У продажах 78% угод укладають компанії, які першими відповіли на запит клієнта. Проте важлива не лише швидкість реакції, а й її якість. Якщо клієнт ставить конкретне запитання, він очікує швидко отримати точну та вичерпну відповідь.
Пошук товарів у каталозі, перевірка цін і умов надання послуг забирають дорогоцінний час – за цей період клієнта можуть перехопити конкуренти. Planfix AI усуває цю проблему, пропонуючи швидкі та якісні відповіді на основі вашої бази знань.
Помічник аналізує запит клієнта, самостійно знаходить потрібну інформацію в документації та формує підказку для менеджера за лічені секунди.
Як це працює – розглянемо нижче.
Що таке розумна база знань
Розумна база знань – це система, яка за допомогою AI автоматично підбирає відповіді на запити клієнтів, використовуючи внутрішні документи компанії: тарифи, регламенти, каталоги та інструкції.
У Planfix розумна база знань допомагає менеджерам із продажів надавати точну первинну відповідь клієнту за секунди – без ручного пошуку інформації та ризику помилок.
Як розумна база знань допомагає швидко відповідати на складні запитання клієнтів
Розглянемо умовний приклад. Digital-агентство «ЛабРіст» займається комплексним інтернет-маркетингом і отримує більшість заявок із сайту та з месенджерів.
Ключова послуга агентства – налаштування та ведення контекстної реклами. Типове запитання клієнта: «Скільки коштує супровід Google Ads, що входить у послугу і який мінімальний бюджет на рекламу?»
Щоб відповісти коректно, менеджеру потрібно врахувати пакети послуг, умови запуску, бюджети, строки та додаткові опції. Уся інформація є в документах, але її збір потребує часу – і частина клієнтів не дочікується відповіді та втрачається, навіть якщо минає лише кілька хвилин.
Рішенням стала розумна база знань від Planfix.
Агентство завантажило всю інформацію щодо послуг в єдине джерело, і тепер потрібна підказка формується в один клік – одразу після запиту клієнта.
Як налаштувати розумну базу знань у Planfix
Налаштування займає мінімум часу та не потребує спеціальних навичок. Не потрібно писати промпти або вигадувати складні інструкції – базова логіка вже закладена в системі. Щоб розумна база знань запрацювала, достатньо виконати кілька простих кроків.
Крок 1. Завантажуємо інформацію
Перейдіть у «Керування акаунтом», відкрийте налаштування Planfix AI та перейдіть до розділу «Пошук у базі знань». Зберіть інструкції, каталоги та регламенти в окремий документ і завантажте його в Planfix.
Якщо компанія працює в кількох напрямах або надає різні види послуг (наприклад, маркетинг і відеопродакшн), для кожного напряму доцільно підготувати окрему базу знань. Чим багатшою та структурованішою є база, тим якіснішими будуть відповіді.
Крок 2. Налаштовуємо доступ до бази
Ви можете увімкнути підказки Planfix AI для всієї компанії або обмежити використання конкретними командами та співробітниками.
Крок 3. Перевіряємо на практиці
Після налаштування пункт «База знань» з’являється в меню Planfix AI в полі додавання коментаря.
Якщо в систему завантажено кілька розділів бази, менеджер може вибрати, де саме AI шукатиме інформацію.
Підказку від AI завжди можна відредагувати перед відправленням – повідомлення надсилається клієнту від імені співробітника.
Наразі функція орієнтована переважно на роботу з первинними запитами клієнтів. Під час ведення довгих, багатоетапних діалогів релевантність підказок може знижуватися. У таких випадках AI доцільно використовувати точково.
Де розумна база знань принесе максимальну користь
Розумна база знань особливо ефективна в процесах, де клієнт очікує конкретику вже в першому повідомленні.
Великі каталоги товарів
Якщо компанія продає широкий асортимент товарів – наприклад, будівельні інструменти з різними комплектуючими та супутніми матеріалами, – менеджеру може бути складно одразу підібрати всі відповідні позиції.
Planfix AI аналізує запит клієнта та допомагає швидко запропонувати релевантні товари з урахуванням характеристик і контексту.
Робота з тарифами, пакетами та умовами
У багатьох компаніях пропозиції відрізняються деталями: складом пакетів, лімітами, строками та додатковими опціями. Утримувати всі нюанси в пам’яті складно, особливо якщо умови регулярно оновлюються.
Planfix AI знаходить актуальні дані в базі знань і підказує параметри послуги з урахуванням запиту клієнта – без ризику помилок і застарілої інформації.
Консультації щодо регламентованих процесів
Там, де існують чіткі правила та процедури – підключення послуг, порядок запуску проєкту, строки погоджень, вимоги до вхідних даних, – клієнти часто ставлять однакові уточнювальні запитання.
Розумна база знань дає змогу швидко відповідати на такі запити, спираючись на актуальні регламенти та інструкції, і не навантажувати менеджерів ручним пошуком інформації.
Підтримка нових співробітників
Новим менеджерам складно одразу запам’ятати всі умови та деталі послуг. Розумна база знань допомагає їм упевнено відповідати клієнтам уже з перших днів роботи, підказуючи перевірену інформацію безпосередньо під час діалогу.
Це зменшує кількість помилок і прискорює адаптацію співробітників без постійного контролю з боку досвідчених колег.
Чому перша відповідь вирішує все
Planfix AI робить первинний контакт із клієнтом швидким, точним і впевненим. Замість того щоб витрачати хвилини на пошук документів і звірку умов, менеджер отримує готову підказку в один клік і може одразу відповісти на запит клієнта.
Для компаній із великим асортиментом, складними тарифами або регламентованими процесами розумна база знань стає справжнім прискорювачем роботи: клієнт отримує точну відповідь, менеджер – більше часу для діалогу та вирішення завдань, а бізнес – менше втрачених лідів.
Крім того, Planfix AI допомагає новачкам швидко включатися в роботу, підтримує єдиний стандарт комунікації та знижує ризик помилок. У результаті компанія не просто відповідає швидше – вона виглядає професійною, надійною та завжди готовою до першого контакту з клієнтом.
Залишилися питання? Пишіть нам у Службу підтримки. Ми з радістю відповімо на всі ваші запитання. Покращуйте свої робочі процеси за допомогою Planfix.