Cum să creezi o sarcină repetitivă?
Sarcini periodice (recurrente) sunt foarte utile în procesele de afaceri. De exemplu, le puteți folosi pentru a configura ușor programe lunare de lucru pentru departamentele de contabilitate sau pentru a seta un memento pentru plata facturii de telefon.
Setarea recurenței unei sarcini
Pentru a seta o sarcină periodică, faceți clic pe pictograma cu săgeți circulare atunci când creați sau editați o sarcină:
În fereastra pop-up care apare, stabiliți parametrii pentru momentul în care să fie creată sarcina:
După ce salvați acești parametri, sarcina devine o sarcină periodică, iar un șablon de recurență corespunzător apare în secțiunea Sarcini / Periodice:
Parametrii din acest șablon vor fi folosiți pentru toate creațiile ulterioare ale sarcinii periodice: durată, dată finală, listă de verificare, fișiere etc.
NOTĂ: Parametrii de recurență setați în fereastra pop-up determină doar condiția (data) când trebuie creată sarcina periodică. Parametrii de durată și dată finală se configurează în șablonul de recurență, exact ca într-un task template standard.
PlanFix creează automat o sarcină similară cu date noi după intervalul specificat. Persoana responsabilă este notificată despre crearea sarcinii. Sarcinile create automat trebuie finalizate și închise ca orice altă sarcină.
Sistemul creează automat sarcinile periodice până când perioada de recurență specificată se încheie. După încheierea perioadei de recurență, șabloanele pentru sarcinile periodice sunt mutate în coșul de reciclare.
Dacă este necesar, puteți dezactiva recurența înainte de a ajunge la limita stabilită. Pentru aceasta, faceți clic pe pictograma de recurență. Veți putea astfel modifica setările de recurență, dezactiva limita sau merge la lista de sarcini pentru acest șablon:
Puteți vizualiza sarcinile planificate, dar încă necreate, în Planificator sub „Calendar sarcini pe zile” și „Calendar complet”. Sarcinile propriu-zise sunt create la momentul recurenței:
În plus, sarcinile planificate pot fi afișate în:
- Calendar orar
- Programe:
- Orar
- Zilnic
Pentru aceasta, în setările șablonului de recurență al sarcinii, specificați responsabilul, ora de start și durata în cadrul unei singure zile.
Exemple de creare a sarcinilor periodice
- A daily task that needs to be completed within a day
- Sarcină care se repetă la fiecare două săptămâni marți și joi
- Sarcină care se repetă în ultima zi a fiecărei luni
- Sarcină care se repetă în ultima vineri a fiecărei luni
- Facturare conform unui program
Important
- Sarcinile periodice pot fi folosite în arbori de șabloane, chiar și în interiorul unor șabloane învechite. Mecanismul de creare a sarcinilor în astfel de cazuri este descris în acest articol de ajutor: Sarcini recurente în arborii de șabloane.
- Sarcinile periodice pot fi adăugate în project templates. După crearea unui proiect cu un astfel de șablon, ele sunt create cu frecvența specificată. Dacă o sarcină periodică trebuie creată independent de crearea proiectului din șablon, specificați un șablon de recurență separat pentru sarcinile nelegate de șablonul proiectului, așa cum este descris mai sus.
Util
- Dacă folosiți activ sarcini periodice și ați acumulat multe șabloane periodice în contul dvs., poate fi util să creați câteva template filters.