene/n festlegen und sich selbst zum/zur Teilnehmer/in machen.
Wie Zugewiesene/r werden Teilnehmer/innen aus einer Liste von Gruppen, Mitarbeiter/innen und Kontakten ausgewählt.
Wenn eine Mitarbeitergruppe als Teilnehmer/in ausgewählt wird, haben alle Mitglieder der Gruppe Zugriff auf die Aufgabe. Neue Mitarbeiter/innen, die zur Gruppe hinzugefügt werden, erhalten ebenfalls Zugriff auf die Aufgabe als Teilnehmer/innen.
Account-Mitarbeiter/innen und Kunden, denen Sie Kontozugriff gewährt haben und die Sie als Teilnehmer/innen mit der Aufgabe verknüpft haben, sehen die Aufgabe in ihrer Liste verfügbarer Aufgaben. Sie können Kommentare, Dateien und andere Informationen über Aktionen zur Aufgabe hinzufügen. Sie können Aktionen auch per E-Mail zur Aufgabe hinzufügen, indem sie die oben beschriebene Funktion verwenden.
Tipp
Sie können die Standard-Projektteilnehmer-Liste in der Projektkarte verwenden, um zu vermeiden, Teilnehmer/innen zu jeder einzelnen Aufgabe in einem Projekt hinzufügen zu müssen.
Kontakte mit Base-Zugriff
Wenn es einen externen Kontakt mit Base-Zugriff auf Ihr Planfix-Konto gibt, der eine Rolle in einer Aufgabe hat (Zuweisende/r oder Zugewiesene/r), kann diese Person an der Aufgabe per E-Mail oder auf ihrem/seinem Dashboard arbeiten. Ihre Antworten auf E-Mail-Benachrichtigungen von Planfix werden als Aktionen zur Aufgabe hinzugefügt. An diese E-Mails angehängte Dateien werden ebenfalls zur Aufgabe hinzugefügt. Dadurch ist es möglich, die Zusammenarbeit mit externen Freelancer/innen oder Kund/innen zu organisieren. Sie kommunizieren per E-Mail mit Ihnen, und Sie können die Arbeit an der Aufgabe im Aktionsfeed verfolgen.
Wichtig
Wenn Sie beim Erstellen oder Bearbeiten einer Aufgabe einen externen Kontakt als Teilnehmer/in hinzufügen, erhält diese Person keine E-Mail-Benachrichtigungen darüber. Dadurch können Sie externe Kontakte zu Tracking-Zwecken verknüpfen (z. B. Auswahl als Teilnehmer/in in Filtern, reports oder dem Terminplaner), ohne befürchten zu müssen, dass die Kontakte über die Verknüpfung benachrichtigt werden. Wenn Sie jedoch eine Aktion zur Aufgabe hinzufügen und diesen Teilnehmer in der Rubrik "Benachrichtigen" auswählen, erhält er/sie eine E-Mail-Benachrichtigung über die Aktion.