Que se passe-t-il lorsqu'un employé met fin à son emploi ?
Il existe deux manières principales de refléter la cessation d'emploi d'un employé dans Planfix, qui entraînent des conséquences système différentes. Ces méthodes sont décrites plus en détail ci‑dessous.
Important : Nous recommandons de transférer toutes les tâches actives d'un employé à un autre employé avant de procéder à la résiliation en utilisant l'une des méthodes ci‑dessous.
Méthode 1 : Transformer un employé en contact C'est la méthode la plus transparente. Elle reflète ce qui se passe généralement lorsqu'une personne quitte l'entreprise : elle cesse d'être employé au sein de la société, mais ses données restent dans la liste des contacts de l'entreprise. Les entreprises gardent souvent des relations amicales avec d'anciens employés, et les employés en poste peuvent les contacter si nécessaire.
La procédure pour transformer un employé en contact est décrite ici. Une fois le changement effectué, l'ancien employé devient soit un contact avec accès Planfix , soit un contact ordinaire sans accès, selon l'option choisie.
Un avantage de cette méthode est que l'employé restera nommé dans les tâches, les rapports et autres objets du système comportant des champs contenant soit des employés soit des contacts. Cela permet de préserver l'historique de travail d'un employé dans le système après son départ de l'entreprise.
Un aspect important de cette méthode est que même si vous désactivez l'accès d'un ancien employé à Planfix, il peut toujours recevoir des notifications système et y répondre par e‑mail. Pour désactiver cela complètement, vous devez supprimer l'adresse e‑mail de la fiche de contact de l'ancien employé.
Après avoir supprimé l'adresse, vous pouvez créer un e‑mail virtuel avec la même adresse que celle utilisée par l'employé avant son départ. Cela permet de continuer temporairement à recevoir des messages importants provenant de contreparties qui peuvent encore envoyer directement à l'e‑mail interne de l'ancien employé.
Méthode 2 : Désactiver un employé La désactivation d'un employé rend impossible la réception de messages provenant de Planfix ou l'envoi de messages vers le système par cet employé, et supprime son nom de tous les objets Planfix. Vous pouvez désactiver un employé depuis sa fiche d'employé .
Pour désactiver un employé, cliquez sur Modifier, changez la valeur du champ Statut en Inactif et enregistrez vos modifications :
Cette méthode permet de désactiver complètement un employé de façon simple. Il suffit de désactiver son compte pour être sûr qu'il ne recevra plus aucune information du système. Même s'il répond à d'anciennes notifications e‑mail générées par le système, ses réponses n'atteindront plus Planfix.
L'inconvénient est que l'employé disparaît également des tâches auxquelles il participait auparavant. Par conséquent, il n'est plus possible de générer des rapports sur les tâches qu'il a accomplies ou dans lesquelles il a participé.
Informations complémentaires
- Si le administrateur principal du compte Planfix démissionne, assurez‑vous qu'il a transféré ses droits au responsable de l'entreprise ou à un autre employé approuvé. Cela permettra l'utilisation fluide de votre compte Planfix.