Modèles de notification par e-mail pour les contacts sans accès à Planfix

Planfix vous permet de configurer des modèles pour les notifications par e-mail envoyées depuis Planfix aux adresses e-mail de contacts externes. Cela s'applique aux contacts externes qui n'ont pas accès à Planfix.

Il existe cinq types de notifications :

De base

Nouvelle tâche assignée à un contact
Nouveau commentaire pour lequel le contact a été notifié

Supplémentaires, optionnelles

Tâche créée à partir du courrier entrant d'un contact externe (réponse automatique)
Tâche acceptée dont un contact externe est propriétaire
Changement de statut d'une tâche dont un contact externe est propriétaire

Remarque : Les notifications supplémentaires sont désactivées par défaut.

Vous pouvez créer des modèles de notification supplémentaires pour l'envoi d'e-mails en utilisant Scénarios.

Créer des modèles à partir des notifications e-mail

Les modèles se créent dans la section Gestion du compte - E-mail :

Dans l'onglet Modèles de notification, vous pouvez ajouter un nouveau modèle de notification par e-mail.

Par défaut, les modèles système ne sont pas affichés dans cet onglet, puisqu'ils ne peuvent pas être modifiés :

L'interface de création d'un modèle s'ouvre lorsque vous cliquez sur le bouton Nouveau modèle :

Vous devez définir les paramètres suivants pour un nouveau modèle de notification par e-mail :

Nom (peut être défini manuellement ou en utilisant les variables de la liste) :

Objet de l'e-mail (le nom de la tâche est utilisé par défaut) :

Corps de l'e-mail (vous pouvez afficher différentes variables dans les e-mails, que vous gérez dans Planfix. Les variables sont affichées dans les modèles sous la forme du nom du champ entre doubles accolades) :

La liste complète des variables est disponible en suivant le lien dans la section de référence :

Cliquer sur le lien ouvre une liste déroulante des champs disponibles :

Les informations supplémentaires dans les e-mails incluent :

Ajouter une signature à un modèle
Ajouter un lien vers Tableau de bord du client
Ajouter des fichiers joints lors de l'utilisation du modèle pour les notifications

Si nécessaire, vous pouvez désactiver les détails inutiles et le lien vers le Tableau de bord du client du client. Il ne restera alors qu'une signature automatique, ce qui donne au modèle l'apparence d'un e-mail classique :

Modèles HTML

Vous pouvez utiliser la mise en page HTML dans le modèle en la collant dans le code source :

Connexion des modèles de notification par e-mail

Pour connecter un modèle dans la section Notifications pour contacts externes, vous devez définir le modèle à la place du modèle standard :

N'oubliez pas d'activer les trois notifications supplémentaires lorsque vous les connectez : pour cela, cliquez sur la coche à côté du modèle :

Remarque

La configuration des modèles de notification par e-mail pour les contacts ayant un accès Base n'est disponible que pour les comptes payants et Premium.